Московский государственный университет печати

Исаченко И.И.


         

Самоменеджмент

Учебное пособие


Исаченко И.И.
Самоменеджмент
Начало
Печатный оригинал
Об электронном издании
Оглавление

Введение

1.

Самоменеджмент и личный успех

1.1.

Цели, функции, обзор техники самоменеджмента

1.2.

Самоменеджмент и личный успех

1.3.

Правильный баланс между работой и жизнью

2.

Определение жизненных целей

2.1.

Цели: классификация и значение постановки

2.2.

Нахождение целей

2.3.

Ситуационный анализ

2.4.

Формулирование целей

3.

Построение успешной карьеры

3.1.

Карьера, ее типы и этапы

3.2.

Чем следует руководствоваться при выборе карьеры

3.3.

Роль самомаркетинга в построении успешной карьеры

3.4.

Образование через всю жизнь

4.

Планирование личной работы руководителя: подготовка к реализации целей

4.1.

Основы планирования

4.2.

Основные принципы и правила планирования времени

4.3.

Система планирования времени: день предваряет неделя

4.4.

Дневное планирование по АЛПЕН-методу

4.5.

Управление временем с помощью наглядных инструментов самоменеджмента

5.

Приоритеты в работе руководителя

5.1.

Преимущества работы по приоритетам

5.2.

Методы распределения очередности выполнения работы

5.2.1.

Принцип Парето (соотношение 80:20)

5.2.2.

Установление приоритетов с помощью анализа АВС

5.2.3.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра

5.3.

Директ-принцип

5.4.

Матрица управления временем по Кови

6.

Рабочий стиль руководителя

6.1.

Анализ использования времени

6.2.

Анализ временных потерь

6.3.

Анализ похитителей времени

6.4.

Пятнадцать «золотых правил» эффективного использования времени

6.5.

Менеджмент времени на основе биоритмов

6.6.

Способы персонального управления временем

7.

Делегирование полномочий

7.1.

Основы делегирования

7.2.

Практика делегирования полномочий

7.3.

Препятствия эффективному делегированию и пути их преодоления

8.

Мотивация и самосовершенствование личности

8.1.

О личности мотиватора

8.2.

Эффективный тренировочный метод мотиватора - сознательная аутосуггестия

8.3.

14 основных принципов творческого мышления для раскрытия личности

8.4.

Мотивация и харизма

9.

Литература

Указатели
12   указатель иллюстраций
Инвентаризация времени

Предпосылкой того, что в личном рабочем стиле может вообще что-либо измениться, является, прежде всего, представление о том, куда уходит время, что конкретно и как делает тот или иной руководитель. Часто представление о том, на что потрачено время, бывает совершенно ошибочным. Поэтому для ответа на вопрос, как эффективно использовать свое рабочее время, следует провести инвентаризацию времени (рис. 11) в течение нескольких рабочих дней, чтобы проанализировать свои рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

Инвентаризация времени

Рис. 11. Инвентаризация времени

Неправильный рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

    - не известно, на что вообще расходуется время;

    - не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

    - не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

    - не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если конкретно определить, сколько времени, на что и с кем тратится, можно вскрыть действительно важные ошибочные моменты личного рабочего стиля.

Первым шагом является составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых участвует руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить:

    - анализ видов деятельности и расхода времени,

    - листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Для этого нужно последовательно и без пропусков заполнить две анкеты на примере трех (или более) типичных дней. При заполнении анкет надо быть по возможности честным и самокритичным, даже если возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Если на этом этапе начать производить «самокорректировку», то тем самым можно ввести себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для личного употребления, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Untitled Document

Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности, занятий
Интервал времени
(от – до)
Продолжительность (мин)
А
Б
В
Г

 

 
 
 
 
 
 
 

Листок «дневных помех» (перерывов в работе)

Помехи.

Интервал времени
(от – до)
Продолжительность (мин)
Телефонный разговор или посетитель
Кто?
Пометки, например, причины помех

 

 
 
 
 
 

При инвентаризации времени необходимо иметь в виду следующее:

    - не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. При соответствующих условиях в качестве периода наблюдения можно взять целую рабочую неделю;

    - нужно стараться производить немедленную регистрацию и избегать более поздних записей по памяти;

    - следует ограничиваться существенным и фиксировать все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

    - заносите в анкету все помехи или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс, телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т.п.;

    - фиксируйте все, что отрывает от дел, - разговор с начальником, клиентом, коллегой, поставщиком, подчиненным, членами семьи, секретаршей и пр.;

    - поначалу не нужно заполнять колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

При заполнении анкеты помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаетесь за телефонную трубку, так как внезапно вспомнили, что должны кому-то позвонить).

Прежде чем приступить к оценке результатов анкет, следует определить, в каком виде нужно получить итоги. В центр анализа можно поставить как позитивные, так и негативные аспекты. Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми можно работать.

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, - иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел. В этом смысле каждый человек, даже не обладая специальными знаниями, представляет собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента. С этих позиций нужно рассмотреть инвентарную опись своего времени с тем, чтобы выявить сильные стороны и преимущества личного рабочего стиля для дальнейшего систематического их развития. Следует стараться последовательно применять в повседневной практике уже известные принципы самоменеджмента.

Как только вскрыты личные слабые стороны, можно разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению.

Обработка данных анкеты «Анализ видов деятельности и расхода времени»

После того как произведен учет трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, следует просмотреть каждую из заполненных таблиц и оценить течение рабочего дня по следующей схеме.

    1. Дайте оценку каждой выполненной работе, виду деятельности по следующим критериям:

Untitled Document

А — Была ли работа необходимой?

Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».

Да
Нет

Б — Были ли оправданы затраты времени?

Да
Нет

В — Было ли целесообразным выполнение работы?

Да
Нет  

  Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

Да
Нет

Следует заносить ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную графу.

    2. Определить общую продолжительность работы соответствующего дня.

    3. Сосчитать в каждой колонке сумму продолжительности работ, по которым был дан ответ «нет».

    4. Оценить расчеты по следующим соотношениям:

    а) <?xml version="1.0"?>

Если окажется, что более чем на 10% деятельность была необязательной, то это значит, что имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов.

    б) <?xml version="1.0"?>

Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то нужно заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.).

    в) <?xml version="1.0"?>

Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации.

    г) <?xml version="1.0"?>

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то существуют проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.).

Инвентаризация времени - это ключ к успешному самоменеджменту. Метод записи уже сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект.

Обработка данных анкеты «Листок "дневных помех"»

Попытайтесь определить отвлекающие факторы и причины помех:

    - какие «помехи» были наиболее сильными?

    - какие телефонные звонки оказались бесполезными?

    - какие посещения были ненужными?

    - какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

    - кто наиболее часто и без пользы отвлекал от дел?

    - какие срочные меры можно предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов? Нужно предложить такому сотруднику готовиться к разговору заранее, тем самым настраиваясь на четкую постановку вопросов и наличие соответствующих документов.

Теперь с помощью анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех» нужно распознать и определить в деталях критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки рабочего стиля.

С помощью следующего вопросника, состоящего из 49 пунктов, можно проанализировать рабочий стиль, практиковавшийся до сих пор, и определить, в каких сферах происходят потери времени.

Потери времени при постановке цели

    1. Имеется ли систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере профессиональной деятельности?

    2. Имеется ли достаточное представление о взаимосвязи выполняемой работы с функционированием всего предприятия?

    3. Приходится ли выполнять слишком много различных дел?

    4. Занимаетесь ли вы слишком многими различными проблемами и делами одновременно?

    5. Руководите ли вы подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?

    6. Работаете ли вы регулярно над собой (развиваете ли новые идеи, расширяете ли свои знания, совершенствуете ли навыки)?

Потери времени при планировании

    7. Знаете ли вы примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимое для выполнения предстоящих дел?

    8. Готовы ли к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?

    9. Предусматриваете ли резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?

    10. Принимаете ли надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от работы?

    11. Осуществляете ли слишком много деловых визитов или служебных командировок?

    12. Записываете ли сроки, задачи и активность в дневнике времени?

    Потери времени при выработке решений

    13. Оцениваете ли работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)?

    14. Устанавливаете ли приоритетность дел в зависимости от их важности?

    15. Уделяете ли отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

    16. Тратите ли слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?

    17. Уделяете ли слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?

    18. Отводите ли слишком много времени чисто рутинным занятиям?

    19. Занимаетесь ли при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаете о более важных вещах?

    20. Ведете ли слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?

    Потери времени из-за плохой организации работы

    21. Работаете ли слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше?

    22. Предрасположены ли к тому, чтобы все делать самому?

    23. Располагаете ли сотрудниками или помощниками, которым можно было бы перепоручить выполнение соответствующей задачи?

    24. Завален ли постоянно бумагами письменный стол?

    25. Используете ли современные вспомогательные средства, которые облегчают труд (диктофон, автонабор для телефона и т. п.)?

    26. Занимают ли вас вопросы систематического упрощения труда в сфере вашей деятельности?

    27. Возникают ли в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

Потери времени в самом начале работы

    28. Планируете ли уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

    29. Болтаете ли с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?

    30. Занимаетесь ли, в первую очередь, личными делами?

    31. Прочитываете ли в начале дня газеты?

    32. Требуется ли вам в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

    33. Начинаете ли каждое дело спонтанно, без предварительного обдумывания?

    34. Заботитесь ли о достаточной подготовке к трудовой активности?

    35. Часто ли откладываете важные дела?

    36. Занимаетесь ли трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

    37. Откладываете ли начатое дело, не доведя его до конца?

Потери времени при составлении распорядка дня

    38. Знаете ли вы свой личный трудовой ритм и график продуктивности?

    39. Знаете ли, когда вы более производительны - утром или вечером?

    40. Соответствует ли распорядок рабочего дня ритму продуктивности?

    41. Планируете ли благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать производительные способности?

    42. Занимаетесь ли в часы своей наивысшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?

Потери времени при обработке информации

    43. Выбираете ли материал для чтения с учетом его важности?

    44. «Пробегаете» ли сначала печатную информацию, чтобы «схватить» главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?

    45. Заканчиваете ли телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

    46. Проверяете ли цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?

    47. Предваряете ли оформление деловых писем простыми или детализированными набросками?

    48. Избегаете ли заметок, которые могут пригодиться лишь в случае невероятных событий?

    49. Используете ли формуляры для рутинной работы?

Теперь оцените результат. Не следует расстраиваться из-за большого числа выявленных слабых мест. После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля можно попробовать по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью.

Важнейшие причины потерь времени

    1. _________________________________

    2. ___________________________________

    3. ___________________________________

Каждый из нас ежедневно окружен ворами, которые так искусно втерлись в нашу жизнь, что мы не замечаем, как нас грабят. Многие люди не работают целый день, а находятся на работе. Хотя они часто и задерживаются на своем рабочем месте, вечером они порой не могут понять, что сделали в течение дня.

Основное препятствие на пути к успешному распоряжению собственным временем очень часто находится в области личных представлений и частично в бессознательном поведении. Попытка уделить время каждому, связывание себя обязательствами и жертвование собой при отсутствии распорядка дня и методики работы - вот исчерпывающая картина несистематичного, резкого, нервного, незапланированного и хаотичного поведения. Остановимся более детально на похитителях времени, которые, возможно, оказывают свое влияние и на ваш стиль работы.

Ниже приведен список, состоящий из 30 самых существенных похитителей, или «ловушек», времени:

    1. Нечеткая постановка цели.

    2. Отсутствие приоритетов в делах.

    3. Попытка слишком много сделать за один раз.

    4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

    5. Плохое планирование трудового дня.

    6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

    7. Чрезмерное увлечение чтением.

    8. Скверная система досье.

    9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

    10. Неэффективный поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

    11. Недостатки кооперации или разделения труда.

    12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

    13. Незапланированные посетители.

    14. Неспособность сказать «нет».

    15. Неполная, запоздалая информация.

    16. Отсутствие самодисциплины.

    17. Неумение довести дело до конца.

    18. Отвлечение (шум).

    19. Затяжные совещания.

    20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

    21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

    22. Болтовня на частные темы.

    23. Излишняя коммуникабельность.

    24. Чрезмерность деловых записей.

    25. Синдром «откладывания».

    26. Желание знать все факты.

    27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

    28. Спешка, нетерпение.

    29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

    30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Самые опасные из них: неумение говорить «нет»; отсутствие целей или неясные цели; отсутствие распланированных приоритетов и дневного плана; остановки, перерывы; излишние разговоры; бюрократия и бумажный хлам; неожиданные посетители и помехи; отсрочка неприятных заданий; недостаточная последовательность и отсутствие самодисциплины; ошибочный метод коммуникации; стремление к недостижимому совершенству.

Неспособность сказать «нет» является, пожалуй, самым распространенным похитителем времени и более всего мешает достижению целей. Есть такие люди, которые не могут ни в чем никому отказать, не говоря уже о собственном начальнике.

Отсутствие цели. Некоторые, возможно, могут сказать, что им нужно делать, но письменной записи того, чего они хотят достичь в своей жизни, в будущем году, на следующей неделе или даже за сегодняшний рабочий день, у них нет. Поэтому порой случается, что иногда не видно смысла в том, чем был заполнен рабочий день.

Отсутствие приоритетов и ежедневного плана. Если нет письменно зафиксированных приоритетов и дневного плана, то бывает так, что по вечерам возникает чувство, что за целый день вы так и не занялись действительно важными вещами.

Отсутствие привычки к прерыванию телефонных разговоров. Поскольку все, разумеется, ориентированы на клиентов, то невозможно прерывать собеседника на другом конце провода. Чувство того, что много времени проводится в бесполезных разговорах, является следствием ошибочного поведения во время телефонных переговоров.

Отвлечения. Пример: коллега, сидящий рядом с вами, строит в настоящее время дом, и вы не можете резко оборвать его, когда изо дня в день он рассказывает новую историю о бесстыдном поведении рабочих.

Долгие лишние обсуждения. Если с утра назначено совещание, то известно, что первая половина рабочего дня наверняка пройдет впустую. Каково ваше поведение во время совещания? Вы пассивно присутствуете на нем или выступаете за краткие и содержательные высказывания?

Вечные бумажные завалы. Не ломится ли ваш письменный стол от непрочитанной и необработанной документации? Вам не приходило в голову, что вместо каждый раз повторяющихся слов о том, что завтра утром вы начнете именно с покорения той горы, которую представляет собой письменный стол, стоит лучше пересмотреть организацию работы?

Не сообщившие о себе заранее посетители и экстренные помехи. Нужно учиться защищаться. Вежливо, но твердо говорить людям, которые завели с вами беседу только потому, что вы оказались рядом, или коллегам из родственного предприятия, которые непременно хотят знать, каким образом удалось продвинуть проект X, что с удовольствием договоритесь о специальной встрече с ними, но в настоящий момент заняты разработкой важного проекта.

Отсрочка выполнения неприятных задач. Отодвигаете ли вы большие, требующие времени или просто неприятные задания, поскольку не можете найти в себе силы для их выполнения?

Недостаточная последовательность и отсутствие самодисциплины. При том, что делается все возможное, чтобы в установленные сроки выполнить задание, часто не хватает самодисциплины для осуществления намеченных планов.

Неправильно построенная коммуникация. Часто случается, что в разговоре с коллегами возникает непонимание, которое мешает рабочему процессу или даже приводит к разногласиям. Источником недоразумения может стать не вовремя переданная информация. Причина этого возможно кроется в недостаточно оптимальном способе коммуникации.

Стремление к совершенству. Правильный взгляд на жизнь включает в себя умение расслабляться и попросту абстрагироваться от повседневных обязанностей. Стремление к совершенству нельзя отнести к сильным сторонам человеческой личности. Только тот, кто понимает разницу между хорошим и совершенным, может выйти на правильный путь спокойной и уравновешенной жизни. Нужно жить по принципу: «Лучшее - враг хорошего». На этом похитителе времени стоит остановиться особо, так как жизнь многих людей состоит исключительно из работы и порядка. Многие люди пытаются, насколько это возможно, доводить свою работу до совершенства. В конце концов, эта привычка становится похитителем времени и тормозом на пути к успеху. В большинстве случаев, достаточно сделать работу на 80%, чтобы перейти к следующему заданию. Отшлифовка выполненной работы до знаменитых 150%, доведение ее до совершенства стоят человеку дополнительного времени, нервов и энергии. Поставьте предел своему стремлению к совершенству.

Следующие советы помогут вам стать спокойным и невозмутимым.

Пунктуальный или непунктуальный. Привычка появляться на встречах и других мероприятиях в заранее обговоренное время свидетельствует о вежливости и порядочности человека. Однако приходить на пятнадцать минут раньше назначенного срока совсем необязательно, это напрасная потеря времени. Кроме того, такое поведение не вызывает симпатии у партнера по переговорам и доставляет самому человеку ненужные нервные переживания. Обратите внимание на то, как вы сами реагируете на опоздания других людей. Если вы в течение десяти минут все еще продолжаете раздражаться на человека, опоздавшего на пять минут, это говорит о нездоровом чувстве совершенства.

Порядок и педантичность. Очень хорошо организовать пространство вокруг себя так, чтобы во всем ощущался порядок и один только взгляд на письменный стол, платяной шкаф, квартиру или рабочий кабинет доставлял удовольствие. Однако следует спросить себя, где проходят границы педантичности. Нужно постараться отводить для этого процесса не более десяти минут.

Сознание долга. Необязательно самостоятельно доводить до совершенства все свои дела, при этом занимаясь работой даже в свободное время и, испытывая большие душевные муки, прежде чем попросить кого-то о помощи или передать часть работы сотрудникам. Это свидетельствует о тотальном стремлении к совершенству. Следует остановиться, спокойно оценить ситуацию, делегировать часть работы сотрудникам или просто отложить что-нибудь в сторону.

Сосредоточенность на ошибках или ориентирование на шансы? Не заботьтесь о том, чтобы безошибочно выполнять свою работу. Рассматривайте свои ошибки как шанс для того, чтобы в следующий раз сделать аналогичную работу лучше. В основе величайших успехов человечества лежит длинный ряд ложных попыток. Спокойно воспринимайте свои ошибки. Тогда в будущем их станет меньше. Подумайте о том, что часто внимание означает усиление того, на что оно обращено. Поэтому больше концентрируйтесь на своих успехах и сильных сторонах личности.

Ориентирование на успех или чрезмерное усердие? Не следует навешивать на себя все новые и новые задания, не задумываясь о том, приносят ли они пользу. Нужно постараться переложить задания на плечи других людей, а самим сосредоточиться на чем-то одном, что действительно никто, кроме вас, не может сделать.

Определив важнейших похитителей времени, можно добиваться значительного повышения своей продуктивности. Чтобы сразу начать практиковать активный самоменеджмент, нужно прежде всего проанализировать личных похитителей времени и найти способы их устранения.

Untitled Document

Похититель времени
Возможные причины потерь времени
Меры по устранению
&nbsp;
 
 

1. Делать установку на завтрашний рабочий день. Вечером, накануне рабочего дня в спокойном состоянии еще раз просмотреть план дня в соответствии с фиксированными задачами и целями дневной работы, принимая во внимание их важность и существенность. Для самых сложных задач дня провести необходимую подготовительную работу, тем самым создавая основу будущего рабочего дня.

2. Первый час на работе определяет весь остальной день. Утром следует предусмотреть время для комфортного пробуждения (снятие напряжения, медитация), для активного движения (занятия йогой, гимнастикой), для необходимой для здоровья личной гигиены и ухода за собой, для спокойного завтрака, для поездки на работу без спешки. В этом случае спокойное, уравновешенное состояние сохранится в течение всего рабочего дня. Надо прекратить практиковать так называемый утренний ритуал, обычно отнимающий много времени. Разговор с коллегой можно вежливо, но твердо перенести на обеденный перерыв. Главное научиться отличать важное от срочного и, в первую очередь, заниматься важными, а не срочными делами. Электронную почту нужно просматривать только один раз в день и пунктуально отвечать на письма, которые действительно требуют ответа.

3. Главные задачи следует выполнять рано утром (ощущение успеха). «Утренний час дарит золотом нас». Иногда бывает, что уже в начале рабочего дня все планы путают непредвиденные обстоятельства, нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков. Все это зачастую перечеркивает все самые хорошие задумки. Однако то, что выполнено заранее, перед всеми повседневными делами, такими, например, как ответы на деловые письма, совещания и т.п., создает ощущение истинного успеха. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

4. Формировать рабочие блоки, в которые будет включено выполнение крупных или схожих по характеру заданий. Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, нужно для выполнения задания такого же объема значительно больше времени, чем тому, кто сосредоточил все свои усилия исключительно на выполнении работы. Если отрешиться от математики и посмотреть на ситуацию другими глазами, то работа с перерывами требует больших затрат времени, чем непрерывная сосредоточенная работа по выполнению одного и того же задания. Перерывы в работе требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединять выполнение нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма, обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

5. Письменно планировать свое время, оставляя место для буферного временного пространства. Тот, кто в течение восьми минут планирует свой день, выигрывает целый час. Следует записывать все, что предстоит сделать (оставшееся со вчерашнего дня, актуальная работа на сегодняшний день, сроки, телефонные звонки, встречи) с указанием времени, которое будет необходимо затратить на выполнение каждого действия. При этом надо придерживаться следующего правила: планировать только 60% рабочего времени, оставляя 20% на неожиданные дела (например, доработку проекта или похитителя времени в виде словоохотливой коллеги). Оставшиеся 20% нужно оставить на различные спонтанные и социальные активности.

6. Намеренно уединяться, устанавливать неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. п. Для того чтобы установить личные неприемные часы, следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда можно, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

7. При проведении переговоров устанавливать регламент, а также определять необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий. Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и мало результативные переговоры. Обсуждать следует все, что угодно, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в говорильню, где шуму много, а толку мало. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 часов утра, и длятся подобные переговоры до обеда. Между тем, если переговоры назначать на 11 часов утра, то они также непременно закончатся к обеду, причем результат их будет не только не хуже, а возможно и лучше. Время - деньги, и если последнее постоянно просчитывается, то затраты времени, также имеющие свое денежное выражение, учитываются крайне редко.

8. Придерживаться принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые он должен или хотел бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что не успели сделать. Нас добивает сознание того, что мы не успели закончить работу! Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно устанавливать приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. Во всех случаях браться, в первую очередь, за то дело, которому отводится приоритет № 1.

9. По возможности выполнять только действительно важные дела (Принцип Парето). Вильфредо Парето в XIX веке обнаружил, что лишь небольшая часть какого-либо количества представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% оборота достигается благодаря обслуживанию лишь 20% клиентов. Или лишь в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничиваться тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% рабочего времени, можно получить 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы точно определить те самые 20%, определяющие успех. В данном случае малое решающим образом определяет многое.

10. В полной мере использовать делегирование. Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, исполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий приводит к значительной экономии времени, выгоднее всего пользоваться платными услугами, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, фирм по оказанию различных услуг. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на пользование услугами «на стороне» будут в любом случае меньше затрат на содержание нового сотрудника.

11. Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»). Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря «откладывать в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При достижении первой промежуточной цели появятся определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.

12. Устанавливайте сроки выполнения дел из категории «А». В благих намерениях как правило недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за запланированное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затянутся какие-нибудь переговоры, возникнут непредвиденные обстоятельства, или просто заест текучка, и тогда на задуманном приходится ставить крест. Если же заранее, например, в начале месяца, в своем рабочем календаре зарезервировать для выполнения своих начинаний определенные временные блоки и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, которым помечаются все важные дела, то это станет психологическим настроем на обязательность их выполнения. Когда в дальнейшем придется записывать в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т. п., то прежняя запись вынудит перенести намечаемое мероприятие на более поздний срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных дел. Записи о планируемых А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т. п., нужно дополнять конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами. Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать и уже под них подстраивать все остальные дела.

13. Сознательно учитывать в рабочих планах колебания уровня работоспособности. Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды подъема работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами, а в период спада консультировать и отвечать на телефонные звонки.

14. Перед уходом с работы спокойно завершить начатое, подвести итог дня и настроиться на дорогу к дому, вечер и свободное время. Анализируя свой день, следует провести сравнение запланированных дел и достигнутых результатов, проверить, какие задачи остались не выполненными и должны быть перенесены на следующий день. Надо стараться все небольшие работы (например, просмотр почты, писем), которые оставались незавершенными в процессе дня, закончить в этот же день, так как любая отсрочка, любые отклонения в планах, когда приходится переносить незавершенное на следующий день, ведет к дополнительным затратам усилий. Затем составить план на следующий день, тем самым избавив себя перед сном от неспокойных мыслей о тех заботах, которые предстоят утром.

15. Частная жизнь так же важна, как профессиональная. Следует всегда являться на запланированную встречу вовремя или даже чуть раньше, все равно, идет ли речь о деловом ужине, посещении родителей или визите в парикмахерскую. Для этого нужно просто вовремя проститься с коллегами, используя, например такой маленький трюк: если встреча запланирована на 18 часов, скажите, что нужно быть на месте в 17.30. Перед важными встречами, относящимися к сфере частной жизни, не нужно устраивать деловые собрания, которые могут затянуться на неопределенное время.

Физические, психические и интеллектуальные кондиции каждого человека подвержены циклическим колебаниям, поддающимся предварительному расчету. Наряду с регулярными колебаниями дневной работоспособности наблюдаются другие биологические закономерности в течение более длительных периодов времени - биоритмы. Наука о биоритмах выявляет биологические закономерности от пика до упадка жизненных сил и тем самым делает возможным планирование рабочей активности в так называемые «сильные» и «слабые» дни. В таком понимании менеджмент времени на основе биоритмов может быть действенным инструментом успешного самоменеджмента.

Теория биоритмов не имеет ничего общего с астрологией, гороскопами или предсказаниями, а трактует периодические колебания определенных функциональных процессов в организме человека. Ее применение не означает, что надо ориентировать свою жизнь исключительно в соответствии с биоритмами или испытывать страх перед так называемыми критическими днями.

Речь идет о том, что в работоспособности любого человека имеются регулярные фазы активности и расслабления, и не следует длительное время жить вопреки показаниям стрелок этих «внутренних часов». Основой учения о биоритмах является объективная истина, согласно которой в организме человека постоянно происходит процесс строительства и разрушения клеток, что существенно влияет на его физическое состояние, сопротивляемость и активность. Подобные изменения ведут к повышению или понижению содержания в крови питательных веществ, что, в свою очередь, воздействует на потенциал человека.

Согласно теории биоритмов каждый человек с рождения находится под воздействием трех различных, постоянно меняющихся потоков энергии. Отдача энергии означает активность (подъем), поглощение энергии соответственно - отдых (спад). Различают три отдельных ритма: физический ритм (продолжительность периода - 23 дня, перепад - каждые 11,5 дня), который влияет на физическую силу и на силу воли; психический ритм (продолжительность периода - 28 дней, перепад - каждые 14 дней), который обусловливает динамику чувств, настроений, творческих сил; интеллектуальный ритм (продолжительность периода - 33 дня, перепад - каждые 16,5 дня), который влияет на умственные способности, например на концентрацию и присутствие духа.

Поскольку продолжительность отдельных периодов у каждого человека различна, всегда наблюдаются различные, постоянно изменяющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

На биоритмограмме любого человека можно отчетливо наблюдать постоянную смену фаз накопления энергии и ее расходования. Эти цикличные колебания могут носить и комплексный характер, если вследствие каких-либо экстраординарных событий, таких как тяжелый шок, операция и т. п., возникают сдвиги ритмов, которые, однако, по прошествии определенного времени вновь приходят в норму.

Особого внимания заслуживают дни перепадов, когда происходят смены фаз биоритмов. Их называют критическими днями, потому что в это время могут произойти спонтанные нарушения нормальных физических функций, работоспособности, контроля над волей и рассудком. Подобные смены фаз длятся 24 часа, их наступление зависит от часа рождения, т. е. они могут захватывать как предыдущий, так и следующий день.

Важно знать, что не каждый критический период приводит к критическому событию (несчастному случаю, ошибке, конфликту, дисгармонии и т. п.), однако в эти дни надо быть особенно осторожным. Поскольку в такие дни организм перестраивается с фазы активности на фазу покоя, целесообразно не перенапрягаться и беречь силы, избегая, например, таких дополнительных нагрузок, как операции, прививки, душевные волнения, чрезмерное потребление алкоголя. Биоритм представляет собой естественный феномен, с колебаниями которого здоровый организм справляется без последствий. Поэтому нет оснований опасаться критических дней или спада. В то же время не следует также недооценивать ослабление организма в фазе перехода. В среднем каждые 6 дней человек бывает обременен дополнительным фактором риска.

Возможности использования биоритмики практически неограничены, поскольку они затрагивают практически все жизненные сферы: здоровье, работу, семейную и общественную жизнь, досуг, спорт и т. д. Так, например, с помощью биоритмики на некоторых японских и американских предприятиях удавалось за короткое время сократить число несчастных случаев на 30, 50 и даже 60%! Наряду с этим биоритм может использоваться менеджерами как вспомогательное средство при планировании. С помощью биоритмов представляется возможным в зависимости от вида и значения той или иной деятельности предвидеть при планировании на длительный период времени колебания индивидуальной работоспособности и тем самым гарантировать большую эффективность в работе.

Посредством менеджмента на основе биоритмов можно снимать показания своего внутреннего «часового механизма», делать из этого выводы и лучше приспосабливаться к естественным колебаниям работоспособности. А именно, в периоды спада и критические дни накапливать энергию, расслабляться, отдыхать, проводить время за рутинной работой, избегая контактов с неприятными людьми и проблемами. В период подъема, напротив, принимать решения и производить изменения и перестановки, претворять свои замыслы, короче, активно творить свою судьбу.

Поскольку каждый человек имеет свои особенности, индивидуальна и реакция на долговременные ритмы, а также способность приспособления к ним. Кроме этого на восприимчивость к ритмам влияет целый ряд внешних факторов. «Достижения» индустриального общества привели к тому, что защитный механизм организма «срабатывает» не всегда. Такие его естественные сигналы, как нежелание, страх, возрастающая усталость и т. д., которые уведомляют о снижении работоспособности, например в критические дни, и должны защитить от переутомления, зачастую бывают приглушены мыслями о важных делах, неотложных сроках, стрессом и т. д. или подавляются с помощью взбадривающих или успокоительных средств. Если организм в течение длительного времени не может вновь войти в свой естественный ритм, возникают нарушения и повреждения, наступает кризисное состояние или даже смерть. Отсюда следует, что при составлении распорядка дня и планирования решения предстоящих задач следует, наряду с данными графика дневной продуктивности, учитывать также биоритмическое состояние, не переоценивая его.

Как же получить свою биоритмограмму? Для этого существует несколько способов.

    1. Путем произведения собственных расчетов. Соответствующие таблицы, советы и указания можно найти в специальной литературе по этому вопросу.

    2. С помощью электронного микрокалькулятора. Имеется целый ряд карманных калькуляторов и электронных наручных часов, в которых запрограммирована функция по расчету биоритма. С помощью некоторых подобных приборов можно каждый день получать актуальные сведения.

    3. С помощью компьютерных программ. Это, наверное, наиболее удобный путь, так как в результате необходимые данные получаются в форме таблиц и графиков, накапливая которые можно в любой момент обеспечивать себя необходимым обзором прошедших и будущих дат жизни.

В принципе неправильно было бы делать из данных биоритмограммы такие же однозначные выводы, как из прогноза погоды. Ведь даже если предсказан дождь, может светить солнце, и наоборот. Кривые биоритмов указывают лишь на тенденцию, которая может наблюдаться вследствие происходящих в организме процессов. Опасность в самом начале использования календаря биоритмов состоит в том, что этим цифрам зачастую придают чрезмерное большое значение. Если жить под девизом: «Сегодня критический день, сегодня мне будет плохо!», то при такой установке дела, возможно, действительно пойдут неважно, поскольку подобное настроение может запрограммировать подсознание и повлиять на чувства и действия. Поэтому при расшифровке данных надо быть осторожным. В качестве вспомогательного средства хорошо зарекомендовало себя ведение дневника, в котором записываются наблюдения о физическом, психическом и духовном состоянии. В конце недели эти данные сравниваются, например, с показаниями биоритмограммы. Когда по прошествии некоторого времени возникает чувство восприимчивости к ритму и индивидуальные данные совпадут с расчетными, можно соответствующим образом использовать этот инструмент, но с необходимой долей осторожности и скепсиса. Хотя биоритм и оказывает определенное влияние на нашу работоспособность, он, однако, является лишь одним из многих факторов.

Некоторые люди могут сколько угодно пытаться следовать правилам традиционных методик по управлению временем без всякого успеха для себя. Неорганизованность и хаотичность, казалось, стали их стилем жизни. Организация, приоритеты, сроки - эти слова им попросту незнакомы. Причину такого феномена очень хорошо раскрывают результаты новых исследований особенностей человеческого мозга.

Поскольку внешне оба полушария очень похожи между собой, долгое время считалось, что правое полушарие играет вспомогательную роль, служит своего рода заместителем левого. Однако теперь мы знаем, что оба полушария отвечают за конкретные, усвоенные только ими задачи. При этом правое полушарие управляет левой частью тела и наоборот.

Левое полушарие является главным штабом нашего разговорного центра. Оно предпочитает системный подход к выполнению поставленных задач и склонно к анализу мельчайших деталей. Оно специализируется на рациональном мышлении и логике.

Совершенно иначе работает правое полушарие. Оно мыслит преимущественно в образах, красках и формах. Вдумчивому подходу к делам правое полушарие предпочитает спонтанную и интуитивную деятельность и не придает значения деталям. Правое полушарие отличает не линеарный, а скорее целостный стиль работы.

До сих пор сложно сказать, чем обусловлено доминирование у человека того или иного полушария. Большинство людей говорят, что преобладание левого или правого полушария проявилось у них уже в подростковом возрасте. Интересно, что люди, которые слывут гениями и являются специалистами в самых разных областях, отличаются от остальных главным образом тем, что у них оба полушария работают одинаково. Они способны использовать одновременно два полушария.

К сожалению, большинство из нас используют в основном только одну часть своего мозга. И чем чаще мы это делаем, тем увереннее чувствует себя используемое нами полушарие, тем быстрее оно начинает доминировать над своим «собратом». Мы бессознательно затрудняем себе переключение на другое полушарие просто потому, что привыкли к какому-то одному стилю мышления. В конечном счете, мы превращаемся в индивидуумов, думающих только одной половиной мозга.

Ни одно полушарие не является «плохим» или «хорошим». Оба они важны и необходимы. Но мы можем существенно увеличить свою продуктивность, если попытаемся полноценно использовать обе части нашего мозга. Конечно, нельзя выстроить всех людей по лево- и правополушарному признаку. Каждый человек уникален. Однако, несмотря на это, все же можно обрисовать некоторые общие особенности, свойственные людям, думающим правым или левым полушарием. Именно эти особенности и способности имеют решающее значение в нашем взаимодействии со временем или, другими словами, для управления временем.

Вы относитесь к типу для людей с «левосторонним» мышлением? Тогда вам просто необходимо воспользоваться классическими методиками управления временем, поскольку их принцип основан именно на особенностях работы левого полушария, а сами они идеально подходят для людей, думающих именно этой частью головного мозга. Традиционные правила управления временем - это настоящее приобретение для тех, кто:

    - привык жить по часам, соблюдать сроки и быстро управляться с делами;

    - может правильно оценить, сколько времени займет то или иное дело;

    - последовательно вытесняет из своей жизни похитителей времени, не оставляя последним ни одного шанса;

    - заносит все сроки в ежедневник;

    - заранее все планирует и сожалеет, если что-то приходится изменить;

    - расставляет приоритеты и сосредоточивается на важных делах;

    - работает систематически и все доводит до логического конца;

    - думает логически и последовательно трудится над достижением поставленных целей;

    - последовательно решает одну задачу за другой.

Если же вы принадлежите к типу людей с «правосторонним» мышлением, правила классической методики управления временем вряд ли вам подойдут. Конечно, вы можете попробовать одну из них, но вряд ли добьетесь успеха. Традиционные правила не соответствуют свойственному вам мышлению и образу действий. Традиционные правила управления временем не подходят людям, которые:

    - интуитивно и спонтанно планируют свой день, больше полагаясь на чувство, чем на время;

    - затрудняются реалистически оценить, сколько времени займет выполнение того или иного дела;

    - не придают значения таким похитителям времени, как встречи, телефонные переговоры или разговоры с коллегами;

    - записывают сроки и договоренности на клочках бумаги и не придают значения ведению ежедневника;

    - рассматривают долгосрочное планирование как обременительную обязанность, которая не оставляет никакой свободы действий;

    - с трудом расставляют приоритеты, поскольку все дела кажутся им важными;

    - интуитивно решают задачи и постоянно развивают новые идеи;

    - думают одновременно о разных вещах и имеют перед глазами одновременно множество целей;

    - любят перемены и с удовольствием реализуют множество проектов одновременно.

Хотим мы этого или нет, но традиционные методики управления временем оптимально подходят одним людям и абсолютно бесполезны для других. Это не означает, впрочем, что эти правила неверны, и конечно же не нужно думать, что некоторые люди в силу своей лени или глупости просто не способны овладеть искусством управления временем. Это значит лишь, что нам необходимы гибкие правила управления временем, которые подходят каждому. Как же выглядят эти правила?

Мозговая атака вместо четкого плана

Для людей с доминирующим левым полушарием ничего не стоит поминутно расписать свой рабочий день. Еще до того, как их план реализуется на бумаге, в их сознании складывается четкая структура дел и задач. Они очень легко концентрируются на важных вещах. Поэтому они в кратчайшие сроки способны составить план и затем шаг за шагом приступить к его последовательному выполнению.

Если же задача составить план стоит перед людьми с преобладающим правым полушарием, они, как правило, делают это спонтанно, одновременно занимаясь другими делами. Перед тем как взяться за ручку, они мечутся из угла в угол, думают о тысяче вещей сразу, радуются предстоящему отпуску и размышляют о своей карьере. Результатом их усилий становятся один-два ключевых пункта, занесенных в план. Они не столько составляют план действий, сколько запускают своего рода процесс мозговой атаки. Уже до того как у них в руках оказывается план дневных действий, они получают огромное удовлетворение от того, что им удалось развить множество новых идей и спонтанно выработать ряд стратегий. И это действительно ценно.

Расставляем приоритеты, но по-другому

Люди, думающие левым полушарием, с легкостью расставляют приоритеты. В их головах все имеет однозначно белую или черную окраску. Одна задача имеет приоритет «А» (срочная и важная), другая - приоритет «В» (важная, но не срочная), третья - приоритет «С» (срочная, но неважная). Все то, что получает приоритет «D», они просто выбрасывают в корзину.

Для людей с развитым правым полушарием расстановка приоритетов превращается в настоящую пытку. У них список приоритетов по меньшей мере втрое превышает аналогичный список у их коллег, отдающих предпочтение левому полушарию. Они ранжируют задачи в соответствии с критерием возможности, а не долженствования. Для таких людей практически невозможно перенести все приоритеты на бумагу. Как они должны поделить задачи по принципу «А», «В», «С» и «D», когда каждая задача таит в себе множество важных аспектов? И еще: при внимательном рассмотрении та или иная задача может легко перейти из категории «А» в категорию «В», а потом и в категорию «С». Достаточно какой-нибудь мелочи, чтобы смешать все приоритеты. Поэтому красивое правило, согласно которому нужно сначала реализовать одну задачу, а потом уже другую, просто не функционирует!

Рано или поздно люди с доминирующим правым полушарием приходят к выводу, что управление временем - это не для них. Однако правы ли они? Люди с преобладающим правым полушарием также могут легко расставлять приоритеты. Они просто должны делать это иначе, чем их коллеги с развитым левым полушарием.

Приемлемая для них техника распределения приоритетов может заключаться в следующем. Следует написать важнейшие задачи на цветных листочках и приклеить их на стену. Нужно обращать на них внимание каждый раз, когда этот участок стены оказывается в поле зрения. Если вдруг созрело решение сменить приоритеты, то следует просто переместить нужный листок в другое место. Эта гибкая система похожа на игру и полностью отвечает стремлению к открытости и гибкости в деле планирования. Даже если вы по-прежнему занимаетесь несколькими вещами сразу, вы никогда не потеряете целостного взгляда на стоящие перед вами задачи.

Один календарь для всех дел

У каждого делового человека обязательно должен быть календарь или органайзер, даже если это кажется банальным и, по вашему мнению, подходит только людям с развитым левым полушарием. Календари предусматривают множество альтернатив: планирование дня, недели или месяца. Календари различаются по формату, бывают настольными или настенными. Можно выбрать календарь, который по цвету, материалу и внешнему оформлению полностью соответствует вашим предпочтениям. Однако у людей, думающих правым полушарием, как правило, бывает по меньшей мере три органайзера, которыми они, к сожалению, пользуются одновременно. В один они заносят все свои сроки и договоренности, другой используют как записную книжку и, находясь в своем кабинете, делают отметки в настольном или настенном календаре. Поскольку люди с развитым правым полушарием не любят допоздна засиживаться на работе, многое из запланированного им реализовать не удается. А это влечет за собой двойные нагрузки в течение рабочего дня. Нужно купить календарь, который действительно бы нравился, и пользоваться только им.

Реалистично оценить время могут помочь цветные фломастеры. Задачи и обязанности, которые связаны с выездами и командировками, помечайте желтым цветом. Это поможет заранее планировать командировки. Если желтого цвета будет слишком много, это значит, что вам угрожает опасность провести ближайшее время в дороге, так что на другие дела на рабочем месте, не говоря уже о семье и друзьях, времени просто не останется.

Дела, которые требуют особого внимания, выделяйте красным цветом. Это будет сигналом: «Внимание, мне нужно время, для того чтобы все спланировать и вообще основательно подготовиться!».

Оранжевый цвет отвечает за договоренности, которые в большей степени требуют пунктуальности, чем предварительной подготовки. Ну, а то, что обещает вам радость, отмечайте зеленым цветом. Очень важно, чтобы в вашем календаре были такие зеленые отметки. Только если у вас есть время для удовольствия и жизненных радостей, вы надолго сохраните работоспособность.

Управление временем по плану

Для людей, мыслящих левым полушарием, нет ничего легче, чем составить план и затем четко ему следовать. Для людей с развитым правым полушарием это, напротив, сложнейшая задача. Они привыкли получать удовольствие от своей работы, которая состоит из новых начинаний, свежих идей и постоянной смены направлений. Рутинная работа, а тем более составление и последовательная реализация запланированного представляются им чем-то чуждым.

Люди с доминирующим правым полушарием должны пересмотреть и, по возможности, изменить привычную для них систему организации жизни. Для того чтобы навести порядок, таким людям нужно просто «поймать» себя на этом настроении. Тогда они сделают это быстро и, более того, получат от этого удовольствие.

Многие «правомыслящие» люди регулярно посещают канцелярский магазин и покупают все, что им особенно нравится. Это могут быть какие-то функциональные вещи или просто безделушки: стержни для карандашей, пестрые блокноты, цветные планшетки для держания бумаг. Одни вещи задерживаются у них надолго, другие быстро покидают рабочий стол. Главное, что поступая таким образом, они успокаивают «маленького игривого ребенка», который сидит в каждом из нас, и, играя, вносят порядок и организованность в свою жизнь.

Время от времени балуйте этого ребенка. Немного денег, чтобы внести в свою жизнь мотивацию, организованность и целеустремленность, - это вполне умеренная инвестиция.

Противоположности притягиваются

Несмотря на множество различий, которые отличают людей с развитым левым полушарием от тех, у кого доминирует правое полушарие, здесь также действует правило: противоположности притягиваются. Только действуя вместе, мы добьемся успехов.

Найдите человека с противоположной доминантой и другим, отличным от вас, восприятием времени. Обменивайтесь друг с другом опытом о том, как вы управляетесь со временем. Концентрируйтесь не только на своих сильных сторонах. Попытайтесь научиться чему-то у тех, кто работает и мыслит иначе, чем вы. Постарайтесь найти пути для того, чтобы начать работать в команде и получать от этого пользу.

Откройте новые возможности творческого взаимодействия со временем. Постарайтесь управлять временем с помощью обоих полушарий, даже если это представляется нелегким делом.

Советы по «гибкому» управлению временем

Старайтесь во всем соблюдать порядок, даже если вам непросто это сделать. Конечно, в созданном вами хаосе вы чувствуете себя, как рыба в воде. Однако думали ли вы, сколько времени и нервов отнимает у вас жизнь, где все вещи, дела и процессы перемешаны друг с другом?

Понуждайте себя реалистически оценивать, сколько времени займет у вас то или иное дело. В течение четырех последующих недель четко определите для себя, сколько времени вы тратите на обычную рутинную работу. Возьмите получившиеся у вас временные параметры за эталон вашего будущего планирования.

Не рассматривайте запланированные сроки как цель, которую нужно лишь иметь в виду, но к которой не обязательно стремиться. Не нужно каждый раз заново переписывать ваш ежедневник. Составьте список с указанием конкретных сроков, которые вы в обязательном порядке должны соблюсти в ближайшие 14 дней. Позаботьтесь о том, чтобы этот список постоянно находился в пределах досягаемости. Возьмите за привычку каждый вечер просматривать и, при необходимости, дополнять его.

© Центр дистанционного образования МГУП