Московский государственный университет печати

Исаченко И.И.


         

Самоменеджмент

Учебное пособие


Исаченко И.И.
Самоменеджмент
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Самоменеджмент и личный успех

1.1.

Цели, функции, обзор техники самоменеджмента

1.2.

Самоменеджмент и личный успех

1.3.

Правильный баланс между работой и жизнью

2.

Определение жизненных целей

2.1.

Цели: классификация и значение постановки

2.2.

Нахождение целей

2.3.

Ситуационный анализ

2.4.

Формулирование целей

3.

Построение успешной карьеры

3.1.

Карьера, ее типы и этапы

3.2.

Чем следует руководствоваться при выборе карьеры

3.3.

Роль самомаркетинга в построении успешной карьеры

3.4.

Образование через всю жизнь

4.

Планирование личной работы руководителя: подготовка к реализации целей

4.1.

Основы планирования

4.2.

Основные принципы и правила планирования времени

4.3.

Система планирования времени: день предваряет неделя

4.4.

Дневное планирование по АЛПЕН-методу

4.5.

Управление временем с помощью наглядных инструментов самоменеджмента

5.

Приоритеты в работе руководителя

5.1.

Преимущества работы по приоритетам

5.2.

Методы распределения очередности выполнения работы

5.2.1.

Принцип Парето (соотношение 80:20)

5.2.2.

Установление приоритетов с помощью анализа АВС

5.2.3.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

5.3.

Директ-принцип

5.4.

Матрица управления временем по Кови

6.

Рабочий стиль руководителя

6.1.

Анализ использования времени

6.2.

Анализ временных потерь

6.3.

Анализ похитителей времени

6.4.

Пятнадцать «золотых правил» эффективного использования времени

6.5.

Менеджмент времени на основе биоритмов

6.6.

Способы персонального управления временем

7.

Делегирование полномочий

7.1.

Основы делегирования

7.2.

Практика делегирования полномочий

7.3.

Препятствия эффективному делегированию и пути их преодоления

8.

Мотивация и самосовершенствование личности

8.1.

О личности мотиватора

8.2.

Эффективный тренировочный метод мотиватора - сознательная аутосуггестия

8.3.

14 основных принципов творческого мышления для раскрытия личности

8.4.

Мотивация и харизма

9.

Литература

Указатели
12   указатель иллюстраций
Постановка целей Процесс постановки целей

Важным этапом на пути к успешному самоменеджменту является поиск целей, их постановка и формулирование.

Для целей характерны следующие черты:

    - приемлемость для участников процесса их достижения;

    - измеримость (возможность измерить количественно и качественно, оценить);

    - определенность во времени, сроках достижения (к какому моменту времени планируется достижение той или иной цели). Если цель не ориентирована во времени, то это тоже самое, что ее отсутствие;

    - достижимость (цель должна быть реальной). Если цели недостижимы, то страдает мотивация;

    - гибкость (цели должны предоставлять возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти);

    - конкретность (цели должны обладать такими характеристиками, чтобы можно было однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться движение);

    - взаимная поддержка (следует стремиться к тому, чтобы разные цели дополняли друг друга и «работали» друг с другом). Нельзя допускать, чтобы различные цели вступали друг с другом в конфликт.

Существуют различные виды целей. Рассмотрим их классификацию (табл. 3).

Любой развивающийся организм, будь то предприятие или человек, предполагает постановку целей. Поскольку речь идет о самоменеджменте, необходимо ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее, то есть ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что нужно делать, а о том, для чего это делается.

Таблица 3

Классификация целей

Untitled Document

Критерии классификации
Группы целей
Период времени, требуемый для достижения целей

Долгосрочные цели – цели, достижение которых предполагается в срок, превышающий пять лет.

Среднесрочные цели – цели, достижение которых предполагается в течение пяти лет.

Краткосрочные цели – достижение которых предполагается в течение одного – двух лет. Для них характерна гораздо большая, чем для долгосрочных целей, конкретизация и детализация.
Содержание

Личные

Профессиональные
Приоритетность

Особо приоритетные

Приоритетные

Прочие
Измеримость

Количественные

Качественные
Повторяемость

Постоянные

Разовые

Цели - это то, к чему стремятся, что намечено достигнуть, предел, намерение, которое должно осуществиться, ориентир, на который направлена наша деятельность, который ведет нас через трудности и преграды действительности. Цели не дают человеку расслабиться.

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания и задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Исходя из этого, постановка цели главным образом состоит в правильной оценке работы. Если для такой оценки нет ни критериев, ни средств измерения, то невозможно узнать хорошо или плохо она выполнена.

Цели являются представлениями, направленными в будущее. Чтобы их достичь, нужно задумать что-либо и реализовать это. В противном случае это не цели, а только планы или намерения. Без целей отсутствует критерий оценки, по которому можно было бы измерять трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определено то, чего необходимо достичь.

Цели являются «подстрекателями» действий, мотивами, определяющими активность человека. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что можно потерять цель из виду. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому. Поэтому ежедневно, выполняя какую-либо работу, нужно задавать себе вопрос: приближает ли то, что в данный момент выполняется к достижению поставленной цели?

Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда нужно придти и куда попасть нежелательно (то есть самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.

Установление личных целей позволяет:

    - лучше осознать имеющийся в отношении карьеры выбор;

    - убедиться в правильности избранного пути;

    - лучше оценить уместность действий и опыта;

    - убедить окружающих в верности вашей точки зрения;

    - получить дополнительные силы, расслабиться;

    - укрепить чувство порядка и покоя;

    - повысить вероятность достижения желательных результатов;

    - сконцентрировать силы на ключевых направлениях.

Постановка целей - постоянный непрекращающийся процесс, поскольку они не задаются раз и навсегда. Цели могут с течением времени изменяться, например, если в процессе контроля за их реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.

В силу нестабильности в экономике, обществе и других сферах, переменчивости событий в жизни человека, цели также могут меняться, поскольку внешняя среда оказывает значительное влияние на людей. Но к проблеме изменения целей следует подходить следующим образом: цели корректируются всякий раз, когда этого требуют обстоятельства. В этом случае процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер.

Выбор четких, ясных и, самое главное, правильных целей - процесс очень важный для каждого человека. Не все могут четко выделить главные устремления в своей жизни и карьере.

При стремлении к долгосрочным целям нужно считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями с точки зрения психологической мотивации важно ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов. Необходимо, чтобы устанавливаемые конкретные краткосрочные цели согласовывались с достижением долгосрочных глобальных целей. Отметим, что нужно иметь определенный тип мышления, чтобы ставить частные цели на службу общим.

СКУД: научиться мыслить стратегически

Почему некоторые люди неизменно оставляют других позади себя? Не счастье, случай, дарования или повышенная готовность к риску отличает людей, добившихся успеха в жизни, от среднестатистического обывателя. То, что эти люди генерируют нужные идеи в нужное время и знают, кто может продвинуть эти идеи дальше, также не имеет ничего общего со случаем. Это только и единственно вопрос стратегии.

Если у человека есть осознанная цель, на нее направляются и его неосознанные силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить силы.

Исследователь Вольфганг Мевес в 1970-е годы разработал модель, содержащую краеугольный камень этой стратегии, названную им стратегией концентрации на узкой дорожке (СКУД). Основные принципы этой стратегии состоят в следующем.

1-й принцип СКУД: концентрация вместо разбросанности. Только сконцентрировавшись на той области, в которой человек чувствует себя наиболее компетентным, он сможет достичь самого высокого результата. В спорте ценен только первый результат, и только успехи победителя дорогого стоят. Второй не интересует никого. Это означает, что если пытаться работать в разных областях одновременно, то можно добиться лишь среднестатистических результатов. Настоящие специалисты, которые всегда находятся впереди, работают, используя все силы для совершенствования своих знаний в конкретной области.

2-й принцип СКУД: выделить основную проблему. Организации также, как и биологические организмы, представляют собой взаимосвязанные системы. Это означает, что какое-либо изменение в системе оказывает влияние на все составляющие ее элементы. Поэтому стоит серьезно задуматься, на чем следует сконцентрировать свои силы. Недостаточно определить свою специализацию, нужно четко знать, на что направить свою энергию. В противном случае усилия не принесут желаемого эффекта.

3-й принцип СКУД: определить самое трудное место (узкую дорожку) и устранить его. Нужно употребить все силы на то, чтобы определить ключевую проблему в работе и постараться устранить ее, что облегчит решение всех остальных задач.

4-й принцип СКУД: измерить пользу, получаемую другими. Большинство предприятий, а также многие люди концентрируются на том, что приносит им наибольшую пользу. Однако секрет успеха состоит в прямо противоположном: нужно решить проблемы других и тем самым остаться в наибольшем выигрыше. Принимать в расчет собственные цели и при этом концентрироваться на проблемах окружающих - вот задача, решение которой окупится во всех отношениях. Этот принцип был в ходу еще у древних греков, которые говорили: «Неизменно спрашивай себя о том, чего хочет другой». Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.

Предпосылка планирования, а значит и успеха, заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы. В основу должен быть положен следующий процесс постановки целей (рис. 4).

Постановка целей

Рис. 4. Постановка целей

Для каждого человека самоопределение и самоутверждение в жизни всегда очень важно, и поэтому люди, точно знающие «что и как делать?», являются наиболее преуспевающими. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необходимо использовать подходящие методы, чтобы по возможности успешно и в приемлемые сроки достичь поставленной цели. Прежде всего нужно ответить на следующие вопросы:

    - Каковы цели, которых нужно достичь?

    - Согласуются ли они между собой?

    - Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?

    - Что можно сделать для этого (сильные стороны) и над чем еще надо поработать (слабые стороны)?

Нахождение целей - безусловная основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни. Найти личные жизненные цели и дать им определение - означает придать своей жизни направление и смысл, в результате чего можно воплотить в действительность собственные жизненные ценности. Человек, ясно видящий свою цель, наверняка достигнет ее, приложив определенные усилия и выработанные способности.

Прежде чем подойти к вопросу о том, каким образом можно добиться желаемого результата, следует задуматься над тем, зачем ставить перед собой эту цель и хотеть ее достичь. Немногие точно знают, в чем действительно состоит их жизненная задача. Американцы называют ее «big idea» человека, мотивом того, зачем он живет.

От видения жизни к инвентаризации целей

Наше будущее формируется в тесной связи с нашим прошлым. С одной стороны, на нас накладывает отпечаток наше развитие до сегодняшнего дня: родители, школа, социальные связи, образование. Профессиональное становление и весь наш опыт оказывают непосредственное влияние на всю личную систему ценностей, на наши желания и совокупность жизненных ориентиров. В большинстве случаев это происходит бессознательно. Поэтому многие люди не задумываются о том, что для них является ценным, и в случае неудачи с горечью констатируют, что их жизнь идет не по тому пути, который им по душе, а если что-то вдруг удается, полагают, что им повезло.

Нужно четко уяснить, какие образы и влияния нашего прошлого наложили на нас отпечаток, каковы наши жизненные установки и ценности, то есть перейти от общих представлений о жизненных устремлениях к инвентаризации целей.

Нахождение личных целей может осуществляться в следующие четыре этапа:

    - разработка общих представлений о жизненных устремлениях,

    - дифференциация жизненных целей во времени,

    - разработка путеводных представлений в профессиональной сфере,

    - инвентаризация целей.

Разработка общих представлений о жизненных устремлениях

Для того чтобы разработать общие представления о жизненных устремлениях, нужно попытаться вообразить себе возможную картину своей будущей жизни. Не стоит горевать по поводу неудач и поражений в прошлом: этого уже в любом случае не изменишь, но из пройденного можно извлечь уроки. Тогда появится гораздо более полное, чем прежде, представление о том, какие привычки, контакты, поступки хотелось бы в будущем сохранить, а какие непременно подвергнуть изменениям. Ниже представлен список вопросов, ответив на которые можно ясно представить себе, что в жизни для каждого конкретного человека является наиболее ценным.

Чек-лист: видение жизни

    1. С чем связано первое переживание успеха в детстве, которое можно во всех подробностях восстановить в памяти?

    2. Что можно сказать, когда думаешь о родительском доме, своем месте в семье и о своем воспитании?

    3. Как развивались отношения с отцом? Какие его качества восхищали или восхищают? Были ли случаи, когда он пытался помешать вашим планам и в связи с чем?

    4. Как вы относились или относитесь к матери? Что восхищало или восхищает в ней? Были ли случаи, когда она вставляла вам «палки в колеса»? Если да, то в связи с чем?

    5. Кто из родителей доминировал в вашей жизни и какое влияние он оказывал? Что особенно запомнилось?

    6. Как в целом можно оценить отношения между родителями? Царила ли в семье гармония или дисгармония?

    7. В какой вере вы были воспитаны, и что она значит для вас сегодня?

    8. Какую роль в вашей жизни до сегодняшнего дня играли культурные факторы? Насколько глубоки ваши интересы в области литературы, музыки и искусства?

    9. Какие личности в экономике, политике, культуре, спорте и т.д. вызывают восхищение и почему (например, из-за их достижений, образа жизни или других качеств)?

    10. Есть ли у вас кто-нибудь вроде «духовного наставника» или лидера, так, чтобы в отдельные моменты жизни вы бы спрашивали себя, как бы он поступил в данной ситуации?

    11. В обществе каких людей (друзей, деловых партнеров, коллег, членов спортивного клуба) вы чувствуете себя уютно и непринужденно, и какие последствия имеет это обстоятельство для личной и профессиональной жизни?

    12. В каком обществе вы чувствуете себя скованно и напряженно, и каким образом это отражается на личной и профессиональной жизни?

    13. Когда и в случае исполнения каких поручений вы чувствуете себя уверенным или даже «сильным» и каких результатов достигли, выполняя подобные задачи?

    14. Особенными знаниями в какой области, опытом в какой деятельности (связанной с практикой) и способностями вы обладаете?

Запишите ответы на отдельном листе и дайте им оценку подобно тому, как это сделано в приведенном ниже примере.

Ответ на вопрос 14: мои способности

    - За последние десять лет я стал более квалифицированным специалистом и имею хорошее представление о современных ноу-хау в своей профессиональной деятельности.

    - Я довольно коммуникабелен и могу высказывать и отстаивать свое собственное мнение во время дискуссий.

    - Я чрезвычайно организованный человек.

Теперь оцените свои способности следующим образом: ++ = очень хорошо, + = хорошо, +- = удовлетворительно.

    15. Что на сегодняшний день является вашим величайшим успехом, чего вы при этом достигли?

    16. Когда и в случае исполнения каких поручений вы чувствуете себя неуверенным или даже «слабым», какие неудачи настигали вас при этом?

    17. Какие проблемы (недостаточные личные возможности, дальнейшее повышение квалификации, перегрузка, конкуренция, угроза предпринимательской деятельности) имеются в настоящее время в вашей профессиональной сфере и что можно сделать для их преодоления?

    18. В чем состоят проблемы в личной жизни и каким образом их можно решить?

      а) брак и партнерские отношения __________________________

      б) дети _________________________________________________

      в) родители, родственники, друзья _________________________

      г) занятия в свободное время ______________________________

    19. Если бы вам предложили загадать три желания, то они были бы следующие:

      а) _____________________________________________________

      б) _____________________________________________________

      в) _____________________________________________________

Дифференциация жизненных целей во времени

Несущественно, окажутся ли представленные выше представления о жизни реалистическими или утопическими. Значительно важнее выяснить, что представляют собой «жизненные линии», определяющие наше существование, а также каковы желания, к исполнению которых мы будем стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами для последующей работы и дальнейшей жизни.

Следует выяснить, с какими событиями нужно считаться в ближайшие 20 лет личного временного ряда, принимая при этом во внимание лиц из ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, начальника, друзей и т. д.) и свой возраст. Подобными особыми событиями могут быть: поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия; выход на пенсию отца или матери; выход на пенсию непосредственного начальника, истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам; высвобождение вложенных денежных средств и т.п.

Разработка ключевых представлений в профессиональной сфере

На этом этапе необходимо определить личные и профессиональные цели:

    - долгосрочные (цели на жизнь),

    - среднесрочные (на 5 лет),

    - краткосрочные (на 1-2 года).

Таким образом будет установлена приоритетность целей и возникнет упорядоченность. Для определения ключевых представлений в профессиональной сфере следует ответить на следующие вопросы:

    - Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении?

    - Если бы вы могли выбирать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем охотнее всего вы бы стали?

Например:

    - Стать управляющим в средней фирме.

    - Стать членом правления фирмы X.

    - Основать или руководить зарубежным филиалом.

    - Быть причисленным к ведущим специалистам.

    - Достичь высокой должности в государственном аппарате.

    - Добиться звания кандидата или доктора наук.

    - Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

    - Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

    - Сделать политическую карьеру в качестве...

    - Через пять лет «выйти из игры» и выращивать капусту как Диоклетиан и т. д.

Профессиональный ориентир является ключом к профессиональному и личному успеху, так как усиливает мотивацию трудовых достижений и направляет в определенное русло активность, профессиональные устремления и решения при выборе профессии и карьеры.

Инвентаризация целей

Теперь следует просмотреть ответы на вопросы и составить инвентарную опись целей. Такая опись целей сводит воедино личные и профессиональные ориентиры. Затем необходимо отфильтровать важнейшие позиции, то есть те жизненные цели и цели карьеры, которых желательно достичь. При этом нужно иметь в виду и те желания и юношеские мечты, которые могли быть реализованы только посредством существенных единовременных затрат времени и финансовых средств. (Например, совершить кругосветное путешествие, прожить полгода на острове в теплом море и т. п.). Если сохранить эти цели под рубрикой «То, что еще нужно совершить», то подобные смелые желания станут конкретнее и будут основой плана на более поздний период жизни. Тем самым представлениям о целях придается «вызывающий» характер, что побуждает однажды их наконец-то реализовать.

Для того чтобы человеку определить жизненные цели на ближайшее и далекое будущее, необходимо исходить из ситуации, в которой он находится сейчас и тех обстоятельств, которые могут возникнуть в последствии. Обычно цели устанавливаются на конкретный период, поэтому полезно наблюдать за процессом их определения, утверждения и претворения в действие в следующей последовательности:

    1. Прояснение потребностей. Нужно устанавливать цели в ситуации, которая не удовлетворяет вас или может стать таковой. Установление личных целей требует анализа текущей ситуации и ответа на вопрос, чего вы хотели бы добиться в будущем.

    2. Прояснение возможностей. Лучше определить все имеющиеся возможности.

    3. Принятие решения о том, что вам нужно. Для этого необходимо ответить на три вопроса:

      - Что является для вас важным?

      - На какой риск вы готовы пойти?

      - Как ваши решения повлияют на окружающих?

    4. Выбор. Установление целей представляет собой активный шаг, поэтому в момент выбора вы берете на себя обязательство, что избранный образ действий обеспечит удовлетворительный результат. Кроме того, это означает, что можно осуществить и следующие шаги, направив свои силы и навыки по решению проблем на то, чтобы выполнить свои обязательства.

    5. Уточнение цели. Необходимо еще раз напомнить себе, какая же цель была выбрана, чтобы избежать работы с максимальным напряжением всех сил с целью добиться успеха и при отсутствии результата. Сопоставление логических связей между общими задачами и конкретными рабочими процессами может сократить излишние усилия.

    6. Установление временных границ. Занимаясь слишком многим одновременно, трудно добиться одинаково хорошего результата во всем, поэтому необходимо рационально распределить время. На этот процесс влияет много факторов:

      - обычные требования работы;

      - чрезвычайные или дополнительные требования, возникающие в работе;

      - ожидания окружающих;

      - личные надежды и устремления;

      - чувство долга и уже взятые на себя обязательства;

      - привычная практика.

Люди должны относиться ко времени, как к ценному ресурсу, подобному деньгам. Цели, содержащие направление действий, должны также указывать скорость движения. Это необходимо для того, чтобы люди могли правильно распределить свое время и другие ресурсы. Если цель не имеет никаких временных границ, нет никакой возможности и следить за своими успехами.

    7. Контроль своих достижений, благодаря которому:

      - появляется обратная связь с эффективностью работы,

      - возникает чувство удовлетворения по мере продвижения к цели,

      - возникает неудовлетворенность при неудаче,

      - создается возможность переосмыслить избранную стратегию и спланировать новый образ действий.

После того, как прояснен вопрос о личных и профессиональных целях, в рамках составленной «инвентарной описи» следует заняться личными ресурсами, то есть средствами для достижения целей. Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).

Путем анализа своих способностей человек определяет, что вообще он может сделать, то есть каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, он должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. Знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны.

При этом необходимо продвигаться в четыре этапа:

    1. Использование направляющих вопросов для ситуационного анализа.

    2. Разработка личного баланса успехов и неудач.

    3. Определение сильных и слабых сторон.

    4. Анализ «цель - средство».

Подобный ситуационный анализ поможет выявить слабые и сильные стороны и определить, какие сферы можно развить и над чем следует еще работать. Что нужно сделать для того, чтобы позитивно повлиять на линию жизни? Ниже будет представлен целый ряд направляющих вопросов для ситуационного анализа в личной и профессиональной сфере, которые должны способствовать определению собственного «местонахождения» (рис. 5).

Процесс постановки целей

Рис. 5. Процесс постановки целей

Направляющие вопросы для ситуационного анализа в личной сфере

    Мой жизненный путь: какими были мои крупнейшие успехи и неудачи?

    Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?

    Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?

    Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?

    Дружеские связи? Вражда?

    При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?

    Чего я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?

    Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?

    Какие меры следует предпринять для их предотвращения?

    Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?

    Где могут раскрыться мои возможности? Где не могут? Что можно предпринять?

    Какие негативные для меня посторонние воздействия следует устранить?

    Какие позитивные воздействия нужно поддержать, использовать?

    Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?

    Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?

    Что можно конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?

    Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать ради своих друзей?

    Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?

    Кому и какую радость я могу доставить немедленно?

Направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере

    Знаю ли я задачи моей должности?

    Знаю ли я, чего от меня ждут?

    Согласованы ли мои цели с руководством?

    Знаю ли я рутинные, однообразные дела, относящиеся к сфере моей деятельности?

    Планирую ли я эти дела?

    Имею ли я представление о задачах, которые предстоит решить?

    Известны ли мне срочность и важность этих задач?

    Устанавливаю ли я приоритеты?

    Выполняю ли я стоящие передо мной задачи своевременно?

    Часто ли я испытываю давление при этом?

    Нуждаюсь ли я в напоминании об исполнении своих обязанностей?

    Откладываю ли я свои дела?

    Самостоятелен ли я в своих делах?

    Исполняю ли я задания полностью и окончательно?

    Часто ли мне дают рекомендации?

    Получаю ли я жалобы на неудовлетворительную работу?

    Как велико влияние работы на мою личную жизнь?

    Какую пользу я приношу своими действиями?

    На какой встречный эффект я могу рассчитывать (повышение заработка, продвижение по службе, налаживание контактов и т. д.)?

    Каких успехов, в том числе в личной сфере, я могу добиться в обозримое время?

    С какими неудачами я должен считаться?

    Каковы главные преимущества моей работы?

Личный баланс успехов и неудач

Определив, «куда следует идти?», необходимо ответить на вопрос: «где мы находимся?». Для этого надо проанализировать сильные и слабые стороны вашей личности. С помощью следующего перечня можно выявить крупнейшие успехи в работе и в личной жизни, которые были достигнуты в прошлом. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необходимы, чтобы достичь этих успехов? При этом нужно попытаться установить те способности, которые привели к соответствующему результату.

Личные знания и способности

    - Специальные знания:

      знание производства,

      техники сбыта,

      менеджмента,

      специальные производственно-экономические знания,

      общая эрудиция,

      контакты и связи.

    - Личные качества:

      физическая конституция, умение быть в форме, выносливость, манера держать себя, активность, выдержка;

      коммуникабельность, умение слушать, интуиция,

      приспособляемость, готовность придти на помощь,

      восприимчивость к критике, самокритика.

    - Способности руководителя:

      пробивная сила, умение убеждать;

      умение распределять обязанности, давать указания;

      умение стимулировать и мотивировать труд отдельных людей и коллектива;

      способность к работе «в команде» и в кооперации.

    - Интеллектуальные способности:

      рассудительность;

      творческий потенциал;

      логическое мышление;

      структурное, системное мышление.

    - Рабочие приемы:

      рациональность и системность в работе;

      техника принятия решений и «снятия» проблем;

      умение концентрироваться;

      методика работы, организация труда;

      умение говорить, техника ведения дискуссий и переговоров;

      рациональное чтение.

Затем определенные посредством ситуационного анализа достоинства и недостатки нужно постараться сгруппировать и выделить две-три важнейшие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» личных качеств (табл. 4) является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.

Таблица 4

Анализ личных качеств

Untitled Document

«Срез»
способностей

Сильные стороны (+)

Слабые стороны (-)
1

2

3
Профессиональные знания и опыт

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

Социальные и коммуникационные качества

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

Личные способности

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

Способности руководителя

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

Интеллектуальные способности, рабочие приемы

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

Прочее

1 _______________

2 _______________

3 _______________

1 _______________

2 _______________

3 _______________

После этого можно составить личный баланс успехов и неудач (табл. 5).

Таблица 5

Личный баланс успехов и неудач

Untitled Document

Успехи

Неудачи

Крупнейшие успехи, достижения и т.п.
Способности, которые были для этого необходимы
Крупнейшие успехи, достижения и т.п.
Способности, которые были для этого необходимы
Как были преодолены неудачи

1

2

3

1

2

3

1

2

3

1

2

3

1

2

3

Ситуационный анализ может проводиться методом SWOT-анализа, который представляет собой оценку сильных и слабых сторон самого человека или того вопроса, который ему предстоит решить. Слабые стороны важны, так как они представляют источник повышенного внимания и требуют корректирующих действий. Внешние благоприятные возможности и угрозы следует учитывать, так как хорошая стратегия, направление деятельности, жизни должны способствовать накоплению положительных возможностей и защите от возможных угроз. Аббревиатура SWOT расшифровывается следующим образом: S - strengths - сильные стороны; W - weaknesses - слабые стороны; О - opportunities - возможности; Т - treaty - угрозы.

Сила может заключаться в навыках, опыте, личных достижениях, в наличии финансовых ресурсов.

Возможности могут состоять, например, в устройстве на новую работу, в переводе на другую должность и т. п.

Слабость может заключаться в недостаточной осведомленности в вопросах, связанных с новой должностью и т. п.

Угрозы могут состоять, например, в банкротстве выбранной фирмы, в отсутствии стабильности.

Анализ возможных ситуаций осуществляется по матрице SWOT-анализа (табл. 6).

Таблица 6

Матрица SWOT-анализа

Untitled Document

Внутренняя
среда личности

Внешняя среда личности

Возможности (О)

Угрозы (Т)

Сила ( S )

Поле SO

Поле S Т

Слабость ( W )

Поле WO

Поле W Т

Матрица SWOT-анализа строится на двух векторах - состоянии внешней среды (горизонтальная ось) и состоянии внутренней среды (вертикальная ось). Каждый вектор разбивается на два уровня состояния: возможности и угрозы, исходящие от состояния внешней среды; силы и слабости. При пересечении получается четыре поля, в результате чего складываются следующие группы ситуаций:

    - В поле SO - «сила - возможности» - отмечают те сильные стороны человека, которые обеспечивают ему использование представляющихся возможностей.

    - К полю ST - «сила - угрозы» - относят те слабые стороны человека, которые не дают ему шанс использовать представившиеся возможности.

    - Поле WT - «слабость - угрозы» - наихудшее сочетание для менеджера. Уменьшение угроз возможно только разработкой стратегий развития своего внутреннего потенциала.

    - В поле WO - «слабость - возможности» - необходимо определить либо целесообразность поиска иных путей достижения цели, либо целесообразность использования возможностей при наличии выявленных слабых сторон.

Выявив свои сильные и слабые стороны и взвесив факторы по степени важности, человек может определить то, что мешает ему в достижении целей или требует немедленного вмешательства, или может подождать, а также те возможности, на которые можно опереться при постановке целей и их достижении.

Анализ «цель - средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые ресурсы, ресурсы времени) сравниваются с реальной ситуацией (табл. 7). Для этого следует обратиться к составленной «инвентарной описи» целей и выбрать из них пять важнейших. Затем определить необходимые для достижения этих целей средства и проверить, чего нужно еще достичь или к чему приступить, чтобы подойти к соответствующей цели.

Таблица 7

Анализ «цель - средство»

Untitled Document

Желаемые цели

Необходимые средства. Что требуется?
Ситуационный анализ

Имеется в наличии (способности и т.д.)

Не имеется в наличии

Практические цели, меры

1

2

3

4

5

 

 

 

 

По профессиональным (карьерным) целям под рубрикой «Средства» нужно указать необходимую для их достижения квалификацию и поставить конкретные реалистичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которые нужно обрести.

Пример:

Untitled Document

Цель

Средства
Имеется в наличии

Совершить кругосветное путешествие

1 год свободного времени

Деньги на дорожные расходы

Знание языков

 

+

+

 

Стать членом совета директоров в своей фирме

 

 

 

Конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования - последняя фаза процесса постановки целей.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Каждую цель следует формулировать применительно к своим собственным желаниям и перепроверять свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. При установке критериев реалистичности следует помнить и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку это является предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента. Для этого в планах на отдельные периоды времени (год, месяц, неделя и день) нужно предусмотреть мероприятия для укрепления здоровья: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т. п., а также профилактические медицинские осмотры.

Не следует также забывать и о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т. п.).

Планировать следует только достижимые цели. Не нужно брать на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше целей поставлено, тем больше придется менять в прежней жизни, тем больше придется развивать активность.

Следует всегда записывать свои цели. Для своей работы наш мозг нуждается в ясных указаниях. Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Цели, которые не записаны, могут так и остаться в списке вечных желаний. Четко определенные цели автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии. Тот, кто не записывает свои цели, в действительности не верит в то, что когда-нибудь их достигнет.

Пример: Жизненный план

Untitled Document

Сфера жизни
Жизненная цель
Значимость, важность
Срок
Практические цели
Срок
Конроль
Профессиональная карьера
Стать руководителем иностранного филиала фирмы

 

Высокая

 

2010
Стать начальником одного из отделов фирмы, повысить профессиональную квалификацию
в Академии внешней торговли, изучить
два иностранных
языка
2008
 

Для формулирования практических целей в профессиональной сфере требуются информация из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отрасли и рынка. Здесь важную роль сыграют профессиональное самообразование, накопление специальных знаний и делового опыта.

Какова самая вероятная (ближайшая по времени) возможность продвижения по службе в предстоящие 2 - 3 года?

    Наименование должности_________________________________

    Сфера ответственности____________________________________

    Дополнительно требуемые:

    деловые качества_________________________________________

    качества руководителя____________________________________

    личные способности______________________________________

    Другие критерии_________________________________________

Для планирования карьеры важно знать, что малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия. Каков должен быть очередной шаг?

    Активная цель (ближайший шаг)___________________________

    Требуемая информация___________________________________

    Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т. п._____________

    Ожидаемые трудности, проблемы___________________________

    Акции, мероприятия _________________________ Сроки ______

    Прочее_________________________________________________

Теперь остается только зафиксировать этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры.

Установленные цели непременно должны быть обращены в непосредственные действия. Конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например, фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям, и реализовывать поэтапно. Перечень того, что требуется предпринять, формулируя конкретные цели, помогают определить разнообразные методики, существенно облегчающие повседневную жизнь. К их числу можно отнести и использование техники SMART-формулы.

SMART-формула для формулирования целей

Техника SMART-формулы помогает формулировать цели таким образом, что позволит достичь их. Лео Б. Хельцелю из Калифорнийского университета принадлежит следующее высказывание: «Цель - это мечта, которая имеет предельный срок». Этой формулировкой он очень точно выражает существо цели. Большинство людей думают, что представляют себе свои цели. Когда их спрашивают об этом, они отвечают: «Я хочу оставаться здоровым» или «Я хочу сделать карьеру». Однако это не является целью, так как без конкретных усилий и сроков такие благие намерения так и остаются нереализованными.

SMART-формула представляет собой методику, с помощью которой можно конкретизировать и формулировать цели. Она применима по отношению к любым целям, независимо от того является конкретная цель долгосрочной, рассчитанной на ближайшие десять лет, промежуточной, которую можно достичь в течение года, или частичной на следующую неделю. Аббревиатура SMART расшифровывается следующим образом:

    - S - specific - конкретная: определяется конкретная формулировка для каждой цели так, чтобы она звучала ясно и конкретно, в противном случае цель не выйдет за уровень желания.

Пример: допустим, одно из желаний - гармоничное партнерство. Чтобы претворить желание в цель, нужно конкретно определить, что для этого следует сделать.

    - M - measurable - измеримая: цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы можно было измерить степень ее достижимости. В противном случае цель можно потерять из виду.

Пример: допустим, целью является совершение утренней пробежки. Чтобы она была измеримой, нужно точно определить, сколько раз в неделю вы будете это делать.

    - A - achievable - достижимая: всегда должен быть шанс достичь намеченной цели. Основной принцип гласит: честолюбиво, но достижимо.

Пример: бегать четыре раза в неделю с тем, чтобы в течение года довести уровень физической подготовки до такого состояния, что через год смочь пробежать 12 километров. Нереалистичным было бы поставить перед собой цель через год принять участие в марафонском забеге.

    - R - result-oriented - ориентированная на результат: формулировка цели должна содержать отправные точки для достижения позитивных изменений. Не следует включать в формулировку то, выполнять которое нет желания.

Пример: цель - только здоровое питание. Тогда формулировка цели будет: «Ежедневно включать в свое меню салат, фрукты или овощи». Неправильной была бы формулировка: «Никогда бездумно не чревоугодничать».

    - T - time-bound - ограниченная сроками: каждая цель должна иметь четкие временные рамки так, чтобы можно было измерить установленные сроки.

Пример: для достижения гармоничного партнерства каждую вторую неделю месяца ходить вместе в театр или на выставку.

Поначалу SMART-формула может показаться слишком растянутой и трудной, но, применяя ее на практике, можно многого добиться.

© Центр дистанционного образования МГУП