Московский государственный университет печати

Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В.


         

Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита

Учебное пособие для вузов


Шуремов Е.Л., Умнова Э.А., Воропаева Т.В.
Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление
1.

Раздел 1. Основы построения автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

1.1.

Глава 1. Понятие автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

1.1.1.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом

1.1.2.

Структура учетной информации

1.1.3.

Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии

1.1.4.

Обеспечивающие компоненты АИС-БУ

1.1.5.

Автоматизированное рабочее место бухгалтера

1.1.6.

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

1.1.7.

Компьютерная форма бухгалтерского учета

1.1.8.

Вопросы для самоконтроля

1.2.

Глава 2. Классификация автоматизировании информационных систем бухгалтерского учета

1.2.1.

Подходы к классификации АИС-БУ

1.2.2.

Развернутая классификация АИС-БУ

1.2.3.

Интегральная классификация АИС-БУ

1.2.4.

Вопросы для самоконтроля

2.

Раздел 2. Организация и технология функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

2.1.

Глава 7. Особенности построения и функционирования многопользовательских АИС-БУ

2.1.1.

Основные принципы построения многопользовательских АИС-БУ

2.1.2.

Технологии многопользовательской работы в АИС-БУ

2.1.3.

Организация информационной базы многопользовательских АИС-БУ

2.1.4.

Вопросы для самоконтроля

2.2.

Глава 8. Зарубежные системы автоматизации бухгалтерского учета

2.2.1.

Краткая характеристика зарубежных программных средств автоматизации учета

2.2.2.

Системные различия западного и российского бухгалтерского учета и подходов к его автоматизации

2.2.3.

Автоматизация параллельного ведения учета в нескольких стандартах

2.2.4.

Вопросы для самоконтроля

3.

Раздел 3. Внедрение и эксплуатация автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

3.1.

Глава 10. Создание и ввод в эксплуатацию АИС-БУ

3.1.1.

Подходы к созданию и внедрению АИС-БУ

3.1.2.

Критерии выбора программного обеспечения АИС-БУ

3.1.3.

Адаптация тиражных программ при создании АИС-БУ

3.1.4.

Ввод АИС-БУ в эксплуатацию

3.1.5.

Вопросы для самоконтроля

3.2.

Глава 11. Эксплуатация и сопровождение АИС-БУ

3.2.1.

Правовая поддержка АИС-БУ

3.2.2.

Методическое сопровождение АИС-БУ

3.2.3.

Обновление программного обеспечения АИС-БУ

3.2.4.

Вопросы для самоконтроля

4.

Раздел 4. Автоматизированные информационные системы анализа и аудита

4.1.

Глава 12. Автоматизированные информационные системы экономического анализа

4.1.1.

Системы автоматизации финансового анализа

4.1.2.

Средства автоматизации внутреннего анализа хозяйственной деятельности

4.1.3.

Системы автоматизации анализа инвестиционных проектов

4.1.4.

Вопросы для самоконтроля

4.2.

Глава 13. Автоматизированные информационные системы аудита

4.2.1.

Особенности проведения аудита в среде АИС

4.2.2.

Программное обеспечение АИС-аудита

4.2.3.

Вопросы для самоконтроля

5.

Литература

Указатели
15   указатель иллюстраций
Рис. 5.1. Классификация адаптационных средств программного обеспечения АИС-БУ

Жизненный цикл автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета включает три основные стадии: приобретение/создание системы; ввод системы в эксплуатацию; эксплуатация, сопровождение и развитие системы. Различные стадии следует рассматривать во взаимосвязи, поскольку они тесно переплетены друг с другом. Это связано с тем, что часто АИС-БУ создается и вводится в эксплуатацию поэтапно. В этом случае создание и внедрение новых модулей проводится совместно с эксплуатацией уже существующих. Порядок ввода в эксплуатацию зависит от состава используемых технических средств и выбранного программного обеспечения, а развитие системы предполагает преемственность технологии эксплуатации.

Создание АИС-БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования: технических средств;

системного и вспомогательного программного обеспечения; специализированного программного обеспечения. Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.

Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС-БУ. В общем случае состав перечисленных компонент зависит от:

  • целей и задач создаваемой системы обработки данных;
  • числа ее пользователей;
  • предполагаемой технологии организации многопользовательской работы;
  • наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры;
  • состава уже используемого системного и вспомогательного программного обеспечения;
  • планируемого объема затрат на создание АИС-БУ.

АИС-БУ может создаваться как:

    1) система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета;

    2) система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

    3) составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Первый вариант. На рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Однако при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при ведении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по-разному. Вследствие этого при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.

Второй вариант. При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т.д.

Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых производится, поскольку себестоимость определяется по данным прихода. До ввода, всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т.д. Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.

Третий вариант. При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. При этом, чем крупнее предприятие и чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.

Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. Помимо чисто содержательных аспектов работы, в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, определяемых технологией использования конкретных программных средств. Для многопользовательских АИС-БУ, которые по тем или иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т.д.

При создании АИС-БУ, использующей единое информационное поле, многие из рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Например, его нельзя создать в том случае, когда бухгалтерия использует данные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в режиме реального масштаба времени не может быть налажен.

Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.

В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления - весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантированно успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы отнюдь не все предприятия.

Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время, финансовый учет и составление внешней отчетности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам - везде достаточно сложны и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим предприятиям.

Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, наконец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности.

Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять системно. Типичной ошибкой при внедрении АИС-БУ в начале-середине 90-х годов было бессистемное внедрение разрозненных, не связанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия вынуждены были отказываться от ранее приобретенного или самостоятельно созданного программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных программных средств, потенциально способных охватить все функции учета. Поэтому, даже при создании АИС-БУ как системы автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета, следует заранее выбирать такое программное обеспечение, возможности которого в последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя все больший и больший набор функций.

Например, создавая АИС-БУ на основе программы «1С:Бухгалтерия 7.7» не обязательно пытаться сразу использовать все ее возможности. Освоение ее функций можно начать с ручного ввода проводок и получения основных выходных форм, представляющих бухгалтерские итоги. Параллельно с этим «низовые» участки учета можно вести вручную. По мере накопления опыта и наполнения справочников можно перейти к применению встроенных в типовую конфигурацию программы документов, что позволит автоматически составлять соответствующие им проводки.

При внедрении многомодульных программных комплексов можно начать с приобретения и освоения возможностей одного-двух модулей, а потом докупать их по мере необходимости. Например, программный комплекс «Галактика» содержит около 40 модулей, предназначенных для решения задач бухгалтерского, оперативного и кадрового учета, планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства, управления финансами, снабжением, сбытом, маркетингом и т.д. Понятно, что внедрение всех их сразу не только нецелесообразно, но и просто невозможно. Поэтому внедрение системы «Галактика» обычно начинается с нескольких модулей, предназначенных для решения наиболее важных и сложных для данной организации задач, и далее постепенное развитие автоматизированной системы управления предприятием происходит за счет ее дополнения новыми модулями.

При поэтапном развитии АИС-БУ во внимание должны приниматься уже имеющийся парк вычислительной техники, периферийных устройств и сетевая инфраструктура предприятия.

Часто для внедрения новых версий программного обеспечения, новых модулей или просто для повышения производительности АИС-БУ требуется модернизация или вообще полная замена имеющихся компьютеров. Это достаточно дорогостоящее мероприятие, которое может занять продолжительное время, поскольку старые компьютеры надо демонтировать, установить новые, загрузить в них и должным образом настроить необходимое программное обеспечение. Возможно альтернативное решение, когда вместо радикального обновления всех компьютеров рабочих мест приобретается только один мощный сетевой сервер и развертывается специальное системное программное обеспечение, позволяющее перенести на него все функции по решению задач, оставляя за компьютерами рабочих мест роль простого терминала. Такого рода систему можно развернуть быстрее, и модификация аппаратного обеспечения в этом случае часто требует меньших затрат. Немаловажно и то, что использование централизованной технологии обработки данных в определенном смысле упрощает администрирование системы. Однако такое решение возможно не всегда.

Эффективное многопользовательское применение многих пакетов программ требует высокопроизводительного сетевого оборудования. Поэтому вопрос о возможности перехода к использованию такого рода систем автоматизации часто упирается в необходимость радикального изменения сетевой инфраструктуры предприятия, что тоже не всегда возможно.

Так, например, по свидетельству специалистов фирмы «Никос-Софт» нередки случаи, когда радикально изменить сетевую инфраструктуру предприятия чрезвычайно затруднительно, потому что для прокладки нового сетевого кабеля нужно вскрывать полы и перекрытия основных производственных помещений, что требует полной или частичной остановки основных технологических процессов. В подобных случаях многие из ныне существующих программных средств использоать нельзя, а единственным выходом является применение централизованной технологии обработки данных, при которой нагрузка на сетевую инфраструктуру минимальна.

Важным фактором, влияющим на создание и развитие АИС-БУ, является состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения. Как уже указывалось ранее, несмотря на то, что в подавляющем числе организаций в качестве клиентских операционных систем используются те или иные разновидности Windows, иногда приходится сталкиваться с желанием использовать в АИС-БУ программы для DOS. В этом случае не нужно обновлять большое число компьютеров для их соответствия требованиям программ, использующих Windows. При внедрении и развитии системы компьютерного учета имеет значение и то, под управлением каких сетевых операционных систем могут функционировать внедряемые программы. Большинство разработок могут использоваться совместно с Novell Netware, Windows NT Server, Windows Server 2000. Однако иногда более высокую производительность работы многопользовательской системы обработки учетных данных может обеспечить та или иная разновидность операционной системы Unix. А наиболее известные и широко распространенные российские разработки не могут работать совместно с ней. В то же время эксперименты различных фирм-производителей ПО бухгалтерского учета показывают, что использование Unix в качестве ОС сетевого сервера нередко дает более высокую производительность системы в целом, чем применение упомянутых выше сетевых ОС фирм Novell и Microsoft. Кроме того, некоторые разновидности Unix (Linux, FreeBSD) распространяются бесплатно, и это может снизить стоимость создаваемой АИС-БУ. При этом, в качестве клиентских ОС на рабочих местах могут использоваться привычные всем DOS и Windows. Проблема лишь в том, чтобы найти специалистов, способных квалифицированно сопровождать сеть, управляемую Unix.

При выборе специализированного ПО АИС-БУ имеет значение также и то, на основе, какой СУБД оно базируется. Дело в том, что на многих крупных предприятиях для решения различных задач обычно уже используется та или иная разновидность мощных промышленных СУБД, которую желательно использовать и при создании АИС-БУ.

Из сказанного следует, что создание АИС-БУ требует взаимосвязанного решения всей совокупности вопросов системной интеграции информационной системы, включая выбор специализированного программного обеспечения, технических средств, системного программного обеспечения и СУБД. При этом центральным вопросом является проблема выбора специализированного программного обеспечения, которое будет использоваться для решения задач бухгалтерского учета.

В связи с этим перед руководством предприятия и бухгалтерией встает вопрос: что лучше - приобрести готовые тиражируемые программные средства или создавать оригинальную систему с привлечением специализированных фирм-разработчиков или собственными силами? Плюсы и минусы имеются и у первого, и у второго подхода. Все зависит от целей автоматизации информационного процесса, а также реальной оценки собственных финансовых и профессиональных возможностей. Уникальные разработки дороги, а сопровождение такой системы делает ее еще дороже. Создание системы собственными силами опасно тем, что разработчики часто ориентируются на требования руководства в ущерб качеству проектируемой системы. А неправильно выбранная стратегия автоматизации, профессиональный уровень разработчиков, увольнение одного из ведущих разработчиков и вовсе может поставить под угрозу реализацию всего проекта и приведет к потере времени и денежных средств. Поэтому приобретение тиражируемой системы солидной и надежной фирмы-разработчика и доведение ее до требований конкретного предприятия обычно является более предпочтительным вариантом.

Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач учета, закономерно ставит вопрос об эффективном выборе программного обеспечения для АИС-БУ. Задача выбора усложняется существенными различиями в концепциях построения программных средств, их функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей, возможности использования на различных программно-аппаратных платформах, стоимости и т.д.

В таблице 10.1 приведен набор общих критериев выбора программ для предприятий разных типов, условно классифицированных по числу сотрудников бухгалтерии.

Классификация, построенная на критерии числа сотрудников бухгалтерии предприятия, конечно, не является единственной при рассмотрении всего спектра различий программных систем, а приведенные в таблице цифры, характеризующие число сотрудников бухгалтерии для выделенных классификационных групп весьма условны. В то же время эта классификация неявно определяет степень специализации различных сотрудников, а, следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент программного обеспечения.

Таблица 10.1.

Общие критерии выбора программного обеспечения бухгалтерского учета

Untitled Document

Тип бухгалтерии
Основные критерии выбора ПО АИС-БУ
1
2
Малая
(1-3 чел.)
1. Унифицированная модель представления данных.
2. Единая программная среда.
3. Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства.
4. Функционирование в одноранговой сети или в сети ПК с выделенным сервером.
5. Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы производителя ПО в собственном регионе.
6. Возможность совместного использования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей.
Средняя
(4-6 чел.)
1. Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей.
2. Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки.
3. Функционирование в сети ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер.
4. Функции разграничения прав доступа пользователей к данным.
5. Возможность совместного использования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки.
Крупная
(>6 чел.)
1. Построение системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей.
2. Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки.
3. Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД
4. Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий.
5. Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства.
6. Возможность совместного использования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки.
Корпоративная
1. Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации.
2. Развитые средства репликации данных удаленных подразделений.
3. Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах.

Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1-3 человека, наиболее целесообразным представляется применение ПО АИС-БУ, основанного на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически ограничивается формированием расширенных проводок с минимальной аналитической информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и нередко выполнения технологических процедур вспомогательного характера, связанных с обменом информацией. Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение единой программной среды.

С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того, обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ.

Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АИС-БУ и привязку программ к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому здесь для адаптации ПО АИС-БУ могут привлекаться собственные квалифицированные сотрудники, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня. У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны внешних специалистов - дилеров производителя, либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в программы проблемно-ориентированных адаптационных средств. Другой аргумент в пользу несложного в эксплуатации проблемно-ориентированного инструментария в ПО АИС-БУ, предназначенного для небольших предприятий, состоит в том, что здесь, как правило, учет проще и потому ниже потребность в функциональной полноте системы, которая может быть достигнута за счет применения относительно простых адаптационных механизмов.

С рассмотренными выше аргументами общего характера связан и критерий поддержки возможности совместного использования с другим офисным ПО. Для предприятий, имеющих собственный штат программистов, весьма актуальна возможность организации связи стандартного ПО АИС-БУ независимого производителя с программами собственной разработки. А для предприятий, не имеющих своего фонда программ, актуальным является, главным образом, возможность его комплексного использования с программами других независимых производителей.

Требования к возможности функционирования программных систем в среде вычислительных сетей и на разных программно-аппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей ПК на платформе Intel с использованием той или иной разновидности Windows. Для более крупных бухгалтерий желательны программные системы, функционирующие в сетях ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АИС-БУ с большим числом рабочих мест бывает актуально применение неоднородных сетей с использованием серверов на более мощных программно-аппаратных платформах. Отсюда и требования к специализированным программам, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии «тонкого» клиента.

Для корпоративных систем критерии выбора ПО АИС-БУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.

Приведенные критерии определяют только самые общие требования к специализированному программному обеспечению АИС-БУ, однако они позволяют сузить выбор систем автоматизации, включаемых в дальнейшее рассмотрение.

Определив наиболее подходящую группу программных средств, при детальном анализе конкретных программ следует обратить внимание на следующие факторы:

  • возможность применения специализированных программ в используемых предприятием программно-аппаратных средах;
  • состав вспомогательного программного обеспечения (СУБД и проч.), необходимого для функционирования специализированных программ;
  • функциональные возможности - степень автоматизации и полноту решения наиболее сложных и важных для предприятия задач учета;
  • состав адаптационных средств - возможности настройки программы на специфику ведения учета в организации;
  • удобство пользовательского интерфейса - при вводе и корректировке данных, организации доступа к исходной и результатной информации;
  • средства защиты данных от несанкционированного доступа, а также средства восстановления при сбоях в работе компьютерной системы или в результате ошибок при эксплуатации;
  • возможность совместного использования с другими программными продуктами собственной разработки или других производителей, а также с офисным программным обеспечением общего назначения;
  • качество, полноту и удобство использования документации, наличие дополнительных методических материалов по применению программных средств;
  • надежность и перспективность фирмы-разработчика, наличие региональных филиалов, дилерской сети и возможности фирменной поддержки пользователей. От этого зависит профессиональная поддержка системы в процессе ее эксплуатации, возможности ее последующего развития;
  • ценовую политику разработчика - стоимость лицензий на приобретение программы и оказания услуг по ее внедрению, сопровождению, состав скидок при приобретении новых версий;
  • возможность поддержки со стороны аудиторских и консалтинговых фирм.

Одним из важнейших факторов выбора ПО АИС-БУ является его функциональная полнота. Однако совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, одни предприятия, имеющие на балансе незначительное количество объектов основных средств, не нуждаются в развитой поддержке функций их учета. Другим - при выполнении расчетов по начислению зарплаты не требуются функции по учету северных надбавок, а на многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д. Поэтому требования к функциональной полноте ПО АИС-БУ должны рассматриваться индивидуально каждым предприятием. Кроме того, в понятие функциональная полнота в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. При этом следует иметь ввиду, что для многих программных систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании имеющихся у них адаптационных средств.

Очень важным является анализ ценовой политики поставщика программы. Здесь надо принимать во внимание не только цену приобретения лицензий на использование программы, но и стоимость ее обновления при выходе новых версий, а также стоимость услуг по внедрению, адаптации и сопровождению.

Тиражную компьютерную программу следует рассматривать и как готовое решение, предлагающее определенную методологию ведения учета, и как инструмент, способный адаптироваться к конкретным потребностям конкретных пользователей. Предлагаемое на рынке программное обеспечение бухгалтерского учета обычно позволяет с той или иной степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учета и составления отчетности. Однако нормативная база учета постоянно меняется, что требует либо перехода к новым версиям программ, либо их подстройки самим пользователем под изменившиеся условия.

Кроме того, в тиражном программном продукте нельзя заранее предусмотреть все, поскольку на конкретных предприятиях существует множество специфических учетных задач, для которых трудно разработать общую, универсальную технологию решения. В особенности это касается задач управленческого учета. Поэтому достаточно большое число пользователей желают как можно полнее «подстроить» программу под особенности ведения учета на собственном предприятии.

При ориентации на массовое распространение программных продуктов разработчики часто не принимают непосредственного участия в их внедрении у конечных пользователей. Поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении программного обеспечения. Это свойство обеспечивается за счет встраивания в программы различных адаптационных средств, позволяющих выполнять настройку программных средств либо самим пользователем, либо специализированными внедренческими фирмами.

Основное назначение адаптационных средств бухгалтерских программ:

  • настройка параметров функционирования программы; определение правил автоматизированного формирования записей массива хозяйственных операций и котировки документов;
  • уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, если это необходимо, разработка собственных отчетных форм; но уточнение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их печатных форм.

По уровню компьютерной подготовки пользователей разделяют пользовательские (непрофессиональные) и профессиональные адаптационные средства (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Классификация адаптационных средств программного обеспечения АИС-БУ

Рис. 5.1. Классификация адаптационных средств программного обеспечения АИС-БУ

Пользовательские адаптационные средства ориентированы на применение конечным пользователем системы и не требуют от него профессионального уровня компьютерной подготовки. Профессиональные адаптационные средства предназначены для специалистов по использованию компьютерной техники и программного обеспечения и требуют высокого уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, а часто и серьезных навыков программирования.

По уровню настройки адаптационные средства подразделяются на средства параметрической настройки и средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта.

Средства параметрической настройки позволяют определять параметры, регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их выполнения. Следует разделять данные, которые программа использует при вычислениях, и параметры, регулирующие их выполнение.

Например, при выполнении ввода данных накладной параметрически может регулироваться факт вхождения или не вхождения НДС в цены товарно-материальных ценностей, указываемых в фактурной части документа. При задании характеристик учетной политики с помощью параметра можно выбирать способ расчета себестоимости (по средневзвешенной цене, методами ФИФО, ПИФО) при передаче материалов в производство и при реализации товаров и готовой продукции. Характеристики активности счета по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, забалансовый) или типа сальдо счета (свернутое, развернутое) тоже являются параметрами, определяющими алгоритм расчета сальдо счета и ряд других особенностей обработки связанных с ним данных.

При внедрении системы требуется установить некоторые глобальные параметры, необходимые для работы программы. Их можно разделить на бухгалтерские и технологические.

Бухгалтерские параметры определяют правовой и организационный статус предприятия, специфику его деятельности, начало расчетного периода, характеристики учетной политики (метод списания себестоимости материальных ценностей, порядок определения выручки от реализации для целей налогообложения, метод начисления амортизации (износа) основных средств и т.п.), национальную валюту, способы пересчета иностранных валют в национальную и т.д.

Технологические параметры определяют различные характеристики ввода, отображения и печати данных (например, какие поля записи должны переноситься в новую запись при выполнении операции копирования); способы пересчета (ручной или автоматический) итогов; права пользователей на доступ к данным и выполнение различных функций программы и т.д. Способы установки этих параметров специфичны для каждой программы и обычно описываются в документации.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта позволяют определять формулы и даже целые программы, используемые при расчете сумм проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых по данным первичных документов, вычислении показателей отчетов, выполнении вспомогательных вычислений. В некоторых системах автоматизации с помощью этих средств можно переопределять или создавать новые экранные формы, отчеты, описывать алгоритмы выполнения разного рода регламентных работ и т.д.

Обычно считается, что средства параметрической настройки являются пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой прикладных решений - профессиональными. Однако это не совсем так. Иногда правильно установить необходимую комбинацию параметров может только специалист, хорошо понимающий особенности функционирования программного продукта. И наоборот, часто для того, чтобы составить типовую операцию или формулу расчета того или иного показателя отчета специальных познаний не требуется, и выполнить соответствующие действия может даже относительно неподготовленный пользователь.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта следует разделять на встроенные ( внутренние ) и внешние.

Внутренние средства создаются разработчиком программного продукта и тем или иным способом встраиваются в систему или поставляются с ней в виде отдельной программы. Они предназначены для создания расчетных формул или целых программ на встроенном языке системы, проектирования внешнего вида экранных форм и отчетов.

Например, со стандартной и профессиональной версиями «1 (^Бухгалтерии 7.7» поставляется программа «Конфигуратор», которая позволяет вносить изменения в конфигурацию системы. С ее помощью можно проектировать экранные и печатные формы документов, создавать новые справочники, отчеты, формы представления реестров документов и операций, разрабатывать программы на встроенном языке системы, определять пользователей, их права и т.д. Средства создания типовых операций «1С:Бухгалтерии» также можно отнести к встроенным средствам внесения изменении в слой прикладных решений.

Внешние средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта, как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета только разрабатывают принципы и технологию их использования совместно со своими разработками.

Например, некоторые программы, основанные на применении СУБД, предоставляют опытному пользователю возможность создания собственных запросов к базе данных на универсальном языке SQL (Structured Query Language), который «понимают» все мощные СУБД. В некоторых разработках можно заменять отдельные составляющие системы программами, разработанными с применением универсальных систем программирования Visual Basic, Delphi и др. Совместно с некоторыми системами можно применять универсальные генераторы отчетов типа Crystal Reports. Разработчик системы автоматизации не имеет никакого отношения к созданию этих средств. Он лишь разрабатывает технологию их применения совместно с поставляемыми им программными продуктами.

Встроенные средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта могут быть как пользовательскими, так и профессиональными. Внешние средства, как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими и сопровождающими систему автоматизации.

Предлагаемые на рынке программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, могут быть использованы:

  • как готовое решение;
  • как готовое решение с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки;
  • с перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета.

Системы с замкнутой функциональностью могут использоваться только как готовые решения.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего - это настройки типовых операций и правил котировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение изменений в слой прикладных решений.

Установив готовое решение, его можно сразу использовать для ведения учета. При этом для привязки программы к особенностям учетной политики предприятия достаточно использования простых средств параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АИС-БУ только задач финансового учета и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом.

Сказанное верно отнюдь не всегда. Например, если учетная политика предприятия предполагает списание себестоимости реализованных товаров методом ЛИФО, то при использовании «1С:Бухгалтерии 7.7» средств параметрической настройки достаточно, поскольку реализация этого метода изначально заложена в типовую конфигурацию, и нужно лишь указать в специальной экранной форме, что следует применять именно этот метод. При использовании же программы «Финансы без проблем» придется выполнять переопределение стандартно поставляемых настроек типовых операций, поскольку они не включают описание алгоритма соответствующих расчетов. Таким образом, в данной ситуации использовать стандартный вариант поставки программы «Финансы без проблем» в качестве готового решения нельзя и ее следует существенно реконфигурировать.

Применение любой комплексной системы ведения бухгалтерского учета как готового решения совершенно не означает, что все задачи будут выполняться в автоматизированном режиме. Любая программа, обеспечивающая комплексное решение задач бухгалтерского учета, предоставляет возможность ввода проводок, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, представляющих данные о движении средств по счетам. В большинстве случаев можно говорить и о возможности подготовки и печати наиболее распространенных первичных документов: платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д. Однако реализация более специфичных задач, таких как расчет себестоимости списываемых на производство материалов, начисление износа основных средств, расчет курсовых разниц и т.д. программой может не обеспечиваться потому, что внедряемая система автоматизации как готового решения не включает соответствующих функций (не приобретен необходимый модуль, не реализован соответствующий алгоритм). Кроме того, во многих случаях программные средства обеспечивают правильное выполнение определенной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета.

Например, для корректного расчета развернутого сальдо при использовании любой программы следует вести аналитический учет на счетах взаиморасчетов. В противном случае в ряде ситуаций развернутое сальдо будет вычисляться неверно, поскольку исходная информация не позволит программе разделить движение средств по разным контрагентам. Программы несут в себе различную методологию компьютерного учета. Например, в программном комплексе «БЭСТ-4» для корректного расчета курсовых разниц по определенному счету нужно, чтобы движение средств по каждой валюте отражалось на отдельном субсчете. Многие другие программы такого требования не предъявляют.

Для возможности автоматизированного составления многих форм регламентированной отчетности от пользователя требуется строгое следование рекомендуемой разработчиком системе субсчетов и аналитических счетов, поскольку алгоритмы расчета включаемых в них показателей используют сведения об остатках и оборотах конкретных субсчетов или аналитических счетов. Если пользователь не ведет эти субсчета (аналитические счета) или отражает на них иную, чем рекомендовано разработчиком программы, информацию, то отчетность будет составляться неверно и соответствующие формы придется заполнять вручную. Более того, даже при строгом следовании рекомендациям разработчиков программы не все формы могут быть заполнены в автоматизированном режиме, поскольку для расчета некоторых показателей бывает необходимо привлекать данные, которых нет в информационной базе учета.

Разработчики наиболее широко тиражируемых программных продуктов уделяют методологии компьютерного учета особо пристальное внимание для того, чтобы их можно было использовать как готовые решения в части решения задач финансового учета и составления отчетности.

Например, типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии 7.7» тщательно выверяется опытными аудиторами и специалистами по организации компьютерного учета на предмет соответствия требованиям Минфина и налоговых органов РФ. Она сертифицирована Минфином РФ на соответствие требованиям ведения бухгалтерского и налогового учета. Заложенная в нее структура учета учитывает множество возникающих при составлении отчетности нюансов и потому настоятельно рекомендуется придерживаться используемых в ней аналитических разрезов даже в том случае, если они, на первый взгляд, представляются избыточными.

Таким образом, чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений, необходимо строго следовать методическим рекомендациям разработчика программного продукта. Это часто требует изменения привычной методологии ведения бухгалтерского учета при внедрении программных средств в эксплуатацию. Многие предприятия оказываются к этому не готовы, и потому может рассматриваться как готовое решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение изменений в слой прикладных решений.

Несмотря на то, что внедрение типовых решений нередко связано с ломкой старых подходов к ведению учета, его старой, привычной технологии, не следует забывать, что такие решения не создаются на пустом месте, а являются результатом долгого труда, обобщения и переосмысления практики ведения учета многих организаций. Эти решения включают в себя лучший опыт хозяйствования и управления предприятиями. Если обратиться к западному опыту, то можно видеть, что там даже организацию бизнеса нередко подстраивают под компьютерные программы ведущих производителей, хорошо понимая, что предлагаемые в них решения специальным образом оптимизировались с учетом накопленного опыта внедрений.

При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений, не затрагивающих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки, пользователь или специалисты по внедрению так или иначе модифицируют слой прикладных решений программы. Уровень сложности внесения такого рода изменений может быть различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих действий по силам даже относительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто, для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов или определения алгоритмов расчета показателей отчетов требуется привлечение профессиональных специалистов по внедрению и сопровождению программ.

Например, при использовании готового решения - типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» пользователь может расширить ее возможности за счет составления собственных типовых операций. Приобрести навыки их составления относительно несложно, и эти действия могут быть выполнены в непосредственном режиме работы с информационной базой системы. Такие изменения не затрагивают типовую конфигурацию.

Изменять конфигурацию программы намного сложнее. Для облегчения внесения небольших дополнений, не затрагивающих структуру учета типовой конфигурации, в программе предусмотрено множество так называемых «конструкторов», которые позволяют конечному пользователю, даже совершенно не знакомому с программированием, формировать новые справочники, документы и отчеты. Кроме того, на дисках информационно-технологического сопровождения (ИТС) постоянно публикуются методические материалы по созданию дополнений к типовым конфигурациям силами самих конечных пользователей. В частности, там приводятся рекомендации о том, как менять конфигурацию таким образом, чтобы издаваемые самой фирмой «1С» дополнения и новые версии типовых конфигураций не конфликтовали с ранее созданными пользовательскими настройками. Но все-таки, конфигурирование - сложная задача, требующая большого опыта работы с программой, а часто и серьезных навыков программирования. Поэтому для выполнения этих действий обычно привлекаются профессиональные специалисты по внедрению и сопровождению.

Во многих программах, особенно рассчитанных на крупные предприятия, все адаптационные средства достаточно сложны и рассчитаны, в первую очередь, на профессионалов по применению средств вычислительной техники.

Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета, сопровождаемое перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета. Возможности выполнения подобного рода перенастройки у систем с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в немалой степени различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно применять только изменение системы типовых операций, части правил обработки документов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без непосредственного участия разработчика программы здесь нельзя. В полностью реконфигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или большую часть расчетных алгоритмов, экранных форм, а нередко и структуры баз данных.

Необходимость внесения серьезных изменений в типовую методологию учета обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением стандартных задач финансового учета и желают в полном объеме автоматизировать функции ведения управленческого учета на своем предприятии в точном соответствии со своими потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой функциональностью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто невозможно. Это может потребовать внесения в программу таких изменений, которые выходят за рамки открытых для модификации компонент слоя прикладных решений. В полностью реконфигурируемых системах возможности изменения методологии компьютерного учета практически безграничны, поскольку здесь можно не только реализовать или переопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации.

Многие пользователи полностью реконфигурируемых систем автоматизации бухгалтерского учета, таких как «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» стремятся к тому, чтобы полностью «подогнать» программное обеспечение к предъявляемым ими требованиям. Одной из причин отказа от типовых решений является привычка пользователей к определенной методологии ведения бухгалтерского учета и их нежелание отказываться от выработанных годами подходов к формированию записей на счетах, ведению аналитического учета и составления отчетности. Специализированные внедренческие фирмы обычно охотно идут на реконфигурирование программ, поскольку выполнение подобного рода работ приносит им значительную прибыль. Во многих случаях стоимость выполнения работ по реконфигурированию в несколько раз превышает стоимость самого программного продукта. Поэтому, приступая к серьезным изменениям, следует хотя бы ориентировочно оценить стоимость и продолжительность необходимых работ.

Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и отказ от типовой методологии учета, предлагаемой их разработчиками, очень ответственный шаг, поскольку в этом случае часто приходится полностью отказаться от возможности применения новых типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фирмой-разработчиком в связи со сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации индивидуальных решений также может оказаться существенно более высокой, чем при использовании типовых решений.

Нередко желание создать индивидуальное решение бывает вызвано отраслевой спецификой учета на предприятии. В этой связи следует иметь в виду, что для некоторых полностью реконфигурируемых систем автоматизации учета имеются библиотеки специализированных отраслевых решений. Так, например, фирмой «1С» и ее многочисленными партнерами создано большое число специализированных конфигураций программ системы «1С:Предприятие 7.7», предназначенных для решения задач учета на предприятиях различных сфер деятельности. Поэтому, перед тем как принять решение о создании полностью оригинальной конфигурации следует внимательно ознакомиться с набором уже существующих готовых решений. В таком поиске большое подспорье может оказать регулярно переиздаваемая фирмой «1С» брошюра «Внедренные решения на основе системы программ «1С:Предприятие», содержащая аннотации различных прикладных решений, созданных партнерами фирмы «1С» для автоматизации учета в различных областях деятельности с учетом внутрифирменной и отраслевой специфики предприятий. Вполне возможно, что среди них найдется такое, которое уже апробировано на схожих предприятиях и в него потребуется внести лишь небольшие дополнения.

Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек. Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на совместимость с уже имеющимися процедурами обработки данных. Поэтому следует сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутствующим функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную ответственность исполнителей и заказчика. Все это необходимо свести в единый документ или их совокупность, обычно именуемую «Техническим заданием».

В техническом задании должны быть отражены виды учета (оперативный, бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложения), которые затрагиваются производимыми изменениями. Должны быть перечислены и подробно описаны все внутренние документы, специфические отчеты, а также аналитические разрезы, необходимые для ведения учета и составления отчетности.

В техническом задании должны быть отражены структура подразделений и филиалов предприятия, его виды деятельности, учетная политика, штатное расписание, должностные инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация которых должна быть выполнена в первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо тщательно.

В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно характеризующие все необходимые изменения в составе и структуре нормативно-справочной информации; структуре аналитического учета; перечне, реквизитном составе, порядке организации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных документов и их журналов; в номенклатуре, реквизитном составе и формах представления отчетов. Следует уделить внимание формулировке пожеланий к особенностям эксплуатации автоматизированной системы с учетом сложившегося разделения труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных заинтересованных служб предприятия.

Помимо описания функционально-технологических особенностей построения и эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в работе по проекту, график выполнения пуско-наладочных работ методы реализации решений.

Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы. Вообще говоря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект технического задания он представляет со своей стороны, можно косвенно судить о его опыте в выполнении подобного рода работ. Опытный исполнитель постарается как можно полнее и детальнее прописать состав необходимых работ, порядок и условия их выполнения, обоюдную ответственность сторон.

Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета проводят аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов. Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимание на наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из признаков подготовленности внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель может выдвинуть предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов, достижение более полного и достоверного отражения учетной информации, снижение трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу отвергать выдвинутые предложения, поскольку специалисты по внедрению систем компьютерного учета обобщают опыт их настройки и эксплуатации у большого числа клиентов.

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного персонала и т.д. Персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку к работе на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

  • аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и расчетов; установка программного обеспечения;
  • создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;
  • ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедится в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

После успешной установки бухгалтерской программы, работающей под управлением DOS, часто требуется внести изменения в ряд параметров файлов config.sys и autoexec.bat и перезагрузить компьютер. Системы, работающие в среде Windows, обычно сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции. На рабочем столе компьютера, как правило, появляется пиктограмма запуска программы.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и др. При использовании ключевых дискет программу лучше «привязать» к конкретному компьютеру, иначе каждый раз при начале работы придется использовать ключевую дискету. Количество привязок фирмами-разработчиками обычно ограничивается (например, тремя). Одна привязка - основная, другие - резервные. К резервным привязкам обращаются только при порче записанных на жесткий диск программ или замене аппаратных средств компьютера. Привязку следует выполнять после проверки работоспособности бухгалтерской программы. После привязки с программой можно работать без ключевой дискеты.

Иногда при записи на жесткий диск программа привязывается к уникальным характеристикам компьютера и при запуске ключевая дискета не требуется. Однако модернизация компьютера может привести к отказу работы программы.

Регистрационные номера вводятся один раз при установке системы.

При поставке программы с электронным ключом защиты от тиражирования он вставляется в разъем параллельного порта компьютера, а принтер подключается к порту через ключ. Наличие ключа не влияет на работу компьютера. При работе в сетях используются сетевые ключи, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно работающих копий программы. Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом.

Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники разделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов - план счетов, справочники объектов аналитического учета - подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д. Особенности построения, организации и работы с этими справочниками были подробно рассмотрены в главе 3.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМ, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или одновременно с созданием всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таблицей ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно, составив оборотную ведомость, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе - остатки необходимо вводить «задним числом», т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) - тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета>субсчета >счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету - по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, «горячих» клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер.

1. Назовите три стадии жизненного цикла АИС-БУ.

2. Какие факторы влияют на создание АИС-БУ

3. В каких вариантах может создаваться АИС-БУ?

4. Охарактеризуйте вариант создания систем автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета. Какие проблемы могут возникнуть здесь при внедрении?

5. Охарактеризуйте вариант создания систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Назначение регламентов коллективной работы бухгалтерии.

6. Охарактеризуйте вариант создания АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

7. Какие проблемы возникают для систем, не имеющих единого информационного поля, и всегда ли можно и нужно создавать системы с единым информационным полем.

8. Внедрение комплексной АИС-БУ осуществляется сразу или поэтапно?

9. Как выполняется поэтапное внедрение АИС-БУ? Какой основной принцип должен соблюдаться и в чем его суть? Приведите примеры поэтапного внедрения систем учета.

10. Какое альтернативное решение модернизации или полной замене имеющихся компьютеров можно предложить при расширении состава модулей или внедрении новых версий АИС-БУ?

11. Как влияет состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения на создание и развитие АИС-БУ?

12. Почему предприятиям выгоднее приобретать тиражируемые АИС-БУ, чем создавать собственные уникальные системы?

13. Назовите критерии выбора систем автоматизации учета для предприятий.

14. Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС-БУ: для малых предприятий; для средних предприятий; для крупных и корпоративных предприятий?

15. На какие еще критерии, помимо определяемых размером бухгалтерии, следует обращать внимание при выборе программ бухгалтерского учета?

16. Что понимают под тиражной программой учета?

17. Почему необходимо адаптировать тиражные программы учета?

18. Кто может выполнять адаптацию тиражных программ учета?

19. Как подразделяются адаптационные средства бухгалтерских программ?

20. Что определяют бухгалтерские параметры и что - технологические параметры?

21. Какие возможности предоставляют пользователю средства внесения изменений в слой прикладных программ?

22. Какие три варианта использования допустимы для программных продуктов бухгалтерского учета? В отношении каких АИС-БУ они используются?

23. К каким последствиям может привести несоблюдение методических рекомендаций разработчика программного продукта по ведению учета?

24. К чему может привести стремление реконфигурировать систему и отказ от типовой методологии учета?

25. Сформулируйте цель составления документа «Техническое задание» и изложите его содержание.

26. Приведите перечень подготовительных работ на стадии ввода системы в эксплуатацию.

27. Как выполняется установка тиражируемой программы?

28. Какие методы защиты используют фирмы-разработчики для защиты своих программных продуктов?

29. Какие справочники может создавать и заполнять бухгалтер на стадии ввода системы в эксплуатацию?

30. Какие способы ввода вступительных остатков вам известны? Раскройте каждый из способов ввода вступительных остатков.

31. Когда лучше всего выполнять ввод вступительных остатков: в течение отчетного периода, на начало месяца, квартала, года?

32. Если ввод вступительных остатков выполняется не с начала года, то какие остатки должны быть введены дополнительно, чтобы получить баланс за год?

33. Какая дополнительная процедура должна быть выполнена при вводе остатков с использованием метода фиктивных проводок?

34. Какие условия должны быть соблюдены при вводе вступительных остатков?

35. Какая дата должна быть установлена при разных способах ввода вступительного остатка?

36. Что должен выполнить бухгалтер после окончания ввода вступительных остатков?

При использовании АИС-БУ бухгалтером выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними и внешними пользователями.

Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере - это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные этапа:

  • формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных; обобщение учетных данных;
  • получение выходной информации - справок, учетных регистров и отчетности;
  • завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.

Перечисленные этапы работы, особенности их выполнения и используемые приемы были подробно изложены в разделе II.

Помимо этого требуется выполнение ряда технологических работ, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения целостности и сохранности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы.

При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру необходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления программ.

Корректность ведения учета требует от бухгалтера хорошего знания существующей нормативной базы. Самостоятельно отслеживать все изменения в федеральном, региональном и местном законодательстве достаточно сложно. Поэтому многие бухгалтеры и экономисты являются пользователями правовых баз данных. Производители правовых баз данных постоянно следят за изменениями в нормативной базе, профессионально их аккумулируют и поставляют своим подписчикам в виде программных продуктов. Правовые базы данных являются одной из важнейших составляющих информационного фонда АИС-БУ.

В настоящее время правовые базы данных общего назначения различной степени полноты поставляются несколькими производителями, в том числе и фирмами, специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов.

Так, фирма «1С» поставляет базу данных «1С:Эталон. Полное законодательство России», которая на двух компакт-дисках содержит полный фонд правовых актов Министерства юстиции Российской Федерации. База данных включает действующие нормативные акты бывшего СССР; законы и постановления Федерального Собрания РФ; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; нормативные акты федеральных органов исполнительной власти; международные договоры и соглашения, а также другие нормативные документы межгосударственного характера.

Однако бухгалтера и экономиста часто интересует не всеобъемлющая правовая информация, а ее специализированные срезы, которые затрагивают его каждодневные профессиональные интересы. В этой связи разработчики экономических программ сосредоточивают основное внимание на возможностях обеспечения пользователей такой информацией, которая непосредственно требуется в процессе работы с их программными продуктами и может быть тесно увязана с ними.

В частности, фирма «1С» производит два правовых программных продукта предназначенных для практикующих бухгалтеров, аудиторов и экономистов, основная направленность которых бухгалтерский учет, налоги и предпринимательство. Это совместные проекты с компаниями «Гарант-Сервис» (Москва) и «Центр компьютерных разработок» (г. Санкт-Петербург). Оба продукта выпускаются ежемесячно на CD-ROM в единой оболочке, поставляемой фирмой «1С».

Обе системы представляют собой электронные библиотеки, содержащие законы, постановления, нормативные акты, методики, справочники, консультации, разъяснения и многие другие документы, касающиеся бухгалтерского учета, налогообложения, предпринимательства и составления отчетности в России.

Состав основной нормативной базы данных в обоих продуктах примерно одинаков: в программном продукте «1С:Гарант» на текущий момент содержится более 7000, а в «1С: Кодекс» - более 6000 документов. Индивидуальность системам придают разделы дополнительной информации. Например, помимо основной нормативной базы, система «1С: Гарант. Правовая поддержка» включает базу данных Московского законодательства (более 2500 документов), бизнес-справки, справочник курсов валют, мониторинг законодательства, налоговый календарь, включающий федеральные и московские платежи, а также данные арбитражной практики. Помимо этого здесь имеется более 10000 редких и индивидуальных документов, собранных по запросам практикующих юристов.

«1С:Кодекс на CD-ROM. Скорая помощь для бухгалтера», дополнительно к основной информации, включает базы данных по местным налогам и особенностям бухгалтерского учета в Москве и Санкт-Петербурге, справочник бухгалтера, типовые формы бухгалтерской документации, налоговый календарь, справочник курсов валют, консультации аудитора, более 1800 архивных актов и более 500 нормативных документов по Москве.

Важной особенностью специализированных правовых баз данных является возможность их тесной интеграции с программными продуктами, предназначенными непосредственно для той же предметной области, в частности, бухгалтерского учета. Это обеспечивается за счет тесной увязки понятий, которыми оперирует прикладная программа, с определенными совокупностями документов информационной базы правовой системы.

Интеграция «1С:Гарант» с программами системы «1С:Пред-приятие» предоставляет пользователям дополнительные возможности в работе. Контекстно-зависимая система помощи пользователю включает 300 точек входа в специальные подборки документов. В программе «1С:Бухгалтерия» точки входа осуществляют контекстное обращение к соответствующей нормативной информации непосредственно из плана счетов, журнала операций или из форм отчетности. Благодаря этому пользователь может быстро, не выходя из программы, получить необходимое правовое обоснование порядка отражения того или иного факта хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, разъяснения по расчету интересующего показателя отчетности и т.д.

В программе «1С:Зарплата и кадры» к системе помощи можно обратиться либо из журнала расчетов, либо из конкретного документа для получения необходимых сведений о порядке применения того или иного вида начислений и удержаний.

Помимо чисто правовой информации, в состав обеих систем включены ежеквартально обновляемые методические материалы по составлению квартальной и годовой финансовой отчетности.

С целью обеспечения непрерывной комплексной правовой и методической поддержки с апреля 1999 осуществляется программа информационно-технологического сопровождения (ИТС) пользователей программных продуктов экономического назначения фирмы «1С». Она предназначена для обеспечения подписчиков продуктом, включающим основную методическую и правовую информацию, необходимую для текущей работы. ИТС является центральным звеном поддержки всех категорий пользователей и позволяет сконцентрировать основную методическую работу в едином периодическом издании. Зарегистрированные пользователи программ системы «1С:Предприятие» могут оформить подписку на информационно-технологическое сопровождение.

Технологической основой этого сервиса является ежемесячно выпускаемый фирмой «1С» компакт-диск, содержащий комплекс разнообразных материалов, рассчитанных как на конечных пользователей экономических программ, так и на специалистов по их внедрению, сопровождению и настройке конфигураций на особенности конкретных предприятий.

Распространение дисков ИТС осуществляют сервис-партнеры и франчайзи фирмы «1С». Они каждый месяц доставляют подписчикам очередной CD-ROM, устанавливают с него новые релизы (выпуски) системы, проводят актуализацию информационных разделов и методических материалов, а также (при заключении дополнительного договора на абонементное обслуживание) помогают пользователям в освоении новых возможностей программ системы «1С:Пред-приятие» и проводят профилактику компьютерных систем для предотвращения сбоев и обеспечения надежной и эффективной работы.

Правовой раздел диска ИТС формируется компанией «Гарант-Сервис». На текущий момент пользователям доступны более 17000 нормативных актов по бухгалтерскому учету, налогообложению, предпринимательству.

Информационная база нормативных актов на дисках ИТС расширена за счет консультаций, публикуемых в изданиях АКДИ «Экономика и жизнь». В этот раздел включено более 300 актуализированных на текущий момент и приведенных в соответствие с действующим законодательством консультаций экспертов по вопросам права, налогообложения и бухгалтерского учета. Для всех, включенных в информационный фонд консультаций, указан точный срок их действия, и все они имеют ссылки на нормативную базу «1С:Гарант».

Помимо этого в состав дисков ИТС включаются консультации, опубликованные в изданиях Международного еженедельника «Финансовая газета». Материалы этого раздела подготовлены ведущими специалистами Минфина и ГНС России и содержат ответы на наиболее сложные вопросы по ведению бухгалтерского учета и налогообложению, а также комментарии по практическому применению нормативных документов. Информация оформляется в виде полнотекстовой базы данных и связывается гиперссылками с нормативной базой «1С:Гарант. Правовая поддержка».

Из других справочных правовых систем наиболее известными являются разработки фирм «Гарант-Сервис», «Консультант», «ЦКР».

Правовая система «Гарант» фирмы «Гарант-Сервис» содержит более 30000 нормативных актов по всем отраслям права и законодательству России. Система работает в операционной среде DOS и Windows.

«Гарант-Практик» включает «Налогообложение и бухучет» - около 2000 нормативных актов и 2000 ответов экспертов ГНС, Минфина, аудиторских фирм на вопросы из реальной практики. Она включает также формы правовых документов - около 1000 бланков деловых бумаг, соответствующих действующему законодательству: форм бухгалтерской отчетности, таможенных деклараций, договоры, контракты и т.п. В состав ее входит универсальная база «Законодательство России» на русском и английском языках, а также имеются специальные базы: таможенное законодательство; банковское законодательство; землепользование, недропользование, природопользование; жилищное законодательство; международное право (Россия - СНГ); уголовное и административное право.

Одной из наиболее полных является правовая база данных «КонсультантПлюс» фирмы «Консультант». Это компьютерная справочная система по российскому законодательству, созданная специально для бухгалтера. Она содержит нормативные акты по бухгалтерскому учету и налогообложению (3400 документов) и около 4700 консультаций по различной тематике («вопрос-ответ») со ссылкой на нормативные документы. База данных еженедельно обновляется. Позволяет переносить тексты и таблицы в документы пользователя, искать документы по нескольким базам.

Правовая система «Кодекс» фирмы «ЦКР» содержит нормативную и законодательную базу по бухгалтерскому учету. Через Интернет распространяется система «Кодекс-Интернет».

Известны также такие системы, как «Референт-Сервис», «Элекс», которые распространяется через Интернет; «Элкод» - ежеквартально обновляемый справочник по налогообложению на диске, специализированный сборник документов «Эксперт-Торговля», выпускаемый дочерней компанией «ВК-Кодекс».

В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета, ростом их функциональности возрастает и сложность их освоения, строже становятся и требования, которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях программных средств автоматизации учета и повысить эффективность технологии их применения.

В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета следует рассматривать с нескольких сторон.

Прежде всего, следует иметь в виду, что любая компьютерная система является носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма-производитель должна предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, начинающие пользователи системы должны иметь возможность получения начальных навыков по работе с программой, а более опытные - углублять свои знания по возможностям ее эффективного применения.

По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего, это касается процедур формирования записей на счетах. Конечно, можно большую часть проводок формировать вручную. Здесь пользователь имеет полную свободу. И до сих пор многие именно так и работают. Однако на текущий момент подавляющую часть операций можно отражать с существенно более высокой степенью автоматизации, используя компьютерные документы, при проведении которых проводки формируются автоматически. Работа бухгалтера существенно облегчается, но требуется строгое соблюдение технологии решения задач, встроенной в конфигурацию системы. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных базируется на модели учета, которая предполагает соблюдение определенных правил оформления операций. Это относится к ведению системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также к порядку применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок, и система может дать неправильные результаты. Поэтому при активном использовании различных режимов автоматического формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в программе «правила игры».

Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые разъяснения по применению их программных продуктов. Так, например, для описания особенностей технологии применения системы компьютерных документов в состав документации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» включен отдельный том с соответствующими пояснениями. Кроме того, фирмой «1С» постоянно издаются сборники методических рекомендаций по ведению учета в программе, разъясняющие технологические особенности ее применения при решении различных учетных задач. На уже упоминавшихся ежемесячно издаваемых дисках ИТС пользователи могут найти рекомендации по работе с программами системы «1С Предприятие», советы линии консультаций, ответы на вопросы пользователей, информацию о новых разработках экономического направления, интересных решениях задач автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, учебные материалы и другую полезную информацию.

Помимо типовой конфигурации, с системой программ «1С Предприятие» могут использоваться и специализированные конфигурации, создаваемые как самой фирмой «1С», так и ее партнерами. Число таких конфигураций уже достаточно велико. Для ознакомления пользователей с существующими апробированными решениями для предприятий различных отраслей и сфер деятельности выпускается сборник «Внедренные решения на основе системы программ «1С:Предприятие», включающий краткое описание нескольких десятков специализированных конфигураций и позволяющий наглядно представить спектр применения этой системы программ.

Постоянно издается учебная литература независимых авторов, посвященная методическим вопросам использования системы программ «1С:Предприятие». В ней рассматриваются вопросы правильного отражения в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной деятельности предприятий в соответствии с нормативными документами и использованию для этого возможностей различных версий программы «1С:Бухгалтерия». В ряде изданий показан порядок настройки и использования этой программы для решения задач по всем разделам учета на сквозном примере работы условного предприятия. Пользователи программных продуктов «1С» по достоинству оценили эти издания, а тиражи некоторых из них составляли десятки тысяч экземпляров. Имеется также литература, посвященная вопросам ведения оперативного учета торговых операций с помощью программы «1С:Торговля», расчета зарплаты и ведения кадрового учета средствами программы «1С:Зарплата и кадры», а также основам конфигурирования системы программ «1С:Предприятие», для конечных пользователей, не имеющих специальных технических навыков.

Изданию методических материалов по использованию своих программных продуктов для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа большое внимание уделяет фирма «Инфософт». В частности, ею распространяется фундаментальное издание, содержащее детальные рекомендации по организации компьютерного учета на основе программы «Интегратор» на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности. Имеется литература, посвященная методике использования программного комплекса «БЭСТ» фирмы «Интеллект-Сервис», программы «Финансы без проблем» фирмы «Хакере Дизайн», системы автоматизации бухгалтерского учета малых предприятий «Скат-С» фирмы «Контур». Можно назвать и другие издания, посвященные методике использования различных бухгалтерских программ.

Помимо учебно-методической литературы пользователям также предлагаются различные демонстрационные и обучающие материалы и системы. В частности, с основными возможностями программных продуктов можно ознакомиться по их демоверсиям.

Целый ряд изданий предназначен для специалистов, осуществляющих администрирование систем компьютерного учета и их адаптацию к потребностям конкретных предприятий. Особенно активно такие издания выпускает фирма «1С». В них обобщается опыт создания и поддержки конфигураций системы «^Предприятие», разрабатываемых фирмой «1С», ее партнерами и конечными пользователями, описываются внутренние особенности функционирования системы и приводятся примеры эффективного применения ее наиболее сложных для освоения механизмов и функций, содержатся рекомендации по оптимальному применению различных возможностей и компонент системы программ «1С:Предприятие» для решения конкретных задач.

Системы компьютерного учета находятся в непрерывном развитии. Это вызвано необходимостью актуализации в связи с изменениями в нормативной базе учета и ростом функциональности для более полного соответствия потребностям учетной работы различных предприятий. Поэтому необходимо оперативное обновление программных продуктов у пользователей и предоставление им информации по технологическим особенностям применения их новых возможностей.

Производители тиражных программных продуктов оперативно информируют пользователей о выходе новых версий их разработок, используя для этого средства массовой рассылки различных материалов, рекламу и статьи в СМИ. В последнее время все шире используется сеть Интернет. Многие фирмы-разработчики программного обеспечения размещают на своих сайтах новые версии программ. Зарегистрированные пользователи могут загрузить их оттуда и установить на свои компьютеры. Небольшие дополнения к программам распространяются бесплатно, а существенно дополненные версии программ - на платной основе.

Первым и естественным требованием к системе автоматизации учета является ее соответствие текущим нормативным актам, регламентирующим порядок отражения фактов хозяйственной деятельности в системе счетов бухгалтерского учета и составления отчетности. Большинство изменений в нормативной базе так или иначе требует изменений в методологии компьютерного учета.

Практически каждый квартал изменяется либо состав форм финансовой отчетности, либо порядок расчета их показателей. Поэтому многие фирмы-производители программных продуктов для ведения бухгалтерского учета ежеквартально готовят методические материалы и настройки правил формирования регламентированной финансовой, налоговой и прочей отчетности. Например, уже начиная с самых ранних версий программы «1С: Бухгалтерия», ее зарегистрированные пользователи могли бесплатно получать методически выверенные настройки для формирования регламентированной отчетности и соответствующие рекомендации по ведению компьютерного учета для ее корректного составления. Каждый квартал эти рекомендации уточняются опытными аудиторами для полного соответствия требованиям текущего законодательства. В настоящий момент такие настройки можно оперативно получать на дисках ИТС или по сети Интернет.

Диски ИТС содержат обновления текущих версий программ и дополнения к типовым конфигурациям. Процесс установки новых релизов предельно упрощен. Все необходимые компоненты могут быть обновлены за один запуск программы-установщика. Она автоматически определяет состав программных компонент, установленных на компьютере пользователя, после чего предлагает выполнить все необходимые обновления. При этом реализован дополнительный сервис, облегчающий процесс объединения ранее измененных типовых конфигураций с дополнениями к ним, рассылаемыми на дисках ИТС.

Разработчики программного обеспечения бухгалтерского учета стараются сделать процесс обновления программ как можно более легким для конечных пользователей. Нередко для установки новых версий создаются специальные программы, которые в автоматическом режиме выполняют не только замену файлов программ и различного рода настроек к ним, но и необходимым образом модифицируют базу данных, сохраняя в новых структурах накопленные ранее данные старых версий.

1. Что понимают под информационной технологией бухгалтерского учета?

2. Из каких этапов складывается работа бухгалтера в течение отчетного периода?

3. Для чего необходимы правовые системы? Их состав.

4. Назовите наиболее распространенные правовые системы и охарактеризуйте их.

5. В чем заключается интеграция специализированных правовых баз данных с программными продуктами бухгалтерского учета?

6. Что понимют под методической поддержкой АИС-БУ?

7. Чем вызвана необходимость оперативного обновления программных продуктов бухгалтерского учета?

8. Как происходит процесс обновления программ бухгалтерского учета?

© Центр дистанционного образования МГУП