Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение

2.

Тема 1. Составление и оформление личных документов

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

4.

Тема 3. Оформление основных видов организационно - распорядительных документов

5.

Тема 4. Составление и оформление информационно - справочной документации

6.

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений

7.

Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров

8.

Тема 7. Технология работы с документами. Организация документооборота

9.

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

10.

Приложения

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

    - резюме;

    - автобиография;

    - заявление;

    - расписка;

    - доверенность (личная).

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

Резюме содержит:

  • персональные данные (Ф.И.О., домашний адрес, телефон, дата рождения, семейное положение, гражданство);
  • цель трудоустройства (указание должности, на которую претендует кандидат);
  • образование (указываются в обратной хронологической последовательности наименования всех учебных заведений, начиная с последнего места учебы);
  • опыт работы (список предыдущих мест работы, включая работы временного характера, с указанием занимаемых должностей и дат);
  • профессиональные навыки;
  • общественная деятельность;
  • дополнительная информация (иностранные языки, водительские права, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей, знание ПК, личные качества и т.д.);
  • рекомендации (с указанием фамилий и телефонов).

Резюме приобретают все большую популярность в условиях поиска возможностей трудоустройства. Особенностью данного до­кумента является изложение сведений о своем образовании и тру­довой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть указаны любые дополнительные све­дения о своих профессиональных навыках. В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность.

Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. В России резюме имеет необязательный информационно - рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправления и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивали и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения.

Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

    - адресат;

    - заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);

    - наименования вида документа (заявление);

    - текст;

    - подпись и расшифровку подписи;

    - дата составления.

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.

Расписка - это документ, подтверждающий получение каких - либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дата; текст; подпись и расшифровка подписи лица, давшего расписку. Текст расписки включает указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требуют и имеют следующие реквизиты:

    - наименования вила документа;

    - дата;

    - текст (с указанием Ф.И.О. , паспортных данных доверителя и доверенного лица, вида действий по доверенности)

    - подпись и расшифровку подписи доверителя;

    - подпись должностного лица, заверившего доверенность;

    - печать организации, в которой доверитель работает, учится или жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства.

Доверенности выдаются, как правило, на срок определенных действий. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи.

ЗАДАНИЯ

    1. Оформите резюме.

    2. Напишите заявление о приеме на работу, в котором укажите структурное подразделение, должность, при необходимости особенности в работе (неполный рабочий день, почасовая оплата и т.п.).

    3. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

    4. Напишите заявление о переводе на другую работу, в тексте которого укажите наименование структурного подразделения, в которое переводится сотрудник и причину перевода.

    5. Составьте доверенность на получение заработной платы.

    6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска.

    7. Оформите расписку на получение товарно-материальных ценностей.

    8. Напишите заявление на увольнение, в тексте которого укажите причину и дату увольнения.

Список литературы

    1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1,2.

    2. Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

    3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998 - 272 с.

    4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003.- 448 с.

    5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. - М.: Изд-во РДЛ, 2000. - 400 с.

© Центр дистанционного образования МГУП