Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение

2.

Тема 1. Составление и оформление личных документов

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

4.

Тема 3. Оформление основных видов организационно - распорядительных документов

5.

Тема 4. Составление и оформление информационно - справочной документации

6.

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений

7.

Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров

8.

Тема 7. Технология работы с документами. Организация документооборота

9.

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

10.

Приложения

Организационная функция - одна из основных управленческих функций. В содержание этой функции входит:

  • создание, реорганизация, ликвидация организации;
  • формирование структуры;
  • определение штатной численности и номенклатуры должностей;
  • регламентация деятельности структурных подразделений;
  • формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
  • регламентация деятельности аппарата управления;
  • установление режима работы и системы охраны;
  • организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся учредительные документы организации, структура и численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего рас­порядка, положения о структурных подразделениях, должно­стные инструкции и др. документы.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или до утверждения новых взамен устаревших (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

Организация считается созданной и приобретает права юри­дического лица с момента государственной регистрации, при этом данные регистрации включаются в Единый Государст­венный реестр юридических лиц, а фирменное наименование организации может быть использовано только данным юри­дическим лицом.

В зависимости от организационно-правовой формы органи­зации к учредительным документам можно отнести устав организации; учредительный договор и устав; только учреди­тельный договор; в некоторых случаях некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Устав организации утверждается в установленном порядке. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность орга­низации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере дея­тельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганиза­ции и ликвидации.

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации, права и обя­занности учредителей, состав и компетенцию органов управ­ления, срок действия и порядок прекращения договора.

На основании устава организации разрабатывается ее струк­тура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации и указывается фонд заработной платы. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о структурных подразделениях, в которых определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно четко выражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ разрабатывается на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка с учетом специфики деятельности, формы собственности и других особенностей конкрет­ной организации. Текст правил внутреннего трудового распорядка гото­вит администрация организации, согласовывает его с выбор­ным профсоюзным органом, а после обсуждения документа на общем собрании трудового коллектива правила утверждаются руководителем организации.

В некоторых организациях существуют положения о персо­нале, которые определяют трудовые правоотношения работ­ников с организацией, взаимоотношение персонала с руково­дством организации и другие вопросы.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации. При разработке долж­ностных инструкций следует учитывать названия должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классифи­катором профессий рабочих, должностей служащих и тариф­ных разрядов.

В процессе деятельности учреждения, по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Одна из форм исполнительно - распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура предприятия (организации), содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т.е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальном органом управления). К ним относятся постановления, решения.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил. Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др. Решениями также называют совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений должностным лицом. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания также как и распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций и должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие распорядительные документы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

    - по основной деятельности;

    - по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

  • деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
  • организационно-правовое положение сотрудников;
  • порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.) Особенностью оформления распорядительного документа является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

    - организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

    - осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

Вводную часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть начинается определенным глаголом, который оформляется от левого поля прописными буквами, без кавычек, затем проставляется двоеточие, и с красной строки оформляются распоряжения.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа, и распорядительная часть начинается глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица, единственного числа и распорядительная часть начинается глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, и распорядительная часть начинается глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ».

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если документом предписывается выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители. В заключение распорядительной части указывается, какие распорядительные документы, изданные ранее, отменяются. В последнем пункте распорядительной части указывается, кто осуществляет контроль исполнения распорядительного документа.

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись (руководителя организации, предприятия, учреждения), изданный на основе коллегиальности - две подписи (председателя коллегиального органа и секретаря или руководителя службы документационного обеспечения управления).

Особенностью оформления приказов по личному составу является отсутствие в большинстве случаев водной части. Большинство приказов по личному составу начинаются с распорядительной части, с глагола, указывающего на предписываемое действие - «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.д., а далее по нумеруемым арабскими цифрами пунктам указываются фамилии, имена и отчества сотрудника и его должности. Формулировки пунктов приводятся четкие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующего нормам Трудового кодекса или другим правовым актам. К каждому пункту приказа по личному составу должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т.п.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя оформляется фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законодательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т.е. он должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления. Приказы по личному составу могут оформляться с использованием унифицированной формы.

ЗАДАНИЯ

    1. Ответьте на вопросы:

      1.1. Какова основная функция организационно-правовых документов в управленческой деятельности? Какие документы относятся к организационно-правовым?

      1.2. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам?

      1.3. Какие можно выделить характерные черты организационно-правовых документов?

      1.4. На основе каких нормативных документов разрабатывается должностная инструкция?

      1.5. Для чего необходимо процедура внутреннего согласования (визирования) организационно-правовых и распорядительных документов?

      1.6. Каково основное назначение распорядительных документов?

      1.7. Почему распорядительные документы с юридической точки зрения относятся к правовым актам?

      1.8. Какие реквизиты обеспечивают юридическую силу приказа, распоряжения, издаваемого руководством организации, учреждения, предприятия?

    2. Составьте штатное расписание ЗАО «КЭНДИ». Структуру и штатную численность предприятия определите сами.

    3. Составьте проект указания об организации дежурства в праздничные дни в Рождественские праздники с 31 декабря по 10 января 200__года. Предложить заместителю директора по административно-хозяйственной части организовать дежурство сотрудников на время праздников, 31.12.98 до 17.00 проверить и опечатать все служебные помещения. Представить на утвер­ждение график дежурства до 31 декабря 200__года.

    4. Оформите проект приказа по школе № 752. Приказ издается на основании письма от 11.01.2003 № 24 из Северо-Восточного управления образования в школы СВАО г. Москвы о проведении инвентаризации в период с 20.01.2003 по 25.01.2003. В тексте приказа укажите сроки проведе­ния инвентаризации в Школе, состав инвентаризационной ко­миссии, срок представления акта по итогам работы комиссии и ответственного исполнителя. Оформите выписку из приказа по инвентаризации.

Список литературы

    1. Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

    2. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнитель­ной власти и их государственной регистрации (с изм. от 11 февраля 1999 г.).

    3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    4. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

    5. Общероссийский классификатор предприятий и организа­ций (ОКПО).

    6. Общероссийский классификатор управленческой докумен­тации (ОКУД).

    7. Унификация текстов управленческих документов: Методи­ческие рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

    8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998 - 272 с.

    9. Сорокина Т.А. Делопроизводство и корреспонденция. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие. М.: Изд-во МГУП, 1999. - 68 с.

    10. Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999. - 224 с.

© Центр дистанционного образования МГУП