Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебное пособие для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)», 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Глава 1. Документирование управленческой деятельности

1.1.

Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности

1.2.

Регламентация документирования управленческой деятельности

1.3.

Реквизиты документов и общие правила их оформления

1.4.

Общие требования к бланкам документов

2.

Глава 2. Характеристика основных видов управленческих документов

2.1.

Организационно-правовые документы

2.2.

Распорядительная документация

2.3.

Информационно-справочная документация

2.4.

Планово-отчетная документация

2.5.

Технологии работы с кадровой документацией

3.

Глава 3. Технологии документационного обеспечения управления

3.1.

Организация документооборота

3.2.

Технологии регистрации документов

3.3.

Контроль исполнения документов

3.4.

Технологии обработки конфиденциальных документов

4.

Глава 4. Архивное хранение документов

4.1.

Оценка значимости документов и сроки их хранения

4.2.

Оперативное хранение документов

4.3.

Обеспечение сохранности документов

4.4.

Формы использования документов из архивного фонда организации

5.

Глава 5. Автоматизация и компьютеризация делопроизводства

5.1.

Современные офисные информационные технологии

5.2.

Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления

5.3.

Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота

6.

Приложение 1

7.

Приложение 2

8.

Приложение 3

9.

Приложение 4

10.

Приложение 5

11.

Приложение 6

12.

Приложение 7

13.

Приложение 8

14.

Приложение 9

15.

Библиографический список

Указатели
2   указатель иллюстраций

С разработки организационно - правовых документов (ОПД) собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Наиболее распространенные организационно-правовые документы:

  • устав организации;
  • положение об организации;
  • положение о структурном подразделении организации;
  • положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по отдельным видам деятельности;
  • должностные инструкции.

Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).

Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

  1. Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
  2. Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
  3. Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
  4. Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).

    Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

  5. Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
  6. Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

Рассмотрим перечисленные виды организационно-правовых документов более подробно.

Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:

Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:

  • полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
  • статусе организации;
  • предмете деятельности организации;
  • нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
  • наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
  • наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
  • почтовом (юридическом) адресе организации.

Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:

  • общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
  • размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
  • условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
  • имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
  • сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.

В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:

  • цели деятельности организации;
  • виды (направления) деятельности организации;
  • механизм взаимоотношений организации с партнерами;
  • права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.

Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:

  • структуру и основные задачи управления организацией;
  • состав органов управления;
  • полномочия органов управления.

В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.

Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:

  • порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
  • порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
  • порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.

В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).

Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.

В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).

Наряду с вышеперечисленными разделами в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых будет, прежде всего, отражать особенности порядка функционирования организации.

Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций разных организационных - правовых форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.

По Закону об акционерных обществах, по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятому большинством в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров общества, принятого единогласно.

Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (регистрирующим органом).

Сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах и соответствующие документы регистрирующим органом включаются в государственный реестр.

Закон определяет также перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрирующий орган при создании, реорганизации или ликвидации организации. В частности, при создании юридического лица в состав этих документов входят учредительные документы (учредительный договор и/или устав) - подлинник или нотариально заверенная копия.

Регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации выдает (направляет) заявителю документ, подтверждающий факт внесения записи в государственный реестр, или не позднее пяти дней - отказ в государственной регистрации юридического лица. Решение об отказе должно быть обоснованным. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками. На подлиннике устава регистрирующий орган проставляет отметку о регистрации устава. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Печатью органа государственной регистрации заверяется отметка о регистрации.

Нормативными правовыми актами установлены типовые и примерные формы уставов организаций и предприятий, различных организационно-правовых форм, например, Указом Президента РФ от 1 июля 1992 г. № 721 (в ред. указов Президента от 16.11.1992 № 1392, от 31.12.1992 № 1705) утвержден Типовой устав акционерного общества открытого типа; письмом Центрального банка РФ от 15 апреля 1996 г. № 15-4-1/1342 предложен Примерный устав акционерного коммерческого банка и др.

Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.

Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:

1. Общие положения. Раздел содержит в себе сведения о:

  • полном официальном и условном наименовании подразделения;
  • статусе подразделения;
  • направлениях деятельности подразделения;
  • нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.

2. Предназначение, задачи и функции подразделения. В данном разделе последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.

3. Структура, состав, оснащение подразделения. Здесь последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.

4. Организация управления и обеспечения подразделения. Раздел целесообразно изложить в такой последовательности:

  • руководящий состав (руководящие органы) подразделения;
  • общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;
  • управление подразделением в оперативном режиме;
  • основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;
  • полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.

5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:

  • получения и передачи информации и документации;
  • получения и передачи готовой или промежуточной продукции;
  • взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.

Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.

6. Ответственность основных категорий работников подразделения. Раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.

7. Особые вопросы деятельности подразделения. В разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.

Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы (Приложение 3).

Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.

Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.

С учетом специфики содержания и размещения данных, штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.

Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.

В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).

Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов:

1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.

2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.

4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:

  • обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;
  • обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;
  • обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;
  • обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
  • обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями.

При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.

5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:

  • распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
  • распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);
  • порядке учета отработанного сотрудниками времени;
  • порядке предоставления сотрудникам отпусков.

6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.

Содержанием первого из них определяются виды ответственности сотрудников за различные нарушения, а также конкретные меры воздействия, которые могут быть предприняты администрацией организации в отношении нарушителей. Второй подраздел устанавливает порядок поощрения отличившихся сотрудников, включая виды поощрений.

7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.

«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.

О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.

Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает:

  • наименование должности с обозначением структурного подразделения;
  • подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;
  • порядок назначения на должность и освобождения от должности;
  • перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
  • требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

  • участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
  • виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

  • обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
  • обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);
  • обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
  • обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

  • право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
  • право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
  • право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях (пределы представительства);
  • право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
  • право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
  • право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение (Приложение 4).

Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Проставляется дата должностной инструкции и дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

  • с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;
  • их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;
  • они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

  • правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);
  • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);
  • правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов. Нормативный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы и распоряжения.

Со стороны документационного обеспечения управления постановления, приказы и распоряжения относятся к распорядительным документам, правила, положения, инструкции - к организационно-правовым документам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
  • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

  • документы, издаваемые коллегиально;
  • документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением).

Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Приказы оформляются на специальном бланке конкретного вида документа (Приложение 5). Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента РФ, постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, международным обязательствам Российской Федерации, уставу организации, ранее изданным приказам организации.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий. Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают. Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве основания может быть:

  • ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
  • формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

  • наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
  • поручение;
  • срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами. При составлении приказа необходимо:

  • увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
  • излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
  • намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
  • обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
  • указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль исполнения приказа;
  • соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
  • указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы, положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части делаются ссылки на них.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается. Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.

До представления на подпись проект приказа визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту распорядительного документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами; если вносятся редакционные уточнения, не изменяющие его содержания, повторное согласование не требуется.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает коллегиальную деятельность. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, полгода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или должностном лице, избранным на время заседания.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляете на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, приложения.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Номер протокола - номер заседания коллегиального органа с начала года. В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии, инициалы председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» дается фамилия и инициалы выступавшего (докладчика) и тема его выступления (в кратких протоколах). В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклад представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. При необходимости указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличие особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, печатается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а фамилии выступивших - в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже - решение (постановление).

К протоколам подшиваются все документы, которые рассматриваются на заседаниях (справки, отчеты, доклады и др.) в виде приложений. Постановляющая часть протокола (решение коллегиального органа) доводится до сотрудников предприятия в виде выписок из протокола.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное в акте - установление фактического состояния дел. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц, содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (Приложение 6).

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института; акт ликвидации торгово-закупочного кооператива; акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата активируемого события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указываются: основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), фамилии и инициалы председателя и членов комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, включать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта (акт списания основных средств, акт приемки материалов).

Служебные записки - служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и, как правило, являются основание для издания распорядительных документов.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (Приложение 7).

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Внешние докладные записки составляются на бланке предприятия и подписываются руководителем организации. Внутренние докладные записки могут оформляться на листе бумаги формата А5, вместо бланка указывается наименование структурного подразделения, подписываются составителем. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие основанием для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, или вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 и допустимо использовать для справок формат А5.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем.

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может затрагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее содержание работ, выполнение которых обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы или программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программы, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно предоставить сводный аналитический материал.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: гриф утверждения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы).

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование работы (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименование проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Исполнитель» может состоять также из двух составных частей: ответственного исполнителя и конкретных исполнителей или головной организации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование вида документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков. Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам предоставления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы предоставляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и предоставляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений в целом - организации, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Функция кадровой документации, документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты (Приложение 8).

Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный в приложении 8 перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации:

Код по ОКУД

                                             Наименование формы

Документация по приему на работу

02810714 Заявление о приеме на работу
02810714 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
Документация по переводу ни другую работу
02820718 Заявление о переводе на другую работу
02821416 Представление о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

02830711 Заявление об увольнении
02831610 Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении

Документация об оформлении отпусков

02840715 Заявление о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

02851417 Представление о поощрении
02851618 Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
02860416 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
02860913 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
02861516 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
02861611 Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

  • документы по аттестации сотрудников;
  • личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
  • документы по социальному обеспечению.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др. Для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например, часть кадровых приказов, справок с места работы или учебы. Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, например заявления.

Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • журнал учета приказов по личному составу;
  • журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
  • журнал учета выдачи пропусков и др.

Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во вторых, предполагается подпись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче трудовых книжек.

Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Личные дела представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.

В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.д.

В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • заявление о приеме на работу, направление или представление;
  • анкета (личный листок по учету кадров);
  • дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
  • резюме (автобиография);
  • копии документов об образовании;
  • копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
  • справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
  • лист-заверитель дела.

Личные дела подшиваются (переплетаются) и полистно нумеруются.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом (общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Порядок ведения трудовых книжек установлен специальной инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. Так, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Возвращается трудовая книжка при увольнении или выдается временно, строго под расписку.

По желанию работника в трудовую книжку вносятся сведения и о работе по совместительству, конечно по предъявлении документов, подтверждающих работу по совместительству.

При уходе сотрудников на пенсию с помощью работников кадровой службы и бухгалтерии оформляются необходимые для ее назначения органами социального обеспечения документы, обычно называемые в совокупности «пенсионным делом».

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

© Центр дистанционного образования МГУП