Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение

2.

Тема 1. Составление и оформление личных документов

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

4.

Тема 3. Оформление основных видов организационно - распорядительных документов

5.

Тема 4. Составление и оформление информационно - справочной документации

6.

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений

7.

Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров

8.

Тема 7. Технология работы с документами. Организация документооборота

9.

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

10.

Приложения

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности до­кумента.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной по­следовательности.

Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для орга­низационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным гербом Российской Федерации или гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата бланков документов - А4 и А5 и два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают пер­вому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно исполь­зовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа со­держит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации» устанавливает состав рек­визитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административ­ных и организационных вопросов, вопросов управления орга­нов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой фор­мы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов до­кументов:

    01 - Государственный герб Российской Федерации;

    02 - герб субъекта Российской Федерации;

    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 - код организации;

    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 - код формы документа;

    08 - наименование организации;

    09 - справочные данные об организации;

    10 - наименование вида документа;

    11 - дата документа;

    12 - регистрационный номер документа;

    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    14 - место составления или издания документа;

    15 - адресат;

    16 - гриф утверждения документа;

    17 - резолюция;

    18 - заголовок к тексту;

    19 - отметка о контроле;

    20 - текст документа;

    21 - отметка о наличии приложения;

    22 - подпись;

    23 - гриф согласования документа;

    24 - визы согласования документа;

    25 - оттиск печати;

    26 - отметка о заверении копии;

    27 - отметка об исполнителе;

    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29 - отметка о поступлении документа в организацию;

    30 - идентификатор электронной копии документа.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют во­семь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

    - наименование организации;

    - справочные данные об организации;

    - наименование вида документа;

    - место составления или издания документа;

    - дата документа;

    - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

    - заголовок к тексту;

    - текст (кроме начала абзацев);

    - отметка о наличии приложения;

    - наименование должности в реквизите «подпись»;

    - гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

    - отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

    - отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

    - начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

    - регистрационный номер документа;

    - расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

    - используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

    - адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдель­ной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

    - гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

    - гриф ограничения доступа к документу;

    - второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

    - расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

    - расшифровка подписи в грифе утверждения;

    - расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

    - нумерационный заголовок в таблице;

    - слово «копия» при снятии копий с документов;

    - код организации;

    - код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требо­вания, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание управленческих действий в документах пе­редается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных докумен­тах). Информация, изложенная в тексте, должна быть досто­верной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убеди­тельной и корректной форме.

Текст документов различных организаций составляется на русском или национальном языке в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации и субъектов Россий­ской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной вла­сти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объедине­ния, не находящиеся в ведении данного субъекта Россий­ской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты (например, унифицированные формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные ви­ды актов, другие документы).

Анкета - унифицированный текст, в котором представле­на характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах до­кументов.

В основе унификации текстов лежит метод выделения по­стоянной и переменной информации. В анкете постоянной ин­формацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именитель­ном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа на­стоящего или прошедшего времени.

Таблица - унифицированный текст, содержащий словес­ную или цифровую информацию, которая характеризует не­сколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут иметь нумерационный и текстовой заголо­вок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным сло­вом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а на втором и последующих листах печата­ют только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются в бухгалтер­ских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте - в заключительной части тек­ста, в приказах - в распорядительной части.

Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с крас­ной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть ней­тральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, слу­жебных писем, инструкций и других организационно-распо­рядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во вто­рой части излагаются выводы, просьбы, предложения, реше­ния и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы - распорядительную без констатирующей части, пись­ма - просьбу без пояснения, докладные записки - констата­цию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы сложных документов (ус­тавов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеру­ются арабскими цифрами. Например:

    1. - первый раздел.

    1.1. - первый раздел, первый подраздел.

    1.2.1. - первый раздел, второй подраздел, первый пункт.

    1.2.2.2. - первый раздел, второй подраздел, второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст через один меж­строчный интервал.

При выборе слов и терминов для текста служебного доку­мента следует руководствоваться следующими правилами:

    1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.

    2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толко­вание или быть многозначными.

    3. В тексте документов не употребляются архаизмы и канце­ляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терми­нов, профессионализмов, иностранных слов. При необходи­мости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

    4. В тексте служебных документов встречаются довольно боль­шое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необхо­димо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует иметь в виду, что слова в деловой речи часто употребляются только с ограничен­ной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР- аннулировать, заключить, нарушать, подпи­сывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН - выполнять, корректировать, намечать, осу­ществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, сры­вать.

ПРИКАЗ - вносить изменения в, выполнять, давать, до­водить до сведения, издавать, исполнять, на­рушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых обо­ротов необходимо учитывать особенности фразеологии, сло­жившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддерж­ку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характер­ные черты синтаксиса управленческой документации. Наибо­лее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь...». В двусоставном предложении пре­обладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным...»). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы...», а не «УМО раз­работало программы...». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие ситуации часто повторяются, поэтому тексты для некоторых видов органи­зационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты - это информационно емкие, ясные и убеди­тельные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.

Трафаретные тексты - это тексты, содержащие постоян­ную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским пу­тем (например, справки, доверенности). При­менение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

ЗАДАНИЯ

    1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

    2. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

    3. Определите, в чем заключается общие требования к унификации документов.

    4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.

    5. Составить бланк служебного письма ООО «Детский мир», расположенного по адресу: 129128, Моск­ва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая орга­низация - Северо-Восточное окружное управление Москов­ского департамента образования.

    6. Составить бланк служебного письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

Список литературы

    1. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис­пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации».

    2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

    3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    4. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

    5. Андреева В. И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

    6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

© Центр дистанционного образования МГУП