Московский государственный университет печати

Кублашвили О.В.


         

Документорование управленческой деятельности

Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит»


Кублашвили О.В.
Документорование управленческой деятельности
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Введение

2.

Тема 1. Составление и оформление личных документов

3.

Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

4.

Тема 3. Оформление основных видов организационно - распорядительных документов

5.

Тема 4. Составление и оформление информационно - справочной документации

6.

Тема 5. Особенности работы с кадровыми документами. Документирование трудовых правоотношений

7.

Тема 6. Документы по внешнеэкономической деятельности. Оформление договоров

8.

Тема 7. Технология работы с документами. Организация документооборота

9.

Тема 8. Номенклатура дел. Подготовка документов для архивного хранения

10.

Приложения

Документооборот организации заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизации документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, предоставить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения. Обеспечение установленного порядка хранения документом в делопроизводстве - гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется по форме, опреде­ленной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатуры дел структурных подразделений и утверждается руководите­лем организации.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме от­ражать основное содержание и состав документов дела. Не допус­кается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные ма­териалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия ви­да дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структур­ного подразделения и краткого содержания документов дела.

Дела формируются в организации децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильно­стью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы в соответст­вии с заголовком дела по номенклатуре дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, опреде­ляет исполнитель. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдель­ное дело. Протоколы располагаются в хронологическом порядке по но­мерам. Обращения граждан по вопросам работы организации и все до­кументы по их рассмотрению формируются отдельно от обраще­ний граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: доку­мент-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При во­зобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Деятельность по отбору документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. Деятельность по отбору документов на государственное хранение и установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы документационного обеспечения управления, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива, и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Экспертиза ценности документа, оформление дел, состав­ление описей дел, оперативное хранение документов и дел, пере­дача дел на архивное хранение осуществляются согласно прави­лам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

ЗАДАНИЯ

    1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

    2. Как формируются документы в дела? Каков порядок оформления дела?

    3. Составьте опись дела. Объясните необходимость заверительной надписи.

    4. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.

    5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

    6. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры, номенклатуры структурного подразделения.

Список литературы

    1. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российс­кой Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».

    2. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения доку­ментов и организация их в делопроизводстве».

    3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 N 1562 «Об утверждении Положения о Феде­ральной архивной службе России»

    4. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

    5. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управ­ления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

    6. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. - 85 с.

© Центр дистанционного образования МГУП