Московский государственный университет печати

Исаченко И.И.


         

Самоменеджмент

Учебное пособие


Исаченко И.И.
Самоменеджмент
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Самоменеджмент и личный успех

1.1.

Цели, функции, обзор техники самоменеджмента

1.2.

Самоменеджмент и личный успех

1.3.

Правильный баланс между работой и жизнью

2.

Определение жизненных целей

2.1.

Цели: классификация и значение постановки

2.2.

Нахождение целей

2.3.

Ситуационный анализ

2.4.

Формулирование целей

3.

Построение успешной карьеры

3.1.

Карьера, ее типы и этапы

3.2.

Чем следует руководствоваться при выборе карьеры

3.3.

Роль самомаркетинга в построении успешной карьеры

3.4.

Образование через всю жизнь

4.

Планирование личной работы руководителя: подготовка к реализации целей

4.1.

Основы планирования

4.2.

Основные принципы и правила планирования времени

4.3.

Система планирования времени: день предваряет неделя

4.4.

Дневное планирование по АЛПЕН-методу

4.5.

Управление временем с помощью наглядных инструментов самоменеджмента

5.

Приоритеты в работе руководителя

5.1.

Преимущества работы по приоритетам

5.2.

Методы распределения очередности выполнения работы

5.2.1.

Принцип Парето (соотношение 80:20)

5.2.2.

Установление приоритетов с помощью анализа АВС

5.2.3.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

5.3.

Директ-принцип

5.4.

Матрица управления временем по Кови

6.

Рабочий стиль руководителя

6.1.

Анализ использования времени

6.2.

Анализ временных потерь

6.3.

Анализ похитителей времени

6.4.

Пятнадцать «золотых правил» эффективного использования времени

6.5.

Менеджмент времени на основе биоритмов

6.6.

Способы персонального управления временем

7.

Делегирование полномочий

7.1.

Основы делегирования

7.2.

Практика делегирования полномочий

7.3.

Препятствия эффективному делегированию и пути их преодоления

8.

Мотивация и самосовершенствование личности

8.1.

О личности мотиватора

8.2.

Эффективный тренировочный метод мотиватора - сознательная аутосуггестия

8.3.

14 основных принципов творческого мышления для раскрытия личности

8.4.

Мотивация и харизма

9.

Литература

Указатели
12   указатель иллюстраций
Принцип Парето Анализ АВС Правило Эйзенхауэра

Успешно работать - это означает точно и эффективно выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел, т.е. установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

Успешные менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной, единственной задачей. Они всегда одновременно занимаются только одним делом, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление и соблюдение соответствующего списка приоритетов.

Для иллюстрации этой основополагающей взаимозависимости, которой, однако, нередко пренебрегают, может послужить известная история под названием «Совет стоимостью в 25000 долларов».

Президент компании «Бетлэм стил» поставил перед своим консультантом по предпринимательской деятельности необычную задачу: показать ему возможность лучшего использования времени, пообещав, что если это удастся, то он уплатит любой гонорар в разумных пределах. В ответ консультант предложил президенту лист бумаги и попросил составить список важнейших дел, которые тот должен был сделать на следующий день, пронумеровав их очередность в соответствии со значимостью. Затем он посоветовал назавтра начать рабочий день с решения задачи № 1 и работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Затем перепроверить установленные приоритеты еще раз и приступить к решению задачи № 2, не бросая ее выполнение до тех пор, пока и она не будет закончена. Потом перейти к задаче № 3 и т. д. Консультант отметил, что даже если весь дневной план не будет выполнен, это не трагедия. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела и не будет потрачено время на выполнение задач меньшей важности. Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следующее: перепроверять относительную значимость предстоящих задач, принимать решения о приоритетах, составлять их список, отражать его в плане дня и придерживаться его. Этот порядок должен стать привычным делом каждого рабочего дня.

Консультант сказал, что президент может испытывать эту систему столько, сколько сочтет нужным, а если он убедится в ее ценности, то может «передать» ее дальше своим сотрудникам. Если президент останется довольным, то пусть он выпишет чек на сумму, которую, по его мнению, эта система стоит. Спустя несколько недель президент прислал консультанту чек на 25000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушанная им лекция была самой стоящей из всего того, что он усвоил за время своей профессиональной карьеры.

Установить приоритетность задач означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение. Определение приоритетности - это настолько само собой разумеющееся дело, что часто оно выполняется не систематически и даже неосознанно. Отсюда следует, что нужно сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью.

Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач можно:

    - работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

    - решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

    - концентрироваться на выполнении только одной задачи;

    - более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

    - наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

    - исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

    - в конце планового периода (например, рабочего дня) успеть решить по крайней мере важнейшие вопросы;

    - не оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам выполнить.

Позитивные последствия такого подхода состоят в следующем:

    - активное регулирование трудового процесса (самоменеджмент);

    - устранение ненужных конфликтов своих целей;

    - избежание конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

    - нет необходимости «переделывания» уже сделанного;

    - избежание ненужного стресса.

Рассмотрим различные критерии и методы, руководствуясь которыми можно определить очередность важнейших дел.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к результатам, которые намного превосходили по экономии произведенных затрат применявшиеся ранее методы инвентаризации. Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают, что:

    - 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

    - 80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;

    - 20% ошибок обуславливают 80% потерь;

    - 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

    - 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

    - 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому в связи с принципом Парето говорят также о «соотношении 80:20». Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя (рис. 8) означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Принцип Парето

Рис. 8. Принцип Парето

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует сначала браться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Сначала - немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом - многочисленные «второстепенные».

Что действительно важно? Ричард Кох, автор книги, посвященной принципу «80:20», отвечает на этот вопрос так: «Лишь немногие дела действительно важны для нас. Большинство наших дел к таковым не относятся». Большинство дел, которыми мы заняты, нередко представляют собой пустую трату времени. Они практически не влияют на конечный результат. Конечно, хорошо, если такая трата времени доставляет удовольствие. Однако, как показывает практика, 80% случаев не относятся к этой категории. Согласно принципу Парето, 80% нашего времени приносят лишь 20% удовлетворения. Часто люди не способны определить действительно важные для них вещи. Это происходит от того, что большинство из нас погружены в улаживание срочных проблем. 80% дел, которые мы делаем, бывают навязаны нам другими людьми. «Если мы научимся во всех сферах нашей жизни видеть разницу между важным и несущественным, мы стократно умножим тот удивительный мир, который лежит перед нами», - пишет Ричард Кох. Умножится все: деньги, успех, счастье и время для отдыха. Главное, чтобы мы не попадали в ямы, о которых писал в свое время Парето.

Ямы Парето, которые крадут 80% времени

    - Большая часть того, что ожидают от нас другие люди.

    - Работы, которые нужно всегда делать определенным образом.

    - То, чем мы не очень хорошо владеем.

    - То, что не доставляет нам удовольствия.

    - Деятельность, во время которой нас часто прерывают.

    - То, что неинтересно для большинства нужных нам людей.

    - Все, что длится дольше, чем было запланировано заранее.

    - Любое задание, которое мы вынуждены выполнять вместе с некомпетентными и ненадежными людьми.

    - Дела, которые отнимают у нас много времени и при этом не приносят никаких позитивных результатов.

    - Бесполезные телефонные звонки.

Следует постоянно задавать себе вопрос: где те 20%, которые имеют своим итогом все 80? Как правило, этo те дела и задачи, с которыми мы хорошо справляемся, которые доставляют нам удовольствие, и которые полезны как для нас, так и для окружающих. Если в поле зрения оказываются такие дела, следует немедленно приступать к их выполнению.

Выполнение всех других дел нужно стараться делегировать своим сотрудникам. Иначе, выполнив тяжелую работу и изнурив себя, вы добьетесь весьма скромных результатов. Не обязательно во время paботы постоянно напрягать все свои силы. Нужно просто правильно делать правильные вещи.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить их по категориям.

Одной из главных проблем многих людей является постоянное желание сделать сразу слишком много и растратить силы на решение многих задач. В конце плотного, насыщенного рабочего дня в большинстве случаев оказывается, что хотя работы сделано много, важные дела остались невыполненными или не были завершены. Люди, достигающие успеха, отличаются тем, что выполняют много различных дел, посвящая себя на определенное время выполнению только одной, отдельной задачи. Они всегда начинают и заканчивают только одно дело, но настойчиво и целенаправленно. Предпосылкой этого служит расстановка ясных однозначных приоритетов и сосредоточение на них своего внимания и усилий.

Техника анализа АВС (рис. 9) исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, В и С отдельные задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. ABC-анализ - это инструмент для систематического планирования времени, с помощью которого можно научиться последовательно расставлять приоритеты. Любое задание следует оценивать по степени его важности и срочности, руководствуясь следующими категориями: А - важно и срочно; В - важно, но не срочно; С - срочно, но не важно, поэтому его следует D - передать кому-либо или Е - отложить.

Анализ АВС

Рис. 9. Анализ АВС

Анализ АВС дополняет систематическое планирование и помогает усовершенствовать методику работы. Следует планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Анализ АВС основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

    - важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%;

    - на важные задачи (категория В) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя;

    - менее важные и несущественные задачи (категория С) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю - порядка 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Согласно выводам анализа АВС рекомендуется, в первую очередь, браться за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат дела А, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи В приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таблица 11

Матрица значимости задач

Untitled Document

Важные

Необходимое

Реагирование на кризисные и срочные проблемы.

Качественно важные дела

Запланированные дела, которые приближают к достижению
поставленных целей
Неважные

Обманные маневры

Все те дела, которые хотя порой и кажутся срочными (главным
образом для других людей), но
отвлекают от подлинно важных дел. Сюда же относятся
незапланированные перерывы и т.д.

Пустая трата

Все те дела, которые активно занимают все время, но ни на шаг не приближают к поставленным целям.

В квадрат «Необходимое» следует заносить те дела, которые могут быть одинаково названы важными и срочными. Это могут быть самые разные задачи, которые мы должны сделать во что бы то ни стало. Сюда смело можно заносить визит к врачу, ремонт автомобиля, незаконченный проект, рекламные акции и выяснение отношений с супругой. Если упустить время решения важных и срочных задач, они постепенно превратятся в «пороховые бочки» и станут уже настоящей проблемой. Много важных дел могут через какое-то время стать срочными из-за того, что мы откладываем их выполнение «на потом». К примеру, немало людей охотно переносят решение семейных проблем на неопределенный срок, и, как показывает опыт, ничего хорошего из этого не выходит.

Под категорию «Качественно важных дел» подпадают важные, но не срочные задачи. Однако именно этот квадрат помогает нам продвинуться дальше в реализации жизненных целей. Важными делами называются те, выполнение которых переносится все дальше и дальше по времени, пока они не начинают «бить по голове». Все важные дела, которые по забывчивости не занесены в этот квадрат, вскоре непременно появятся в квадрате «Необходимое». Но в этом случае их выполнение может сопровождаться весьма негативными побочными эффектами, стрессовыми состояниями или даже жизненными кризисами.

Квадрат «Обманные маневры» не зря носит такое название. Дело в том, что многие дела, которые представляются нам важными и срочными, при ближайшем рассмотрении оказываются в большинстве своем только срочными (причем главным образом для окружающих). Многие люди тратят всю свою жизнь на улаживание таких срочных дел и только потом замечают, что в своей бешеной гонке они совсем упустили из виду действительно важные задачи. Многие звонки и переговоры в течение дня относятся именно к этой категории срочных дел. Другие дела, часто охотно делегируемые нам другими людьми, также являются лишь обманными маневрами на пути к достижению наших целей. Этот квадрат необходим для того, чтобы четко определить свое положение в социальной и рабочей среде и правильно оценивать ожидания и надежды, которые возлагают на нас окружающие.

«Пустой тратой» драгоценного времени нашей жизни можно смело назвать все те дела, которые не отвечают требованиям ни важности, ни срочности. Люди часто ошибаются и тратят свое время впустую, не замечая подлинно важных задач, стоящих перед ними.

Можно провести весь день в кипучей деятельности, но в конце дня покинуть рабочее место с чувством глубокой неудовлетворенности. Только не надо путать сознательное ничегонеделание с выполнением бесполезных заданий, поскольку первое приносит настоящий отдых, а второе полностью лишает нас жизненной энергии.

Применение анализа АВС

Анализ задач по методу АВС можно осуществлять следующим образом.

    1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать приведенный ниже формуляр.

Листок учета задач и контроля за их выполнением

Untitled Document

Дата
Приоритетность

Задача, дело, акция

Кому поручено
Начало
Конец
Примечание
А
Б
В
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Систематизировать задачи по их важности, установить очередность дел в соответствии с их значением для деятельности. Не нужно забывать о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

    3. Оценить задачи в соответствии с категориями А, В, С.

Первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения профессиональных функций), не подлежат перепоручению. Их следует обрабатывать в первую очередь. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они тем самым достигают высокой рациональности (около 65% выработки).

Последующие 20% задач составляют категорию В (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам). Здесь следует обдумать, какие задания можно выполнить самостоятельно, а какие перепоручить. Ни в коем случае не следует пренебрегать заданиями А для выполнения заданий В.

Остальные 65% всех задач являются задачами категории С (менее важные, незначительные, другими словами, рутинные, в любом случае должны быть перепоручены). Нередко задания С выполняются сами собой. Всегда нужно помнить, что срочность уступает важности.

    4. ABC-анализ действует на практике лучше всего в том случае, если:

      - планировать на день решение только 1-2 задач категории «А» (около3 часов);

      - предусматривается выполнение 2-3 задач категории В (в общей сложности около 1 часа);

      - остающееся время резервируется для задач категории С (около 3-4 часов).

Таким образом, можно управлять своим рабочим процессом, концентрируя силы и внимание на наиболее существенных делах, и достигая тем самым внутренней гармонии и спокойствия. Однако многие люди предпочитают поступать иначе: они выполняют дела только правильно (ориентация на деятельность), вместо того, чтобы выполнять правильные, т. е необходимые дела (ориентация на цели).

    5. Произвести соответствующие корректировки, ориентируя временной план на задачи А, тем самым автоматически обеспечивая то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.

    6. Оценить задачи В и С с точки зрения возможности их делегирования, обращая внимание также на то, что задачи категории С не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и В существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Важную задачу редко бывает необходимо выполнить немедленно или в ближайшее время, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу. Нужно учиться освобождаться от тирании спешности, т.е. не допускать того, чтобы важные дела становились срочными и стараться срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать. Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, - весьма индивидуальный процесс, поскольку все оценки ситуации в конечном счете субъективны.

О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что устанавливаются однозначные приоритеты и эти решения могут опираться только на факты. Самоменеджмент предполагает, что руководитель может самостоятельно определять подлежащие решению задачи и время их решения.

Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А

Нижеследующие вопросы помогут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

    - Благодаря выполнению каких задач в наибольшей степени можно приблизиться к воплощению главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

    - Можно ли за счет выполнения одной, единственной задачи решить сразу несколько других?

    - Благодаря выполнению каких задач можно внести максимальный вклад в достижение общих целей предприятия, отдела, рабочей группы и т. д.?

    - Выполнение каких задач принесет наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

    - Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Отдавая себе отчет в том, что не все можно и не все должно делать, следует устанавливать приоритеты и начинать с важнейших дел.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Спросите себя: привыкли ли вы от одной срочной задачи «спешить» к другой? Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи? Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило (рис. 10) является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Правило Эйзенхауэра

Рис. 10. Правило Эйзенхауэра

В зависимости от степени срочности и важности задачи существуют четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

    1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

    2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

    3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложность состоит в том, что они рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому рекомендуется перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручать подчиненным. Наряду с собственной разгрузкой, это способствует повышению мотивации в работе и квалификации подчиненных.

    4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если начать заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, тогда не нужно жаловаться на перегрузку работой. Даже подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться! Лучше набраться мужества и чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «Корзина» - на схеме).

Последовательное распределение своих дел по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра значительно повысит производительность (продуктивность, результативность):

    - начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими;

    - разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных;

    - втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела;

    - можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Горы бумаг на рабочем столе, не принятые решения, невыполненные задания - все это подчас блокирует наши творческие способности, вызывает нервную зевоту и тормозит наш рабочий и жизненный ритм. Для того чтобы выйти из этого мучительного состояния, нужно овладеть одним простым методом - тотчас же начинать что-то делать. Мы часто отодвигаем многие дела на неопределенное будущее, забывая о том, что даже мелкие и незначительные задания со временем накапливаются. В результате в один прекрасный день мы обнаруживаем перед собой горы заданий, на выполнение которых у нас нет ни сил, ни энергии. Это относится и к глажению белья, и к звонку другу, и к оформлению путевки на отдых, и ко многому другому. Как избежать этого? Нужно сделать своим девизом выражение: «Если не сейчас, то когда?». Вместо того чтобы откладывать дела «на потом», займитесь ими прямо сейчас.

Выполненное задание выглядит куда лучше, чем запланированное в ежедневнике. Завершив работу, человек испытывает чувство удовлетворения от сделанного. Его греет мысль о том, что он держит свое время под контролем и все делает вовремя.

Преимущества директ-принципа:

    - выполняя только что полученное задание, вы делаете это быстрее, поскольку решение проблемы находится у вас в голове и не приходится дважды возвращаться к одной и той же теме;

    - вы контролируете число заданий (если мы откладываем дела на будущее, они накапливаются). Моментальное решение проблемы требует минимальных затрат. Это распространяется как на глажение белья, так и на отправку делового письма;

    - вы ничего не забываете (невозможно забыть то, что вы улаживаете тотчас же). Тем самым вы одновременно увеличиваете свою надежность и уверенность;

    - вы очищаете горизонт (выполненные задания уже более не загромождают ваш рабочий стол и не блокируют мыслительные процессы);

    - ваша голова остается свободной (такие мелкие дела, как телефонный звонок, ответ на письмо и т.д., являются маленькими барьерами, которые блокируют наши творческие мысли). Уничтожте эти перегородки. Вместо того чтобы отодвигать дела на будущее, займитесь ими прямо сейчас.

Директ-принцип в действии

Следовать директ-принципу вовсе не означает «набрасываться» на любую работу, как только она оказывается в поле зрения. Напротив, нужно сначала внимательно проанализировать и оценить полученное задание, а уже потом браться за его выполнение:

    - улаживайте тотчас же,

    - отказывайтесь тотчас же,

    - планируйте тотчас же,

    - делегируйте тотчас же,

    - решайте тотчас же, как, когда и кто может выполнить эту работу лучше всего. Нужно стараться, чтобы каждое задание проходило через ваши руки только один раз и уже более к вам не возвращалось.

3-х минутная работа

    - Тотчас же принимайтесь за работу, выполнение которой занимает не более трех минут. Например, сразу же отвечайте на приходящие письма. Написав ответное письмо, отправляйте его по электронной почте или по факсу. Это не оторвет вас от важных дел, но зато сэкономит время и силы.

    - Тотчас же записывайте в свой ежедневник все, что хотите сделать на следующий день. Заносите все те задания, которые вы собираетесь выполнить в ближайшие недели.

    - В один заход: объединяйте задания, выполнение которых проходит по одинаковой схеме. Сделав это, вам уже не придется «перепрыгивать» с одного дела на другое, тратя нервы и силы.

Записывайте все и тотчас же

Путь к успеху немыслим без записей. Записные книжки и ежедневники помогают нам ничего не упускать из виду. В минуту сомнений мы всегда можем свериться со своими записями, узнать, когда нам нужно сделать телефонный звонок, встретиться с клиентом или появиться на совещании.

Решайте тотчас же

Принимайте решение быстро и независимо от того, попросил ли вас ваш близкий друг уделить ему воскресный вечер, обратился ли к вам ваш коллега, прося помочь ему в решении трудной проблемы, или дети начинают просить вас сводить их в воскресенье в зоопарк. Возьмите себе за правило сразу же отвечать на задаваемые вам вопросы. Если вы не можете удовлетворить просьбу того или иного человека тотчас же, назначьте для этого другое время и уже не отступайте от своего обещания. Многие полагают, что невозможно принимать решения, руководствуясь директ-принципом, поскольку перед принятием любого решения нужно основательно подумать. Это не так. Если решение не принято тотчас же, наступает мыслительный паралич. Поэтому следует принимать решения сразу. Не существует решений, в правильности которых вы до конца будете уверены. Каждое решение содержит в себе фактор неуверенности. Мы никогда не владеем всей полнотой информации. Поэтому не бывает как абсолютно правильных, так и абсолютно неверных решений. Следовательно, лучше принять решение сразу, чем не принять его вообще. Принятые решения освобождают энергию. Используйте пользу позитивной волны принятого решения. Каждое следующее решение - это очередной шаг к умению эффективно выполнять любые задания. Решение мотивирует нас к действию, освобождает энергию и наполняет чувством удовлетворения. Замедлив с принятием решения, можно легко лишиться всего этого.

Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно. По мнению американца Стивена Кови, признанного авторитета в области обучения людей целостному образу жизни, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения методов управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей. При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение производительности своего труда таким способом часто оказывается контрпроизводительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди стали отворачиваться от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое, совсем иное поколение. Стало понятным, что теперь стоит задача управлять не временем, а собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов. Другими словами, следует начать мыслить о времени по-новому.

И тем не менее, управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, освоив соответствующие методики, увеличивают эффективность своей работы на 15-20%. Идея большинства всех методик состоит в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня был лучше спланирован. Составляются списки задач, из которых затем выделяются наиболее приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но нередко времени все равно не хватает. В результате рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - все больше и больше.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с принципом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает, только продуктивно, по-настоящему оно используется лишь на 20%.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности выбора? Если отнестись к себе как целостному созданию, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Если мы - люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то понятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвертого поколения управления временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице (табл. 12), исходная идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания, оно обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали, они просты и общеизвестны. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Таблица 12

Матрица управления временем

Untitled Document

 

Срочные
Не срочные

Важные

I

Критические ситуации

Неотложные проблемы

Проекты с «горящим» сроком исполнения

II

Профилактические действия

Поддержание ресурсов и средств

Создание связей

Поиск новых возможностей

Планирование

Восстановление сил

Не важные

III

Отвлечения, некоторые

телефонные звонки

Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения

Некоторые заседания

Предстоящие неотложные дела

Распространенные виды деятельности

IV

Мелочи, отнимающие время

Корреспонденция

Звонки

Пустая потеря времени

Праздное времяпрепровождение

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Именно рутинная работа съедает время, которое с такими надеждами бывает запланировано для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными? Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в нашу миссию, наши ценности и в наши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный, и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на квадрате I, он становится все больше и больше.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к не важным и не срочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет - они не важные. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени, занимаясь делами, отнесенными к квадрату II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но не срочным, и включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, осознание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они не срочные.

Некоторые результаты сосредоточения нашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в табл.13.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Таблица 13

Результаты деятельности по схеме матрицы

управления временем

Untitled Document

 

Срочные
Не срочные

Важные

I

Стресс

Самосожжение

Управление в условиях кризиса

Постоянный пожар и «вечный бой»

II

Видение перспективы

Баланс

Дисциплинированность

Контроль

Малое количество кризисных ситуаций

Не важные

III

Концентрация на краткосрочном

Управление в условиях кризиса

Репутация хамелеона

Представление о бессмысленности целей и планов

Ощущение себя безвольной жертвой, не владеющей собой

Слабые или разорванные отношения

IV

Полная безответственность

Увольнение с работы

Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряженного рабочего дня. Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который, перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на работе.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале дома ничто не должно напоминать о работе. Поэтому нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить «переключателем» на домашний лад. В том случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не реагировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв. Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей. В любом случае надо сразу переместиться в область приятных эмоций.

© Центр дистанционного образования МГУП