Московский государственный университет печати

Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В.


         

Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита

Учебное пособие для вузов


Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В.
Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Раздел 1. Основы построения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

1.1.

Глава 1. Понятие автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

1.1.1.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом

1.1.2.

Структура учетной информации

1.1.3.

Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии

1.1.4.

Обеспечивающие компоненты АИС-БУ

1.1.5.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера

1.1.6.

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

1.1.7.

Компьютерная форма бухгалтерского учета

1.1.8.

Вопросы для самоконтроля

1.2.

Глава 2. Классификация автоматизировании информационных систем бухгалтерского учета

1.2.1.

Подходы к классификации АИС-БУ

1.2.2.

Развернутая классификация АИС-БУ

1.2.3.

Интегральная классификация АИС-БУ

1.2.4.

Вопросы для самоконтроля

2.

Раздел 2. Организация и технология функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

2.1.

Глава 7. Особенности построения и функционирования многопользовательских АИС-БУ

2.1.1.

Основные принципы построения многопользовательских АИС-БУ

2.1.2.

Технологии многопользовательской работы в АИС-БУ

2.1.3.

Организация информационной базы многопользовательских АИС-БУ

2.1.4.

Вопросы для самоконтроля

2.2.

Глава 8. Зарубежные системы автоматизации бухгалтерского учета

2.2.1.

Краткая характеристика зарубежных программных средств автоматизации учета

2.2.2.

Системные различия западного и российского бухгалтерского учета и подходов к его автоматизации

2.2.3.

Автоматизация параллельного ведения учета в нескольких стандартах

2.2.4.

Вопросы для самоконтроля

3.

Раздел 3. Внедрение и эксплуатация автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

3.1.

Глава 10. Создание и ввод в эксплуатацию АИС-БУ

3.1.1.

Подходы к созданию и внедрению АИС-БУ

3.1.2.

Критерии выбора программного обеспечения АИС-БУ

3.1.3.

Адаптация тиражных программ при создании АИС-БУ

3.1.4.

Ввод АИС-БУ в эксплуатацию

3.1.5.

Вопросы для самоконтроля

3.2.

Глава 11. Эксплуатация и сопровождение АИС-БУ

3.2.1.

Правовая поддержка АИС-БУ

3.2.2.

Методическое сопровождение АИС-БУ

3.2.3.

Обновление программного обеспечения АИС-БУ

3.2.4.

Вопросы для самоконтроля

4.

Раздел 4. Автоматизированные информационные системы анализа и аудита

4.1.

Глава 12. Автоматизированные информационные системы экономического анализа

4.1.1.

Системы автоматизации финансового анализа

4.1.2.

Средства автоматизации внутреннего анализа хозяйственной деятельности

4.1.3.

Системы автоматизации анализа инвестиционных проектов

4.1.4.

Вопросы для самоконтроля

4.2.

Глава 13. Автоматизированные информационные системы аудита

4.2.1.

Особенности проведения аудита в среде АИС

4.2.2.

Программное обеспечение АИС-аудита

4.2.3.

Вопросы для самоконтроля

5.

Литература

Указатели
15   указатель иллюстраций
Рис. 1.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия - прямая связь, пунктирная линия - обратная связь Рис. 1.2. Структура информации АИС-БУ Рис. 1.3. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ Рис. 1.4. Структура простой проводки Рис. 1.5. Структура расширенной проводки Рис. 1.6. Двухуровневая структура бухгалтерской операции Рис. 2.1. Развернутая классификация АИС-БУ Рис. 2.2. Системы автоматизации учета, построенные на основе единого программного ядра Рис. 2.3. Структура программного комплекса «ФинЭко» фирмы «Авэр» Рис. 2.4. Общая схема распространения систем массового тиража Рис. 2.5. Интегральная классификация АИС-БУ

Любой экономический объект - предприятие, организация, фирма, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, - представляет собой сложную, динамичную и управляемую систему.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели/целей.

Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления.

Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект , или система управления , экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением . Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления , включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления .

В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.

На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом.

Управление базируется на информации . В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Система управления на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Система управления воспринимает информацию об этих изменениях (обратная связь) и в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) вырабатывает новые управляющие решения и опять воздействует на объект управления.

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС) . Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная системаВ дальнейшем при употреблении термина «информационная система» подразумевается «экономическая информационная система».

Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная информационная система (АИС) - это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это не означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована процедура сбора первичной информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС.

Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло. Этим они отличаются от АИС, базирующихся на больших ЭВМ, в которых процесс обработки информации выполнялся централизованно и был отделен от управленческого персонала. Последний получал лишь конечные результаты обработки данных и, если они его по тем или иным причинам (например, вследствие поздно выявленных ошибок в исходных данных) не устраивали, вынужден был делать запрос соответствующим службам на повторение процесса решения интересующей его задачи.

Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, выступая и в роли постановщика задачи и программиста.

Отметим, что в современном понятии термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) - это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета. По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты (рис. 1.1):

  • информацию как предмет и продукт труда;
  • средства, методы и способы переработки информации;
  • персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.

Информация, с которой работает данная система, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности. Они изложены в § 1.2.

Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области (§ 1.3). Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение. Характеристика их приводится в § 1.4.

Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия (§ 1.4).

АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.

Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия - его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность - финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты [15].

Рис. 1.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия - прямая связь, пунктирная линия - обратная связь

Рис. 1.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия - прямая связь, пунктирная линия - обратная связь

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. При вьщелении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при вьщелении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при вьщелении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при вьщелении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация - актуальной и достаточной для принятия управленческих решении.

Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета.

Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы.

Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.

В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т.д.

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации.

Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам. По функциям управления она подразделяют на плановую, учетную, нормативно-справочную и аналитическую.

Плановая информация описывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной.

Учетная информация отражает уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бухгалтерскую и статистическую информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема экономической информации. В системе управления учетная информация реализует обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация представляется количественными показателями: количеством произведенной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при составлении отчетности - в разрезе показателей форм отчетности.

Рис. 1.2. Структура информации АИС-БУ

Рис. 1.2. Структура информации АИС-БУ

К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета. Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи управленческого учета.

Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе вырабатываются управленческие решения.

На рисунке 1.2 представлена классификация информации по отношению к АИС-БУ и процессу ее обработки.

Но отношению к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. Внутренняя включает первичную информацию, полученную в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, а также информацию других функциональных систем предприятия, например плановую, нормативную и разного рода справочную информацию. Внешняя - информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т.д. Если внешняя информация часто имеет вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ.

По отношению к процессам обработки входная информация подразделяется на обрабатываемую и необрабатываемую, т.е. ту, которая проходит «транзитом» через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ею, но содержится в поступающих документах. Такая информация встречается, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образуют исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах - отчетах.

Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией составляют выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т.п.

Важным классификационным признаком является стабильность в соответствии с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация. Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов. Переменная информация отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации.

Учетная информация должна соответствовать некоторым требованиям. Она должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и юридически правильно оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования, как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов).

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие свойства:

  • большие объемы и разнообразие;
  • многократное повторение циклов получения и преобразования установленные временные периоды (месяц, квартал, год);
  • значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки;
  • массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью;
  • «сжатие» информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете - только в разрезе счетов в стоимостных показателях;
  • многообразие ее источников и потребителей;
  • длительное хранение некоторых видов результатной информации.

Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена:

  • реквизитами;
  • показателями;
  • документами.

Реквизиты - элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.

Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления, и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполнителя, наименование работы и т.д.). Например, количество поступившего материала - это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика - это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками - логические (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции - составные единицы информации (СЕИ).

Показатель - составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.

Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию.

Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.

В бухгалтерском учете выделяются информационная, организационная, методологическая, контрольная, аналитическая и коммуникационная функции. Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует информационный процесс бухгалтерского учета.

В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации. На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы». Второй этап предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров». Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности». Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников бухгалтерии, которые анализируют ее и вырабатывают управленческие решения при выполнении своих специфических функций. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ описана в § 1.6.

Процедуры информационного процесса бухгалтерского учета весьма трудоемки, что вытекает из характера учетной информации (§ 1.2). Но эти же свойства учетной информации создают благоприятные предпосылки для использования технических средств при выполнении процедур информационного процесса бухгалтерского учета. Именно поэтому информационный процесс бухгалтерского учета может рассматриваться как объект приложения современных технических средств, способов и методов преобразования информации.

Информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это отражает технологический аспект информационного процесса и определяется как технологический процесс обработки учетной информации.

Технологический процесс (ТП) - совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю. Остановимся кратко на особенностях выполнения процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация данных. Информация, обрабатываемая в АИС-БУ, может быть получена:

    1) из внешних по отношению к предприятию источников;

    2) из информационных систем других управленческих подразделений;

    3) непосредственно от низовых подразделений хозяйствующего субъекта в процессе производственно-хозяйственной деятельности.

Если в первых двух случаях информация поступает уже зарегистрированной на машинном или бумажном носителе, то в последнем случае ее приходится собирать и регистрировать. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной информации, предназначенной для принятия решений.

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т.д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматические - мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки, метры и др.; и автоматические - автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики и другие средства. Известно большое разнообразие модификаций данных средств. Некоторые из них совмещают процесс сбора и регистрации данных на носителе.

Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация - это фиксация информации на материальном носителе: документе, машинном носителе. Наиболее распространенным носителем информации остается бумажный документ. До сих пор запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, а процедуры регистрации информации достаточно трудоемки. Поэтому стремятся автоматизировать процесс заполнения первичных документов, используя компьютеры в низовых подразделениях предприятия (на складах, цехах и т.д.). При наличии компьютерной сети такие документы по каналам связи могут передаваться в информационную базу АИС-БУ для дальнейшей обработки.

Используются также и специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, ее ввод непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию обработки информации. При этом повышается достоверность информации и снижается трудоемкость работ.

Распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих-коды, но и предварительно обработать их мобильными терминалами и передать данные в компьютер.

Передача информации может быть выполнена различными способами. Она осуществляется традиционными средствами связи - курьером, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами. Используются при передаче и современные дистанционные средства связи - электронная почта, факс, физические каналы связи - телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые. Последние способы передачи информации, естественно, предполагают наличие компьютерной сети или устройств, обеспечивающих выход в сеть. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных систем постоянно развивается и совершенствуется. Этот способ передачи информации имеет особое значение в территориально распределенных АИС-БУ, используемых в фирмах с удаленными филиалами, корпорациях и т.п. Заметим, что процедуры передачи информации применяются не только для первичной, но и для результатной информации.

Ввод информации в компьютер зависит от способов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В системах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирующие устройства. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговременной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета.

Хранение и накопление информации. Введенные в компьютер данные не сразу используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах. Более того, система компьютерного учета обычно хранит все введенные данные с начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды.

С хранением информации связана такая процедура, как поиск данных, т.е. процедура выборки нужных данных по запросу пользователем.

Обработка экономической информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации.

Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение), выборку данных из информационной базы и т.п. Арифметические операции - алгебраическое сложение, деление, умножение и т.д.

Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму - набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам специалистов и отображаются на экране дисплея или печатаются. При печати отчет может быть одновременно тиражирован, если его требуется предоставить нескольким пользователям. Процедура тиражирования обеспечивается и иными способами, например ксерокопированием.

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректировка данных в АИС-БУ осуществляется как в процессе выполнения операций ввода, так и после их завершения в течение всего отчетного периода. Часто возможна и корректировка данных предшествующих периодов.

Принятие решений на основе анализа результатной информации в АИС-БУ остается за специалистом - бухгалтером, учетным работником.

Подобно тому, как в материальном производстве технологический процесс реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и т.д., так и процесс преобразования информации в АИС-БУ реализуется посредством определенных средств и методов. На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Они могут быть разными, и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информации. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная технология (ИТ) - совокупность взаимосвязанных процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде.

Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:

  • технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;
  • совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации. Средства и методы, с помощью которых реализуется технологический процесс, могут быть разными. Они определяют уровень развития информационной технологии.

Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств переработки информации.

В современных технологиях используются компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ (период 60-х - середина 80-х годов) перешли к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров на рабочих местах пользователей.

Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий характерны следующие черты:

  • реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
  • активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами;
  • интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
  • дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т.д.;
  • интегрированность разных программных комплексов при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;
  • ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;
  • автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
  • перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;
  • интерактивный режим работы с выходными документами; возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей;
  • адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.

Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии - это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач. Они достаточно многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых до сложных - от обработки документов текстовыми процессорами до принятия решений в экспертных системах.

Функциональные информационные технологии - реализуют технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.

В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг управленческих работников (не профессионалов в области компьютерной техники). Так, многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметно-ориентированные пакеты программ, и инструменты, с помощью которых непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу данных.

Как правило, при автоматизации какой-либо предметной области приходится применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными программными средствами. При этом важное значение приобретает интеграция (стыковка) программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных, сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения анализа. Иногда небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в бухгалтерскую программу.

Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями. Первая особенность обусловлена различием их целей. Основная цель АИС-БУ состоит в получении результатной информации и предоставлении ее управленческим работникам для принятия решений. Целью ИТ является выполнение четко определенных действий по переработке информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализации процедур информационного процесса.

Второе отличие заключается в том, что информационная технология может существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место в отношении обеспечивающих информационных технологий.

И третье, АИС-БУ является средой, в которой реализуется информационная технология - процесс преобразования информации. Для этого АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.

Функционирование АИС-БУ и информационная технология реализуются комплексом средств, методов и мероприятий, которые составляют обеспечивающие составляющие системы. К обеспечивающим компонентам относятся: информационное обеспечение; техническое обеспечение; математическое обеспечение; программное обеспечение; лингвистическое обеспечение; организационное обеспечение; методическое обеспечение; правовое обеспечение; эргономическое обеспечение.

Приведем определение обеспечивающих компонент АИС-БУ.

Информационное обеспечение (ИО) АИС-БУ - совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия: «информационный фонд» и «информационная база» АИС-БУ.

Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную как на бумажных носителях - документах, так и на машинных носителях. Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение подразделяется на две большие группы: внемашинное и внутримашинное обеспечение. Внемашинное ИО представлено системой классификаторов и кодификаторов информации, системой документации, организацией документооборота. Автоматизированная система учета использует общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Первые два вида классификаторов разрабатываются централизованно, последний - на конкретном экономическом объекте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и других служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации АИС-БУ представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные отчеты. К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив. В условиях компьютерного учета стремятся обеспечить его автоматизацию.

Внутримашинное ИО включает информационную базу АИС-БУ. Информационная база - совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В АИС-БУ она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Это следующие справочники: план счетов бухгалтерского учета, объектов аналитического учета; нормативной и другой вспомогательной информации; основные формы унифицированных первичных документов и формы бухгалтерской отчетности. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода, массивы первичных документов. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.

Техническое обеспечение (ТО) АИС-БУ - комплекс технических средств, обеспечивающих информационную технологию АИС-БУ. Это - технические средства сбора и регистрации информации, передачи данных, обработки информации, а также средства офисной техники. Современные автоматизированные системы обработки учетных данных могут быть ориентированы как на автономное, так и на сетевое использование компьютеров. В последнем случае ТО АИС-БУ включает специализированное сетевое оборудование.

Математическое обеспечение (МО) АИС-БУ - это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых в программном обеспечении АИС-БУ.

Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью. Эти задачи многократно повторяются и носят рутинный характер. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях. Более сложный математический аппарат в бухгалтерском учете пока применяется только в исследовательских целях. Он может быть использован при оценке и выборе тех или иных элементов учетной политики предприятия, например, при выборе базы распределения косвенных расходов или метода расчета себестоимости реализованных товаров.

Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АИС-БУ включает целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, но по-разному реализованных в программном обеспечении бухгалтерского учета:

  • концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных;
  • модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов; модель организации документооборота, определяющая поря, док формирования, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета; модель представления бухгалтерских записей на счетах; модель решения функциональных задач - алгоритмов реализации стандартных, многократно повторяющихся и разовых хозяйственных операций, обобщения информации на счетах и обработки счетов в течение отчетного периода и по его завершении; модели учетного периода; модели разделения и интеграции учетных данных.

Особенности реализации перечисленных моделей определяют специфику технологии использования программного обеспечения бухгалтерского учета, а во многом и его функциональные возможности, особенно связанные с решением задач управленческого учета. Они подробно рассматриваются в последующих главах.

Математическое обеспечение отражается в технической документации, в которой описываются задачи, приводятся модели и алгоритмы их решения, а также тестовые и контрольные примеры.

Для разработки МО привлекаются специалисты, знающие предметную область, владеющие математическими методами и способные дать формализованное описание порядка решения задач управления.

Программное обеспечение (ПО) АИС-БУ - это комплекс программ обработки и передачи данных в АИС-БУ, а также документация по их применению. Оно включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО.

Системное программное обеспечение (СПО) - это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.

Вспомогательное программное обеспечение (ВПО) - это совокупность программных средств, необходимых для функционирования программ решения задач бухгалтерского учета и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. К ним относятся используемые специализированным ПО АИС-БУ системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, разработанных средствами интерпретирующих систем программирования, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа и др.

Так, например, многие программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, используют для хранения и доступа к данным СУБД и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и при их отсутствии не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО АИС-БУ.

Специализированное программное обеспечение (СпПО) АИС-БУ представляет собой совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) АИС-БУ - это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИС-БУ. Оно включает: языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов); управления (манипулирования) данными информационной базы; описания алгоритмов решения задач бухгалтерского учета; информационно-поисковых систем; специального назначения.

Организационное обеспечение (ОО) АИС-БУ - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИС-БУ.

АИС-БУ - человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей. При этом следует различать эксплуатирующий и обслуживающий персонал АИС-БУ. Эксплуатирующий персонал составляют сотрудники бухгалтерии и других подразделений управления, непосредственно использующие АИС-БУ в решении своих профессиональных задач. Обслуживающий персонал - сотрудники, выполняющие функции обеспечения функционирования АИС-БУ: поддержку нормальной работоспособности технических средств, программного обеспечения, сохранности и целостности информационной базы.

На крупных экономических объектах обслуживающий персонал АИС-БУ обычно входит в состав специализированного подразделения, осуществляющего обслуживание автоматизированной системы управления предприятием. Как правило, это технические специалисты, имеющие профессиональные навыки обслуживания средств коммуникаций, вычислительной и оргтехники. Часто такое подразделение называют отделом информационных технологий, а его сотрудников - специалистами по информационным технологиям или Аббревиатура IT является сокращением термина Information Technology, что в переводе с английского означает «Информационная технология».-специалистами.

Деятельность специалистов отдела информационных технологий осуществляется в двух направлениях:

  • построение и развитие информационной системы; сопровождение технического и программного обеспечения.

Специалисты первого направления разрабатывают проект АИС предприятия и АИС-БУ как его составной части; систематизируют информационные потоки; разрабатывают технологию обработки информации с использованием компьютеров; устанавливают компьютеры и программное обеспечение; проектируют и монтируют вычислительную сеть; обеспечивают процесс внедрения и сопровождения аппаратно-программного комплекса АИС; обучение и подготовку пользователей. Нередко в их функции входит и разработка необходимого для функционирования АИС программного обеспечения. В ходе проектирования и создания АИС-БУ специалисты информационного отдела разрабатывают регламенты эксплуатации системы различными отделами и сотрудниками, а также правовое обеспечение.

Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения. В нее входят администратор системы и группа эксплуатации. Администратор системы отвечает за распределение ресурсов сети, определяет права пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контролирует их соблюдение. Группа эксплуатации обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д.

На небольших экономических объектах функции такого подразделения могут быть сведены к простому обслуживанию техники и поддержанию программных средств в рабочем состоянии. Выполняются они одним или несколькими специалистами.

Очень часто функции построения и развития АИС-БУ и даже сопровождения его технического и программного обеспечения делегируются сторонним фирмам, специализирующимся на внедрении и адаптации тиражных программных продуктов или на разработке заказного программного обеспечения даже в том случае, если на предприятии имеется свой информационный отдел.

Правовое обеспечение (ПрО) АИС-БУ - это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИС-БУ. Правовое обеспечение на этапе разработки АИС-БУ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, с регулированием отклонений процесса разработки системы, с обеспечением процесса разработки различными ресурсами. Правовое обеспечение на этапе функционирования системы определяет ее статус в процессе управления, правовое положение о компетенции отдельных структур АИС-БУ и организации их деятельности, порядок создания и использования информации в АИС-БУ, правовое обеспечение безопасности функционирования АИС-БУ. ПрО включает нормативные документы, регламентирующие деятельность ИС.

Методическое обеспечение (МтО) АИС-БУ - это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по бухгалтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.

В настоящее время на российском рынке юридических баз данных существует более 20 программных продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и могут быть встроены в АИС-БУ. К их числу относятся широко используемые в бухгалтерском учете такие системы как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др.

Эргономическое обеспечение (ЭО) АИС-БУ представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС-БУ. Оно включает: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению (дизайн экранов) и т.д.; набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и эргономическая экспертиза их реализации; комплекс методов, учебно-методических материалов и тех» нических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки персонала и создать систему отбора кадров; методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность работы специалистов в условиях АИС-БУ.

Центральным звеном АИС-БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия - мест возникновения первичной информации.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера) - это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб первичного (оперативного) учета - АРМ СПУ. АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме документов на машинных носителях. АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

  • комплекс программ для обработки учетной информации;
  • обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);
  • сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских и технологических параметров, устройств - принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т.д.) и эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг - контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор);
  • методическую и правовую поддержку АРМ. Кроме этого, АРМ комплектуется документацией и методическими материалами по применению программ, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. Конкретная насыщенность каждой из компонент определяется теми задачами, которые решаются на данном месте.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети. При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

АИС-БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым системам, базам данных и т.д.).

Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии определяют функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ - состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от технической базы, а также от уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.

Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: основных средств, материальных ценностей, заработной платы, выпуска и реализации готовой продукции, затрат, сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета. Возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала).

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рисунке 1.3. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок [15].

Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа - подготовительный и текущий.

Рис. 1.3. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Рис. 1.3. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета - ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Работы этого этапа изложены в главе 10. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов - компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных. Этим вопросам посвящена глава 3.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса: документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета; обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов; завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ - бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде простой или расширенной проводки.

Простая проводка (рис. 1.4) включает проводку и дату.

Рис. 1.4. Структура простой проводки

Рис. 1.4. Структура простой проводки

Однако чаще в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют «расширенной проводкой». Структура бухгалтерской записи - расширенной проводки дана на рисунке 1.5.

Основания проводки - поля записи, отводимые под стоимостные значения показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты - поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код валюты и др.).

Рис. 1.5. Структура расширенной проводки

Рис. 1.5. Структура расширенной проводки

Идентификационные реквизиты - поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под реквизиты, которые, как правило, не являются ключами группировки данных при расчетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция». Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление (рис. 1.6).

Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде простых и расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

Рис. 1.6. Двухуровневая структура бухгалтерской операции

Рис. 1.6. Двухуровневая структура бухгалтерской операции

В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций. Эти вопросы рассмотрены в главе 4.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим Для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров - журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия.

Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров - стандартных отчетов. Подробно эти вопросы изложены в главе 5.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходимых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некоторые из систем и шахматной ведомости. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обновив его показатели.

Данные работы относятся к третьему этапу - завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской процедуре оборотная ведомость и заключительный баланс. Вопросы завершения отчетного периода и составления заключительного баланса излагаются в главе 6.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода. Работа с учетными периодами в компьютерных системах учета раскрыта также в главе 6.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.

Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет - в соответствии с Федеральным законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.

Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета.

Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя.

Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами.

Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой.

Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.

Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.

Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других - для целей внутренне го анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов.

1. Дайте определение системы и назовите ее составные части.

2. Что такое информационный процесс?

3. Дайте определение информационной системы, ее назначение.

4. Дайте определение АИС и раскройте особенности современных АИС.

5. Дайте определение АИС-БУ и назовите ее основные компоненты.

6. Что представляет собой функциональная модель АИС-БУ? Охарактеризуйте функциональную часть АИС-БУ.

7. Приведите классификацию информации, циркулирующей в АИС-БУ.

8. Назовите особенности учетной информации.

9. Раскройте структуру учетной информации.

10. Назовите три этапа информационного процесса АИС-БУ.

11. Что такое технологический процесс?

12. Перечислите основные процедуры преобразования учетной информации и дайте им характеристику.

13. Что такое информационная технология? Приведите основные черты современной информационной технологии АИС-БУ.

14. Какие технологии называют обеспечивающими и функциональными информационными технологиями?

15. В чем состоит различие между АИС-БУ и ИТ?

16. Перечислите обеспечивающие компоненты АИС-БУ, определите их назначение и дайте краткую характеристику.

17. Что такое АРМ бухгалтера и чем оно оснащается?

18. Какие факторы влияют на количество АРМ в бухгалтерии и на распределение работ между ними?

19. Опишите основные этапы обработки данных в АИС-БУ.

20. Раскройте структуру расширенной проводки.

21. В чем заключается различие между бухгалтерской записью и бухгалтерской операцией?

22. Назовите основные черты компьютерной формы бухгалтерского учета.

В настоящее время для создания АИС-БУ может быть использован обширный круг программных средств. Представленные на рынке программные продукты разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, технологии ведения учета, адаптационным свойствам, ценам и другим признакам. Сориентироваться в многообразии программ совсем не просто. Для этого необходима классификация программных средств, используемых при создании АИС-БУ. Такая классификация позволит пользователю-бухгалтеру правильно выбрать необходимую программу или при необходимости перейти от использования одной программы к работе с другой. Производителям программного обеспечения классификация позволяет найти своих клиентов и определить направления развития и сферы приложения своих разработок.

Любая классификация позволяет сгруппировать некоторые объекты, в данном случае программные средства АИС-БУ, в соответствии с определенным признаком или их совокупностью в определенные классы. В зависимости от поставленных целей в основу классификации могут быть положены различные признаки. Поэтому любая классификация носит достаточно условный характер.

Известны два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета. Это применение развернутых (многофакторных) и интегральных классификаций.

Развернутая (многофакторная) классификация программных средств АИС-БУ выделяет набор признаков, которые отражают отдельные стороны построения, адаптации и продвижения программных продуктов АИС-БУ. Это позволяет рассмотреть системы в разных аспектах, выявить их различия и сгруппировать в разрезе каждого выделенного признака. Набор таких признаков может быть достаточно велик, и чем их больше, тем более полным и разносторонним будет представление о системе автоматизации Учета. Поэтому ниже выделены базовые признаки, в соответствии с которыми и проведена классификация программного обеспечения бухгалтерского учета. Детализированная классификация, учитывающая и раскрывающая все многообразие свойств, присущих программам, необходима не только разработчикам и исследователям программных средств, но, прежде всего, потенциальным пользователям-бухгалтерам. Именно эта классификация позволяет бухгалтеру понять концептуальные различия в построении программ, оценить их потребительские свойства и правильно определиться при их выборе.

Интегральная классификация , в отличие от развернутой классификации, группирует программные средства АИС-БУ одновременно по некоторому набору признаков. Получившая достаточно широкое распространение, приведенная в § 2.3 интегральная классификация программных средств АИС-БУ, позволяет сориентироваться в них в первом приближении. Но пересечение классов программных средств по частным признакам, неявно подразумеваемым при определении классов, требует детального анализа программ при их оценке и выборе.

Развернутая классификация базируется на множестве самых разнообразных признаков. В их числе: степень охвата задач учета, концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной системы, возможность расширения состава базовых учетных функций, порядок распространения и тиражирования, программно-аппаратная платформа системы и др.

Среди них выделяются три базовых признака, которые определяют различия в концепциях построения ПО АИС-БУ. К ним относятся: концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной системы и возможность расширения состава ее базовых учетных функций.

Классификация программных средств бухгалтерского учета в соответствии с указанными признаками представлена на рисунке 2.1.

Степень охвата учетных функций . Этот признак характеризует состав учетных задач, решаемых системой. В этой связи программные средства АИС-БУ подразделяются на системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета; системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных систем управления экономическим объектом.

Рис. 2.1. Развернутая классификация АИС-БУ

Рис. 2.1. Развернутая классификация АИС-БУ

Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета. Такие системы были характерны для начального этапа компьютеризации учета, но и сейчас некоторые из фирм предлагают программные продукты автоматизации локальных разделов учета. Чаще всего разработчики специализируются на создании и распространении систем автоматизации складского учета, учета труда и заработной платы и др. Такие программы находят спрос и часто используются совместно с другими, прежде всего с системами сводного учета. Их разработчики включают в них специальные инструменты, позволяющие экспортировать данные в другие учетные программы для дальнейшей обработки.

Например, программа «ФОЛИО WinСклад» фирмы «ФОЛИО» предназначена для решения задач оперативного учета всех видов движения товарно-материальных ценностей, расчетов с поставщиками и покупателями. Она позволяет формировать проводки для их передачи и последующей обработки в таких популярных программах, как «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер» и др.

Разработки фирмы «Компьютер-Сервис» учитывают специфику работы складов в различных сферах. Этой фирмой выпущены программы: «Торговый склад», «Промышленный склад», «Книжный склад» и т.д. Они также позволяют выполнять обмен данными с наиболее распространенными программами для ведения бухгалтерского учета: «1С:Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «Янус» и др.

Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета. Эти программы ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналитического учета. Они позволяют организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей, таких как оценка себестоимости отпущенных в производство материалов и выпущенной продукции, расчет износа и переоценка основных средств.

В качестве примера можно указать на программу «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». Она позволяет формировать и печатать большой перечень первичных документов, вводить проводки, получать сводные бухгалтерские итоги, большой перечень выходных форм, формировать стандартную отчетность. С ее помощью можно вести несложный стоимостной аналитический учет. Однако отсутствие функций натурального учета не позволяет в полной мере решать задачи учета товарно-материальных ценностей, калькуляции себестоимости, учета основных средств и нематериальных активов. Не поддерживаются здесь и функции учета труда и заработной платы. Для решения этих задач следует использовать другие программы.

Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Такие системы потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Однако это не означает, что в них изначально реализована возможность решать все задачи бухгалтерского учета без исключения. Часто для решения задач конкретного предприятия эти системы нуждаются в дополнительной настройке.

Например, с помощью профессиональной версии программы «1С Бухгалтерия 7.7» потенциально можно решать любые задачи бухгалтерского учета. Однако ее типовая конфигурация, входящая в комплект поставки, определяет некоторую обобщенную модель бухгалтерского учета, которая может не полностью устраивать всех без исключения пользователей. Если типовая конфигурация не устраивает того или иного пользователя, он может реконфигурировать программу для полного соответствия своим потребностям. Если такую реконфигурацию не выполнить, то нужно либо привести методологию учета на предприятии в соответствие с методологией, реализованной в типовой конфигурации, либо часть функций по обработке учетной информации выполнять вручную или с помощью других программных средств. Затем полученные результаты в виде готовых проводок вводить в информационную базу программы для получения с ее помощью бухгалтерских итогов и составления отчетности. При этом, отступление от заложенной в типовую конфигурацию методологии может привести к тому, что часть отчетных форм также придется составлять вручную.

То же касается и многих других программ, например, таких как «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» и др. Их также можно настроить на решение практически любых задач бухгалтерского учета, и если этого не сделать, то часть работ придется выполнять вручную. Следует отметить, что подобная настройка весьма трудоемка и часто требует профессиональных знаний и навыков специалистов по использованию вычислительной техники.

Не все системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета можно настроить на решение любых задач, как перечисленные выше программы. В этом случае пользователь должен принять предлагаемую программой (программным комплексом) методологию и ограничиться теми возможностями, которые имеются в системе. Недостающие же функции придется выполнять вручную или с помощью вспомогательных программных средств. Впрочем, большинство наиболее широко распространенных систем автоматизации хорошо продуманы и включают функциональность, достаточную для решения важнейших задач бухгалтерского учета и позволяют вести его в комплексе.

С другой стороны, часть функций, реализованных в системе комплексной автоматизации бухгалтерского учета, а иногда и целые модули могут быть не востребованы пользователями в силу отраслевой специфики и особенностей ведения учета на конкретном экономическом объекте. Поэтому следует говорить лишь о потенциальной возможности решения всех задач бухгалтерского учета на основе той или иной системы данного класса.

Говоря о системе комплексной автоматизации бухгалтерского учета, будем подразумевать систему, созданную одной фирмой-производителем. Она может включать одну программу или набор программ, предназначенных для решения задач по основным разделам бухгалтерского учета. Из набора программ пользователь волен выбрать только ту их часть, которая его интересует. Например, только программы для ведения сводного учета, учета основных средств, банковских и кассовых операций. Если это одна программа, то можно использовать только часть ее возможностей. В этом случае, созданная на основе комплексной системы автоматизации АИС-БУ, может оказаться не полностью автоматизированной.

С другой стороны, в АИС-БУ предприятия могут быть использованы программы различных производителей. Однако обычно этого стараются избегать, поскольку могут возникнуть проблемы состыковки программ, разработанных разными фирмами.

Следует также отметить, что если система комплексной автоматизации бухгалтерского учета состоит из набора модулей, то модуль сводного учета, рассматриваемый сам по себе, является системой частичной автоматизации, а автономно эксплуатируемые модули для ведения иных разделов учета - системами автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета.

Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета. Эти системы, обладая всеми возможностями предыдущей группы, являются ступенью к программам следующего класса - корпоративным информационным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бухгалтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствующих субъектов и, прежде всего, таких, в которых возникает первичная информация: склада, цеха, отдела снабжения, отдела сбыта и т.п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления. Такие системы в настоящее время представлены достаточно широко.

Например, программы «1С: Бухгалтерия» и «1С: Торговля и Склад», рассматриваемые в комплексе, являются системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, в то время как сама по себе «1С: Бухгалтерия» является системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Система «БЭСТ-4» фирмы «Интеллект-сервис», рассматриваемая как единое целое, также является системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, поскольку помимо обработки бухгалтерской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами и т.д. В то же время, если выделить из нее только набор модулей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, то его следует считать системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Часто в одной АИС могут использоваться продукты разных производителей: система автоматизации оперативного учета одного разработчика и система автоматизации бухгалтерии другой фирмы.

Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. В основе такого рода систем лежит технология комплексного управления бизнесом организации. Они ориентированы на управляющих, менеджеров, бухгалтеров и другой управленческий персонал. Именно поэтому их и называют корпоративные информационные системы управления (КИС). Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства и т.д.

Прототип таких систем в России и странах СНГ - автоматизированные системы управления (АСУ), созданные на больших ЭВМ (ЕС ЭВМ) и получившие распространение в 70-80 годах. Однако в настоящее время технологические решения таких систем соответствуют новой программно-технической базе, а организационно-методологическое обеспечение - новым экономическим условиям - рыночной экономике, которая, в отличие от плановой, требует решения совсем иного спектра функциональных задач.

Появление персональных компьютеров на территории бывшего СССР сначала резко затормозило разработку корпоративных систем управления финансами и бизнесом, и на первый план вышли задачи автоматизации бухгалтерского и оперативного учета. Однако вскоре стало ясно, что учет - это только одна из функций управления, и для эффективной работы организации, возможности извлечения максимальной прибыли от деятельности необходимо автоматизировать и другие функции управления. Кроме того, многие организации начинали свою деятельность с небольших офисов, но потом расширились, обзавелись удаленными Филиалами. Управлять деятельностью корпорации без автоматизации всех сторон деятельности стало затруднительно. Появился спрос, и началось создание крупных информационных систем на новой компьютерной инфраструктуре и организационно-методической базе. Создание таких систем требует проведения модернизации всей системы управления на базе внедрения корпоративных стандартов - соглашений о единых правилах организации технологии управления.

По своим функциям бухгалтерская составляющая в корпоративных системах аналогична классу систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета, но здесь добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами.

Решение задач учета в КИС интегрировано с задачами всех других подсистем управления: технологической подготовки производства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством и т.д. Информация бухгалтерского учета доступна любой подсистеме, которая нуждается в ней, но и сама бухгалтерия при решении своих задач использует информацию других подсистем.

Например, программный комплекс «Галактика» (разработка корпорации «Галактика»), включает около 40 модулей, обеспечивающих решение задач технологической подготовки производства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством, бухгалтерского учета и т.д. Из них чисто бухгалтерскими являются только 5 модулей. При этом большая часть информации, обрабатываемой ими, вводится в модулях других подсистем. Поэтому, назначение бухгалтерских модулей состоит, большей частью, в том, чтобы с той или иной степенью автоматизации порождать и обрабатывать проводки по данным первичных документов, вводимых в подсистемах других контуров управления, формировать бухгалтерские итоги и стандартную отчетность. Важно отметить и то, что здесь большинство необходимых для управления показателей может быть получено вообще без использования модулей бухгалтерского контура, что в большинстве других программных средств часто просто невозможно.

Западные КИС, такие как R/3 фирмы SAP, Oracle Applications фирмы Oracle, Concorde XAL фирмы Columbus и т.д., включают еще больше подсистем. Обычно они несут в себе строго отработанную и довольно жёсткую схему организации бизнеса, позволяющую оптимизировать управление фирмой (корпорацией) на основе общепризнанных мировых стандартов ERP (Enterprise Resource Planning) и более современных. Однако говорить о возможности повсеместного применения в России этих стандартов в силу ряда причин пока не приходится. Имеются и существенные различия в методологии ведения бухгалтерского учета по западным и российским стандартам И, наконец, цены этих западных разработок непомерно велики для большинства российских предприятий. Поэтому в России и странах СНГ они пока не получили широкого распространения.

Приведенная классификация по критерию охвата учетных функций дает лишь общие ориентиры при выборе программных продуктов. Оценка систем по функциональной полноте предполагает не только изучение состава имеющихся модулей по интересующим разделам учета, но и анализ конкретного состава задач, решаемых каждым из них. Именно здесь требования пользователей достаточно субъективны - всем нужны разные задачи, например одним при расчете заработной платы необходимо учитывать северные надбавки, другим нет. Однако отсутствие средств поддержки решения той или иной задачи в конкретной программной системе совсем не означает, что она непригодна для данного предприятия. Дело в том, что многие программные продукты могут быть дополнены недостающими функциями либо самим пользователем, либо специалистами по внедрению, либо самим разработчиком. Таким образом, пользователю нужно вначале определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, далее выяснить конкретный набор решаемых задач, и, если какие-либо задачи отсутствуют, изучить возможности расширения функциональности.

Следующие три классификационных признака являются базовыми, поскольку именно они определяют различия в концепциях построения АИС-БУ.

Концепция построения информационной модели учета . В программном обеспечении бухгалтерского учета реализуются две основные модели представления учетных данных, отражающие разные подходы к построению программ: унифицированная модель учетных данных и специализированные модели данных отдельных участков учета.

Унифицированная модель учетных данных. Первый подход основан на том, что вся бухгалтерская информация может быть унифицирована и представлена в виде единого массива стандартных бухгалтерских записей, основой которого являются простые либо расширенные проводки. Такой подход был предложен еще в 60-х годах Алаховым Б.В., но так и не был реализован на больших ЭВМ. Только с появлением персональных компьютеров эта идея была воплощена во многих программах. Например, таких, как: «1С: Бухгалтерия» фирмы «1С», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Интегратор» фирмы «Инфософт», семействе программ «Лука» фирмы «Плюс-Микро», разработках корпорации «Парус», «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик» и многих других.

Специализированные модели данных отдельных Участков учета. Второй подход предполагает специализированное представление данных отдельных участков учета в соответствии с потребностями решаемых задач. Он был вызван созданием комплексных систем автоматизации учета и корпоративных информационных систем. Комплексная автоматизация процессов управления организацией предполагает интеграцию обработки данных бухгалтерского, оперативно-технического учета и других функциональных подсистем управления на основе единой базы данных. Использование единой базы данных для решения задач разных подсистем не позволяет всю учетную информацию вписать в шаблон бухгалтерских проводок. Поэтому формирование информационной базы стало рассматриваться с позиций разделения функций по участкам учета с выделением отдельных задач конкретных подсистем и наиболее полным отражением специфики их документооборота. Такой подход также не нов. Возник он в 70-е годы и был связан с созданием АСУ. Он стал основой большого числа современных компьютерных систем учета. Типичными представителями данного класса являются, например, разработки корпорации «Галактика», фирм «Авэр», «Интеллект-Сервис», «Омега» и т.д.

Способ построения программной системы . Различия в концепции построения информационной модели учета определяют и способы построения пакетов программ. В этой связи можно выделить: системы, построенные на основе единого программного ядра и комплексы специализированных программных модулей.

Системы, построенные на основе единого программного ядра. Такие системы предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволяет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но функции аналитического учета, включая учет в натуральных показателях, а также учет в иностранной валюте. Помимо головного модуля в систему могут входить вспомогательные модули, которые не вписываются в концепцию расширенной проводки, как, например, учет труда и заработной платы, складской учет и пр. (рис. 2.2).

Взаимодействие между центральным и вспомогательными модулями идет только по вертикали. Горизонтальная связь между вспомогательными модулями обычно отсутствует. В конкретной АИС-БУ центральный (головной) модуль и вспомогательные мо дули могут быть одного или разных производителей. Таким образом, в последнем случае система строится из программных модулей разных производителей и центральное место в ней занимает головной бухгалтерский модуль.

Рис. 2.2. Системы автоматизации учета, построенные на основе единого программного ядра

Рис. 2.2. Системы автоматизации учета, построенные на основе единого программного ядра

К данной группе относятся, например, разработки фирм «Инфин» и «Парус», система «Интегратор» фирмы «Инфософт», «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик», «Финансы без проблем» фирмы «Хакерс Дизайн» и т.д.

Следует отметить, что целостная АИС-БУ может строиться как на основе набора основного и вспомогательных модулей, так и на основе одной единственной программы. Например, программы «Турбо Бухгалтер» и «Финансы без проблем» могут быть настроены на решение практически любых задач, не только бухгалтерского, но и оперативного учета. Однако процесс этой настройки достаточно трудоемок и требует высокой компьютерной квалификации. Для создания же, например, АИС-БУ на основе системы программ «1С: Предприятие», помимо «1С:Бухгалтерии» может потребоваться еще и программа «1С: Зарплата и Кадры», в которую изначально встроены процедуры решения большинства задач расчета заработной платы. Решение задач учета труда и заработной платы на ее основе может осуществляться более полно и эффективно, чем только с применением «1С: Бухгалтерии», которую к тому же для решения многих задач по этому Разделу учета следует специально настраивать. То же касается и разработок фирмы «Инфин». Здесь центральный бухгалтерский модуль при создании конкретной АИС-БУ обычно стоит дополнять модулем расчета заработной платы, а в случае, если предприятию требуется сложный учет товар, но-материальных ценностей, то и программой складского учета.

АИС-БУ может быть построена на основе программ различных производителей. Так, например, в качестве центрального бухгалтерского модуля в АИС-БУ многих предприятий часто используется программа «Инфо-Бухгалтер», которая для решения задач оперативного учета дополняется той или иной разработкой для ведения складского учета и управления закупками и продажами, например, программой «ФОЛИО/МпСклад», которая по результатам своей работы может формировать проводки для их последующей загрузки в систему «Инфо-Бухгалтер».

Комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным. Системы автоматизации учета этого вида состоят из совокупности взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгоритмов обработки данных. Естественно, что в основе построения таких систем лежат специализированные модели представления учетной информации отдельных участков учета. Взаимодействие модулей выполняется через общую базу данных. При построении такой системы также обязательно наличие центрального (головного) модуля, на который возлагаются функции сводного синтетического учета. Состав и количество иных модулей может формироваться в соответствии с потребностями пользователя. В отличие от систем, построенных на основе единого программного ядра, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета).

Типичными примерами комплексов специализированных программных модулей являются системы «Галактика» корпорации «Галактика», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис», «Abacus Professional» фирмы «Омега», уже упоминавшийся выше программный комплекс «ФинЭко» фирмы «Авэр». Множество других разработок также построено по этому принципу.

В качестве примера системы автоматизации, построенной как набор специализированных программных модулей, рассмотрим структуру программного комплекса «ФинЭко» фирмы «Авэр». Главное меню этой системы представлено на рисунке 2.3.

Как видно, функции этой системы шире, чем просто набор программ для автоматизации бухгалтерского учета. Помимо собственно бухгалтерских АРМ сюда входят подсистемы обслуживания руководителя предприятия (хотя в данном случае это, скорее, АРМ коммерческого отдела), учета кадров и ведения делопроизводства. Кстати, автоматизированная система учета кадров очень часто входит важной составляющей в комплексные системы автоматизации бухгалтерского учета и имеет тесную взаимосвязь с программой расчета заработной платы, обеспечивая последнюю необходимыми данными.

Рис. 2.3. Структура программного комплекса «ФинЭко» фирмы «Авэр»

Рис. 2.3. Структура программного комплекса «ФинЭко» фирмы «Авэр»

Модули «Касса», «Банк», «Основные фонды», «Зарплата», «Учет материалов» и «Складской учет» осуществляют ввод соответствующих этим разделам первичных документов, составление на их основе проводок по правилам, заданным пользователем при настройке системы, а также формирование специальных отчетов. Они образуют набор подсистем автоматизации учета нижнего уровня. В дальнейшем будем называть их локальными подсистемами или локальными модулями.

Центральным модулем программного комплекса «ФинЭко» является программа «МультиБухгалтерия». Порождаемые локальными подсистемами проводки, дополненные определенным набором аналитической информации, через дискеты или по сети передаются в подсистему сводного учета - модуль «МультиБухгалтерия», где используются для получения итогов оборотов и остатков синтетических и общих для всей системы аналитических счетов, а также печати соответствующих выходных форм. Функции построения стандартной бухгалтерской и статистической отчетности в рассматриваемом программном комплексе вынесены в модуль «Делопроизводство».

Обратите внимание, что в структуре данной программной системы отдельно не выделены модули для учета расчетов с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами. Частично, функции учета взаиморасчетов выполняются локальными подсистемами, а частично могут быть реализованы в центральном модуле системы - программе «МультиБухгалтерия». То же касается ряда функций учета затрат.

Возможность расширения состава базовых функций системы.

Система автоматизации учета в период внедрения должна быть адаптирована к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации она также подвержена постоянным изменениям. Может расширяться и изменяться состав решаемых задач, подвержены изменениям алгоритмы расчета показателей, формы отчетности и первичных документов и т.п. Поэтому система автоматизации учета должна иметь определенный набор средств для расширения состава базовых функций. Приобретая программу, пользователь должен оценить, какими возможностями расширения функциональности она обладает.

С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности выделяют: системы с замкнутой функциональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью, системы полностью реконфигурируемые.

Системы с замкнутой функциональностью. К ним относятся программные средства с возможностью внесения изменений только самим разработчиком. В таких системах реализована определенная методология ведения компьютерного учета, изменение которой конечным пользователем невозможно. Заранее определены состав форм ввода данных, алгоритмы обработки информации, номенклатура, состав показателей и формы представления выходной информации. Изменение поведения таких систем, если и можно выполнить, то только в очень ограниченных пределах. Применяя их, пользователь должен удовлетвориться теми возможностями, которые в них изначально заложены разработчиком. Всякое развитие и изменение функциональности может быть проведено только при непосредственном участии разработчика.

Существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирования показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов я т.д., пользователь должен ждать от разработчика новой версии. Кроме того, обычно невозможно подстроить такую систему под специфическую отраслевую или внутрифирменную специфику.

В связи с этим, системы с замкнутой функциональностью это либо достаточно простые программные средства, ориентированные на небольшую часть типовых задач, либо системы, сделанные на заказ, под конкретное предприятие или их группу. Предполагается, что пользователь имеет непосредственный контакт с разработчиком, который по его требованию оперативно вносит в программу необходимые изменения.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью. Эти системы построены таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых пределах расширен, дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Например, система может быть настроена самим пользователем на изменения в правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов. Однако вносить изменения в структуру данных в этих программах можно с весьма большими ограничениями.

Многие программные продукты построены таким образом. Например, такие широко известные системы, как «Галактика», «БЭСТ», разработки фирмы «Парус». В них имеются так называемые генераторы отчетов, которые позволяют самому пользователю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую. Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия. Однако внести значимые изменения в структуру базы данных, а соответственно, и в реквизитную структуру экранных форм пользователь не может. Также он не может переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу.

Системы полностью реконфигурируемые. Такие системы предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить новые типы Документов, экранные формы для ввода их информации, структуры Данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов документов. При этом все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации также обычно могут быть перестроены, реконфигурированы. Это означает, что пользователь может камня на камне не оставить от изначально заложенной в программу методологии учета и фактически перепроектировать систему заново. Послед, нее делается редко, но это, в принципе, возможно.

Наиболее распространенными и типичными примерами такого построения систем автоматизации учета являются программы семейства «1С: Предприятие» и «Турбо Бухгалтер». Фактически здесь пользователю предоставляются возможности полного перепрограммирования всей системы, создания собственных форм ввода информации, расчетных алгоритмов, отчетов. Например, система «1С: Торговля и Склад» используется в представительстве Microsoft в России для учета затрат на рекламу, то есть для выполнения функций, в общем, довольно далеких от «чистого» учета торговых операций. Способы достижения полной реконфигурируемости систем будет рассмотрено в главе 10 учебного пособия.

Между рассмотренными базовыми признаками, определяющими различия построения систем, существует взаимозависимость.

Прежде всего, как было указано, имеется связь между информационной моделью учета и способом организации программной системы. Унифицированное представление учетных данных подразумевает и значительную общность основных принципов их обработки, которые, однако, различаются деталями интерпретации учетной информации и отражаются как отклонения и дополнения в общей модели функционирования системы. И наоборот, специализированное по участкам представление информации подразумевает также и специфические принципы организации обрабатывающих ее программных подсистем.

Просматривается связь способа представления учетной информации и возможности расширения базовой функциональности. В случае использования унифицированной модели представления данных для решения задач различных участков учета должны быть сформулированы некоторые правила интерпретации и обработки данных, отражающие специфику задач. При этом пользователи, исходя из особенностей ведения учета на предприятии, эти правила могут сформулировать по-разному. Поэтому такие системы имеют специальные инструменты для описания правил интерпретации и обработки данных, представленных унифицированной моделью. Это позволяет пользователю гибко настраивать систему, дополнять ее новыми задачами без обращения к разработчику. Очень многие (хотя и отнюдь не все) системы автоматизации, построенные на основе унифицированной модели учетных данных, являются полностью реконфигурируемыми.

Например, программы «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем», разработки фирм «Парус» и «Инфин» основаны на унифицированной модели учетных данных. Однако, если первые четыре системы из перечисленных можно с теми или иными оговорками отнести к полностью реконфигурируемым, то последние две имеют лишь ограниченно развиваемую функциональность.

Когда же система состоит из набора специализированных программных модулей, оперирующих каждый со своей, особенной моделью данных, то последняя в значительной степени предопределяет и порядок обработки, ее алгоритмы, которые изначально встраиваются в программу. Поэтому и необходимость в описании правил интерпретации данных самим пользователем в значительной степени уменьшается.

Порядок распространения и тиражирования. Этот критерий позволяет разделить все системы на три группы: системы массового тиража, системы малотиражные, системы индивидуального назначения.

Системы массового тиража. Эти пакеты программ изначально создаются для массового распространения через дилерскую сеть и собственные филиалы в различных регионах. Схема распространения систем массового тиража имеет много общего у разных фирм, но могут быть и отличия (рис. 2.4).

Процесс внедрения производится самим пользователем или с помощью дилеров фирмы-производителя. Значительно реже во внедрении принимает участие сам разработчик. Поэтому такие системы имеют наиболее развитые средства адаптации к потребностям и особенностям учета на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности.

Например, фирма «1С» продает свои программные продукты дилерам либо напрямую, либо через региональных дистрибьюторов. А уже дилеры продают их конечным пользователям. При этом дилерам предоставляются весьма значительные скидки (до 50% и более). Объем прямых продаж конечным пользователям самой фирмой «1С» весьма незначителен. Здесь ставка сделана именно на дилеров, которые и продают программные продукты, и осуществляют их внедрение. Сама же фирма «1С» никогда не принимает участия во внедрении своих программ у конечных пользователей.

Корпорации «Галактика» и «Парус» продают свои программные продукты через центральный офис, региональные представительства и дилеров. При этом объем продаж через центральный офис весьма существенен. Внедрение осуществляется специалистами региональных представительств и дилерами. Однако на особо крупных предприятиях даже в удаленных регионах к внедрению часто привлекаются и ведущие специалисты центрального офиса.

Рис. 2.4. Общая схема распространения систем массового тиража

Рис. 2.4. Общая схема распространения систем массового тиража

Системы малотиражные. Такие системы в большинстве случаев внедряются самим производителем. Он адаптирует систему к особенностям учета предприятия, не внося изменений и дополнений в саму программу, так как основные варианты методологии ведения учета реализованы в системе и следует лишь выбрать из них требуемые пользователю. Однако в отдельных случаях не исключается и доработка программ по желанию заказчика. Чаще всего фирма-разработчик устанавливает систему, обучает персонал и вырабатывает организационные регламенты технологии автоматизированного ведения учета на данном предприятии с помощью программного продукта.

Системы индивидуального назначения. К ним относятся системы автоматизации, созданные конкретной организацией для собственных нужд. Эти пакеты программ наиболее полно учитывают специфику конкретного предприятия, но качество созданной системы сильно зависит от квалификации разработчиков и способности их поддерживать ее в рабочем состоянии. Несмотря на наличие большого числа готовых программ, собственные разработки по разным источникам составляют от 9 до 17%. Кроме того, на крупных предприятиях имеются и собственные специфические разработки, которые реализуют функции, отсутствующие в предлагаемых на рынке программных продуктах.

В связи со сказанным следует различать понятия «программные средства» и «программные продукты». Программные продукты - это программное обеспечение, которое создается для продажи конечным пользователям. Программные средства - более широкое понятие. К ним относятся и программные продукты и программы индивидуального назначения, создаваемые той или иной организацией исключительно для собственных нужд.

Программно-техническая платформа . Существующая компьютерная инфраструктура организации может предопределить и ограничить выбор программных средств автоматизации бухгалтерского учета. С другой стороны, если организация только предполагает создание АИС-БУ, то требования к условиям функционирования выбранного программного продукта могут серьезно повлиять на выбор тех или иных аппаратных средств и системного программного обеспечения. Поэтому один из критериев классификации программных средств АИС-БУ базируется на анализе компьютерной инфраструктуры системы, операционной платформы, под управлением которой работает система, а также инструментальных средств, с помощью которых реализовано программное обеспечение.

Компьютерная инфраструктура системы. Современные системы автоматизации учета поставляются в однопользовательских и многопользовательских версиях. Однопользовательские версии программ ориентированы на автономное использование компьютеров, а многопользовательские, могут функционировать в одноранговых или неоднородных компьютерных сетях на основе архитектуры файл-сервер или клиент-сервер.

Операционная платформа. Однопользовательские системы разрабатываются для применения в среде операционных систем DOS, Windows 3.1/95/98/NT/2000. Подавляющее большинство российских многопользовательских систем автоматизации учета предназначено для эксплуатации под управлением сетевых операционных систем Novell NetWare и Windows NT Server. Существенно реже АИС-БУ создаются на основе сетей, управляемых различными модификациями Unix. Обычно Unix используется только на крупных предприятиях с большим документооборотом. В одноранговых сетях в качестве сетевой среды обычно применяются Windows 95/98/2000. Многопользовательские версии программных продуктов, реализованных в архитектуре файл-сервер, могут функционировать под управлением разных сетевых операционных систем. Однако многие системы («ЮБухгалтерия 7.7 для SQL», «Турбо Бухгалтер» версии 6.0 и др.), построенные на основе архитектуры клиент-сервер, достаточно жестко привязаны к одной сетевой среде - Windows NT Server, поскольку используют СУБД MS SQL-server, которая функционирует только в этой операционной системе.

Клиентская часть многопользовательских систем автоматизации учета, как и однопользовательские системы, функционирует в среде операционных систем DOS, Windows 3.1/95/98/NT/2000.

Инструментальные средства разработки системы. Программное обеспечение современных АИС-БУ создается с привлечением различных средств разработки. Обычно это системы программирования общего назначения и инструментальные средства систем управления базами данных (СУБД). Если в начале 90-х годов для разработки программ учета использовались, преимущественно, инструментальные средства персональных СУБД семейства xBase (Clipper, FoxPro, FoxBASE, dBase), Clarion, Paradox, то сейчас наиболее часто применяются системы программирования Microsoft C++, Delphi, Visual Basic, а также инструментальные средства промышленных СУБД Oracle, MS SQL-server, SyBase, Informix, Progress, InterBase и др. Применение многоплатформенных СУБД позволяет в качестве сетевых серверов использовать различные ЭВМ: PC-серверы, мини-ЭВМ на RISC-процессорах и даже мэйнфреймы (большие ЭВМ). Это предоставляет широкие возможности масштабирования АИС-БУ.

Большинство отечественных разработок так или иначе привязаны к какой-то определенной СУБД, но существуют и российские интероперабельные (не зависящие от способов хранения и доступа к данным) системы, которые могут функционировать в связке с различными СУБД.

Так, например, базовая версия системы «Галактика» использует собственную СУБД, основанную на применении менеджера записей bTrieve, но может эксплуатироваться также в связке с СУБД MS SQL-server, Oracle, DB/2. Благодаря этому АИС-БУ на основе системы «Галактика» может быть построена с использованием любой из этих СУБД. Это весьма актуально для предприятий, которые уже эксплуатируют программное обеспечение, использующее ту или иную конкретную СУБД.

Изложенная развернутая классификация отражает самые общие свойства программных средств, которые кладутся в основу АИС-БУ. Возможно деление и по другим признакам, например, по способам представления и интерпретации системы счетов и системы записей на счетах; особенностям построения документооборота; способам разделения и интеграции учетных данных и др. Признаков может быть много. И чем их больше, тем более разностороннюю и глубокую информацию можно получить о системе автоматизации бухгалтерского учета.

Интегральная классификация в отличие от развернутой классификации группирует программное обеспечение АИС-БУ одновременно по некоторому набору признаков. Наиболее широко применяются две интегральных классификации программных средств АИС-БУ.

Первая интегральная классификация. В основе этой классификации лежит размер хозяйствующего субъекта. В соответствии с этим признаком АИС-БУ подразделяются на системы, предназначенные для малых, средних и крупных предприятий. Такая классификация имеет два основных недостатка. Во-первых, вместо классификации систем автоматизации учета по некоторым потребительским свойствам и принципам построения рассматривается классификация предприятий как потребителей программных продуктов. Фактически классификация программ подменяется классификацией их пользователей. Во-вторых, само понятие размера предприятия слишком размыто, чтобы быть единственным критерием для отнесения систем к тому или иному классу.

Как правило, в основу градации предприятий кладутся сразу несколько признаков: среднесписочная численность работников, обороты за период, численность работников бухгалтерии, распределение работников по участкам учета, объем первичной документации за отчетный период, количество хозяйственных операций и др.

Действительно, часто приведенные характеристики не противоречат друг другу: чем больше численность работников, тем большие обороты имеет предприятие, тем больше документооборот, больше совершается хозяйственных операций и тем больше численность бухгалтерии. Но не исключен и случай, при котором при небольшой численности сотрудников (3-5 чел.) возможен большой оборот при относительно малом объеме операций.

Правильно было бы основой такой классификации считать численность работников бухгалтерии, поскольку при больших объемах информации имеет место распределение функций между ра ботинками, что влияет на выбор программных продуктов, используемых при создании АИС-БУ.

Вторая интегральная классификация. Эта классификация программного обеспечения АИС-БУ, получившая достаточно широкое распространение в середине 90-х годов, учитывает одновременно несколько критериев: функциональные возможности системы и сферу ее применения; принципы построения системы; особенности адаптации к условиям пользователя; особенности сопровождения и технической поддержки (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Интегральная классификация АИС-БУ

Рис. 2.5. Интегральная классификация АИС-БУ

С этих позиций системы автоматизации бухгалтерского учета подразделяются на следующие классы: мини-бухгалтерия; интегрированная система бухгалтерского учета; инструментальная система (бухгалтерский конструктор); бухгалтерский комплекс; бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления предприятием; индивидуальные системы автоматизации бухгалтерского учета; отдельные участки учета.

Мини-бухгалтерия. Системы этого класса предназначены, главным образом, для малых предприятий с бухгалтерией от одного до трех человек и без явной специализации сотрудников на конкретных участках учета. Иногда они используются и в бухгалтериях достаточно крупных организаций, как инструмент главного бухгалтера при ведении сводного учета, а также для учета операций по кассе, банку и учета взаиморасчетов. Некоторые программы данного типа активно используются аудиторами. Программы класса «мини-бухгалтерия» позволяют вести синтетический и несложный стоимостной аналитический учет; вводить и обрабатывать проводки; рассчитать и распечатать показатели главной книги, оборотного баланса, журналы-ордера и ведомости; формировать первичные документы и отчетность.

В качестве примера программ класса «мини-бухгалтерия» можно назвать систему «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт», «Баланс-1» фирмы «Овионт». В начале 90-х годов этот класс программ был очень большим. Однако в настоящий момент большинство разработок, относимых ранее к этому типу, значительно расширили свои возможности и перешли в другие классификационные группы.

Интегрированная система бухгалтерского учета. Системы этого класса в рамках единой программы реализуют замкнутый цикл решения задач учета от обработки первичных документов до получения отчетности.

Программы данного класса ориентированы, главным образом, на малые и средние предприятия с бухгалтерией численностью от двух до пяти человек. В то же время нередки случаи применения их и в более крупных организациях.

Интегрированные системы помимо функций сводного учета поддерживают специфику ведения большинства основных участков учета: учет материальных ценностей, учет основных средств, учет кассовых и банковских операций, расчетов с поставщиками и покупателями и др. Поддержка процедур решения задач по учету труда и заработной платы здесь обычно достаточно ограничена, и эти функции, как правило, выделяются в отдельную программу.

Интегрированные системы обеспечивают многоуровневый натурально-стоимостной аналитический учет. Они основаны на концепции расширенной проводки, в которой наряду с основными реквизитами бухгалтерской проводки содержатся аналитические счета и дополнительные реквизиты, отражающие специфику задач отдельных разделов учета. Расширенные проводки отражаются в книге хозяйственных операций и программа на их основе выполняет все необходимые расчеты, формирует разнообразные выходные формы и стандартную отчетность.

Интегрированные системы поставляются как в локальном, так и в сетевом вариантах. В последнем случае на каждом из компьютеров система устанавливается полностью, так как выполнена не как единый программный модуль.

Типичные представители этого класса: программа «Интегратор» фирмы Инфософт, разработки фирм «Парус», «Инфин», «Инотек».

Инструментальная система (бухгалтерский конструктор).

Системы этого класса, в целом, обладают функциональными возможностями интегрированных систем, но в отличие от них имеют развитые средства настройки на специфику ведения учета в бухгалтерии конкретного предприятия. Эти системы имеют достаточно простой, часто понятный даже бухгалтеру процедурный язык, позволяющий ему самому или с помощью дилера фирмы-разработчика описать процедуры обработки типовых хозяйственных операций и обеспечить отражение их в книге учета хозяйственных операций, Кроме того, система позволяет создавать новые первичные документы и вносить коррективы в действующие, создавать новые фор. мы отчетов и изменять существующие, настраивать план счетов и другие справочники в соответствии с требованиями ведения учета на предприятии. Эти особенности делают программы указанного класса достаточно гибкими, что важно не только с точки зрения адаптации их на конкретных предприятиях, но и с точки зрения приспособления к постоянным изменениям в законодательстве. Сегодня это наиболее распространенный класс программ бухгалтерского учета. Реализуются они в локальном и сетевом вариантах. Основная область применения - малые и средние предприятия.

Представители этого класса: практически все разновидности программы «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С» (кроме базовых версий «1С:Бухгалте-рии» 7.5 и 7.7, которые не допускают реконфигурирования и поставляются как конечные решения); «Финансы без проблем» фирмы «Хакере Дизайн»; «Турбо Бухгалтер» фирмы «Диц»; «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик»; «Янус» фирмы «Порт».

Бухгалтерский комплекс. Системы этого класса состоят из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных участков учета и наиболее полно учитывают особенности их ведения. Здесь реализуется технология работы от первичного документа к проводке, полностью поддерживается специфика ввода исходной и получения выходной информации по каждому разделу учета.

Программы данного класса ориентированы, главным образом, на средние и крупные предприятия при численности бухгалтерского аппарата более пяти человек и явном разделении функций между сотрудниками. В то же время нет никаких особых ограничений на применение бухгалтерских комплексов в малых предприятиях. Организационно АИС-БУ, созданная на основе бухгалтерского комплекса, представляет собой комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ), на каждом из которых установлен программный модуль соответственно выполняемым функциям учета. Бухгалтерские комплексы, в зависимости от технической базы, могут поставляться в виде отдельных локальных АРМ и как сетевые системы.

Представители этого класса: программные комплексы «БЭСТ-4», БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис»; «ФинЭко» фирмы «Авэр».

Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления экономическим объектом. Этот класс систем описан ранее в § 2.2. Напомним, что бухгалтерская компонента является здесь лишь составляющей общей системы управления, которая функционирует согласованно с другими подсистемами управления. По своим функциям и построению бухгалтерская составляющая аналогична классу «бухгалтерский комплекс», но добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами. Ориентированы они на средние, крупные предприятия и предприятия со сложной организационной структурой, включающей удаленные филиалы.

Представители этого класса: система «Галактика» корпорации «Галактика», NS-2000 фирмы Никос-Софт; БОСС (Бухгалтерская офисная сетевая система) фирмы АйТи, «Флагман» фирмы «Инфософт».

Индивидуальные системы бухгалтерского учета. Эти системы создаются применительно к условиям конкретного заказчика, поэтому называются они еще заказными системами. С точки зрения особенностей построения это может быть интегрированная система, бухгалтерский комплекс или бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы. Главное то, что такие системы создаются под конкретный заказ, не являются тиражируемыми и требуют прямого участия разработчика, как на стадии внедрения, так и при эксплуатации.

Важно отметить, что достаточно часто заказные системы создаются как специализированные под конкретное предприятие конфигурации инструментальных систем бухгалтерского учета. Это объясняется тем, что их настройку на специфику задач конкретного предприятия выполнять существенно проще, чем разрабатывать собственные программы с помощью традиционных средств разработки общего назначения: универсальных систем программирования и систем управления базами данных. Этим во многом и объясняется то, что инструментальные системы бухгалтерского учета являются наиболее широко распространенным классом программ. Особенно много таких специализированных конфигураций по индивидуальным заказам создается партнерами фирмы «1С» на основе программных продуктов системы «1С:Предприятие».

Отдельные участки учета. Этот класс систем интегральной классификации в точности соответствует классу «Системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета», выделенному в развернутой классификации по признаку охвата учетные функций (§ 2.2).

Соответствие признаков развернутой классификации класса программных средств АИС-БУ интегральной классификации представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Соответствие признаков развернутой классификации классам программных средств АИС-БУ интегральной классификации

Untitled Document

Классификационная группа
Степень охвата учетных функций
Концепция построения информационной модели
Способ построения программной системы
Возможность расширения базовых функций системы
Порядок распространения и тиражирования
Мини-бухгалтерия
ЧА
У
Е
ОРФ
МТ, МЛТ
Интегрированная система бухгалтерского учета
КА
У
Е
ОРФ
МТ, МЛТ
Инструментальная система (бухгалтерский конструктор)
КА
У
Е
ПР
МТ
Бухгалтерский комплекс
КА
С
КС
ОРФ, ЗФ
МТ, МЛТ
Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления предприятием
БУ-КИС
С
КС
ОРФ
МТ, МЛТ
Индивидуальные (заказные) системы
ОР, ЧА, КА, КА+ОУ, БУ-КИС
У, С
Е, КС
ЗФ, ОРФ
И
Отдельные участки учета
ОР
С
КС
ЗФ, ОРФ
МТ

Примечание: Степень охвата учетных функций: ОР - системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; ЧА - системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; КА - системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета; КА+ОУ - системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; БУ-КИС - системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления хозяйственным субъектом. Концепция построения информационной модели: У - системы универсальной моделью учетных данных; С - системы со специализированными моделями учетных данных. Способ построения программной системы: Е - системы, построенные на основе единого программного комплекса; КС - комплексы специализированных программных модулей. Возможность расширения базовых функций системы: ЗФ - системы с замкнутой функциональностью; ОРФ - системы с ограниченно развиваемой функциональностью; ПР - системы полностью реконфигурируемые. Порядок распространения и тиражирования: МТ - системы массово тиражируемые; МЛТ - системы малотиражные; И - системы индивидуального назначения.

1. Для каких целей необходима классификация программного обеспечения АИС-БУ? Назовите два подхода к классификации ПО АИС-БУ, определите их и различия.

2. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по степени охвата учетных функций. Охарактеризуйте каждый класс и приведите примеры.

3. Достаточно ли просмотреть только состав модулей при оценке ПО АИС-БУ по функциональной полноте?

4. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по концепции построения информационной модели учета. Подчеркните различия используемых информационных моделей учета. Приведите примеры.

5. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по способам построения программной системы. Охарактеризуйте каждый класс и приведите примеры.

6. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по возможностям расширения состава базовых функций системы. Охарактеризуйте каждый класс и приведите примеры.

7. Раскройте классификацию ПО АИС-БУ по порядку распространения и тиражирования. Охарактеризуйте каждый класс и приведите примеры.

8. Как влияет компьютерная инфраструктура экономического объекта, операционная платформа и инструментальные средства на выбор ПО АИС-БУ?

9. Что понимают под интегральной классификацией ПО АИС-БУ?

10. Дайте характеристику ПО АИС-БУ класса «интегрированные системы».

11. Дайте характеристику ПО АИС-БУ класса «инструментальные системы».

12. Дайте характеристику ПО АИС-БУ класса «бухгалтерский комплекс».

13. Назовите несколько принципиальных отличий ПО АИС-БУ класса «бухгалтерский комплекс» от «бухгалтерского комплекса в корпоративной информационной системе управления предприятием».

© Центр дистанционного образования МГУП