Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение

2.

Тема 1. Составление и оформление личных документов

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

4.

Тема 3. Оформление основных видов организационно - распорядительных документов

5.

Тема 4. Составление и оформление информационно - справочной документации

6.

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений

7.

Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров

8.

Тема 7. Технология работы с документами. Организация документооборота

9.

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

10.

Приложения

Под документооборотом принято понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними должностных лиц. Документооборот формируется из трех самостоятельных документационных потоков:

  • внутренние документы;
  • входящие документы;
  • исходящие документы.

К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из задач и потребностей самой организации (ее структурных подразделений), а также в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

Входящие документы - это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте).

Исходящие документы - документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и предприятиям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей инстанции (старших начальников).

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции пер­вой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения доку­мента могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу организации.

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Прохождение внутренних документов на этапах их подго­товки и оформления организуется в соответствии с общим поряд­ком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в реги­страционной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядитель­ные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других органи­заций и от частных лиц (Приложение 8).

При регистрации обязательны сле­дующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, ре­золюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполне­ния, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: по­ступающие - в день поступления, создаваемые - в день утвержде­ния или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, при­казы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Контроль исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и каче­ственного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резо­люции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля по­сле выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сооб­щений. На документе проставляется отметка об исполнении, под­пись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Контроль исполнения документа строится на базе регистраци­онных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (пред­варительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последую­щих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по зада­ниям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до ис­течения срока.

Справки о состоянии исполнительской дисциплины составля­ются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель не­сет персональную ответственность за полноту и достоверность ин­формации по исполнению документа.

Объем документооборота - это количество документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении орга­низуется для установления условного объема обрабатываемой ин­формации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершен­ствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все до­кументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами опера­тивного размножения, также учитываются отдельно.

ЗАДАНИЯ

    1. Составьте блок-схему документационного обеспечения управления. Покажите взаимосвязь и технологию прохождения документов.

    2. Определите объем документооборота в организации за один год.

    3. Объясните порядок регистрации документов на предприятии.

    4. Ответьте на следующие вопросы:

      5.1. Почему централизация приема и отправки корреспонденции - важнейшее условие оптимизации документооборота?

      5.2. Какова основная цель контроля исполнения документов?

      5.3. Что такое единый состав реквизитов регистрационной системы?

      5.4. Какие основные этапы постановки документа на контроль?

      5.5. В чем недостатки и достоинства журнальной формы регистрации?

Список литературы

    1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

    2. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения.

    3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти Российской Федерации от 27.11.2000 г. № 68.

    4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с.

    5. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: Экзаменационные ответы. - Ростов н/Д: Феникс, 2001. - 288 с.

    6. Сорокина Т.А. Делопроизводство и корреспонденция. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие. М.: Изд-во МГУП, 1999. - 68 с.

    7. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. - М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997. - 176 с.

    8. Теорией практика референтской деятельности: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 272 с.

© Центр дистанционного образования МГУП